> ## Documentation Index
> Fetch the complete documentation index at: https://docs.clearpolicy.app/llms.txt
> Use this file to discover all available pages before exploring further.
# Jak fungují potvrzení v ClearPolicy
> Jak ClearPolicy odesílá žádosti o potvrzení, co příjemci zažijí na stránce podpisu a co se zaznamená, když je žádost dokončená.
Attestation (potvrzení) je záznam, který vznikne, když příjemce potvrdí, že dokument četl a souhlasil s ním. ClearPolicy spravuje celý postup: odešle žádost e-mailem, provede příjemce jednoduchou stránkou dokončení a uloží záznam odpovědi chráněný proti manipulaci. Příjemci nepotřebují účty, aplikace ani stahování.
## Jak příjemci dokončí žádost
Nové žádosti o potvrzení sbírají **elektronický podpis**: příjemce dokument přečte, zadá celé jméno a potvrdí.
Starší žádosti mohly používat jen **potvrzení seznámení** (potvrdit bez zadaného jména). Tyto historické záznamy zůstávají platné. Nové žádosti vždy jdou cestou podpisu — při odesílání už nevybíráte samostatný typ potvrzení seznámení.
## Jak se žádosti odesílají
Když odešlete žádost o potvrzení, ClearPolicy:
1. Vytvoří záznam žádosti navázaný na konkrétní verzi dokumentu a příjemce.
2. Uloží na žádost jméno a e-mail příjemce v okamžiku odeslání.
3. Vygeneruje jedinečný osobní token pro tohoto příjemce.
4. Odešle příjemci e-mail s odkazem, který token obsahuje.
Každý odkaz platí pro jednu osobu a jednu žádost — nikdo jiný ho použít nemůže.
Otevřené žádosti si drží jméno a e-mail z okamžiku odeslání. Když později upravíte profil osoby, nevyřízené žádosti dál používají původní údaje příjemce. E-maily se žádostmi a připomínky jdou na adresu uvedenou na žádosti, ne na aktuální e-mail osoby.
## Co příjemce uvidí
Příjemce klikne na odkaz v e-mailu a dostane se na veřejnou stránku s obsahem dokumentu. Účet člena týmu stránka nevyžaduje. Jako podpis zadá celé jméno a odešle.
Po odeslání stránka potvrdí dokončení a u online dokončení nabídne doklad ke stažení.
Když má osoba další nevyřízené žádosti o dokumenty, stránka je ukáže také v sekci **Nevyřízené žádosti**. Po dokončení aktuálního dokumentu může kliknout na **Zkontrolovat další dokument** a pokračovat další nevyřízenou žádostí.
Když odesílatel přidal [zprávu příjemci](/guides/send-requests#add-a-recipient-message), zobrazí se jako zvýrazněná poznámka na stránce potvrzení i v e-mailu a dá příjemci další kontext, proč žádost dostal.
Když má žádost [termín vypršení](/guides/request-expiry), stránka potvrzení zobrazí výstražný pruh s termínem, aby příjemce věděl, do kdy ji má dokončit. Datum vypršení je také v podrobnostech žádosti na stránce.
### Jak najít žádosti bez e-mailového odkazu
Lidé mohou také otevřít [portál pro podpis](/guides/signer-portal) pomocí jednorázového kódu na e-mail (bez hesla). Tam uvidí nevyřízené i dokončené žádosti pro tuto adresu napříč organizacemi, takže mohou práci dokončit, nebo znovu otevřít dokončený dokument, když původní zprávu ztratili.
Když někdo e-mail se žádostí ztratí, můžete [odeslat připomínku](/guides/reminders) s osobním odkazem, nebo ho nasměrovat na [portál pro podpis](/guides/signer-portal).
## Co se zaznamená
Když příjemce žádost dokončí **online**, ClearPolicy vytvoří záznam potvrzení, který zachytí:
* **Časové razítko** — přesné datum a čas dokončení.
* **IP adresa** — síťová adresa použitého zařízení.
* **User agent** — informace o prohlížeči a operačním systému.
* **Jméno podpisu** — jméno, které příjemce zadal.
* **Hash dokumentu** — kryptografický otisk obsahu dokumentu v okamžiku podpisu, který ověří, že dokument nebyl změněn.
Tyto údaje tvoří auditovatelný elektronický záznam, který lze stáhnout jako doklad s certifikátem potvrzení.
Když místo toho člen týmu zaznamená [papír v evidenci](#paper-on-file), ClearPolicy uloží nahranou podepsanou papírovou kopii, časové razítko dokončení a který člen týmu to zaznamenal — ne pole elektronického podpisu výše.
## Životní cyklus žádosti
Žádost o potvrzení prochází těmito stavy:
E-mail byl doručen příjemci. Odkaz na potvrzení ještě neotevřel.
Příjemce otevřel osobní odkaz a dokument si prohlédl.
Příjemce žádost dokončil. Vznikl trvalý záznam potvrzení.
Žádost byla zrušena dřív, než ji příjemce dokončil. Žádost může zrušit váš tým ručně, nebo ji automaticky zruší ClearPolicy, když [novější verze nahradí](#superseded-requests) tu, pro kterou žádost šla.
Žádost překročila datum vypršení, aniž by byla dokončená. Vypršelé žádosti už příjemce dokončit nemůže. Automatické vypršení žádostí nastavíte v [nastavení organizace](/guides/request-expiry).
E-mail se žádostí se vrátil a nedorazil do schránky příjemce.
E-mail se žádostí se nepodařilo odeslat, nebo ho poskytovatel pošty příjemce odmítl.
Příjemce nebo jeho poskytovatel pošty označil e-mail se žádostí jako spam.
Stavy selhání doručení platí pro nevyřízené žádosti, jejichž poslední e-mail se nepodařilo doručit. ClearPolicy u žádosti pozastaví připomínky, dokud je potřeba doručení dořešit. Ostatní otevřené žádosti stejné osoby to neovlivní. Chcete-li to zkusit znovu, otevřete žádost, klikněte na **Zkontrolovat** a buď zkuste doručení na stejnou adresu znovu, nebo [upravte e-mail a odešlete znovu](/guides/manage-requests#fix-a-delivery-failure).
Nahrazené žádosti
Když zveřejníte novou verzi dokumentu a odešlete nové žádosti, ClearPolicy automaticky zruší všechny nevyřízené žádosti navázané na starší verzi stejného dokumentu u stejné osoby. Seznam žádostí tak zůstane přehledný a příjemci dostanou jen nejnovější verzi.
Když například odešlete žádost k verzi 1 předpisu a pak zveřejníte verzi 2 a odešlete nové žádosti, všechny ještě nevyřízené žádosti k verzi 1 se automaticky zruší. Protokol aktivity každé zrušené žádosti ukáže „Nahrazeno novější verzí“, abyste přesně viděli, proč byla uzavřena.
Týká se to jen nevyřízených žádostí. Žádosti, které už jsou dokončené, vypršelé nebo ručně zrušené, se nemění.
## Odesílání připomínek
Když žádost stále čeká, můžete příjemci odeslat připomínkový e-mail. Připomínka doručí do schránky stejný osobní odkaz, aby žádost dokončil, aniž by hledal původní e-mail. Můžete také [nastavit automatické připomínky](/guides/reminders#set-up-automatic-reminders) a navazovat na příjemce podle plánu.
ClearPolicy připomínky neodesílá, dokud žádost potřebuje dořešit doručení. Viz [kdy se připomínky neodesílají](/guides/reminders#when-reminders-are-not-sent), jak navázat po nedoručení nebo problému s doručením.
Připomínky použijte u lidí, kteří žádost zobrazili, ale ještě ji nedokončili — často je to nejúčinnější způsob, jak posunout dokončení.
Papír v evidenci
Výchozí cesta je elektronické dokončení: osoba otevře odkaz a žádost dokončí online. Když někdo online dokončit nemůže nebo nechce — například je potřeba vlastnoruční podpis, dává přednost papíru, nebo odkaz pro tento krok nelze použít — člen týmu může úplný záznam i tak uchovat v ClearPolicy.
**Papír v evidenci** znamená, že člen týmu u **nevyřízené** žádosti zaznamená, že získal vlastnoruční podpis nebo papírové potvrzení seznámení, a **nahraje podepsanou papírovou kopii** (PDF nebo obrázek). Soubor je vždy povinný.
### Co se stane
1. Oprávněný člen týmu otevře nevyřízenou žádost.
2. Zvolí **Zaznamenat papírový podpis**.
3. Nahraje podepsanou papírovou kopii a potvrdí, že od této osoby získal vlastnoruční dokončení.
4. ClearPolicy označí žádost k této verzi dokumentu jako dokončenou. Stav souladu u této verze se aktualizuje stejně jako u elektronického dokončení (obvykle **V pořádku**, když je žádost na nejnovější zveřejněné verzi).
5. Připomínky k této žádosti skončí. Aktivita ukáže **Papírový podpis zaznamenán**.
### Jak se papír liší od elektronického dokončení
| | Elektronicky | Papír v evidenci |
| ----------------- | ----------------------------------------------------------------------- | -------------------------------------------------------------------------------- |
| Kdo dokončí | Osoba online | Člen týmu zaznamená po získání papíru |
| Uložený důkaz | Zadané jméno (u podpisů), časové razítko, IP, prohlížeč, hash dokumentu | Nahraná podepsaná papírová kopie, časové razítko, člen týmu, který to zaznamenal |
| Označení stažení | **Stáhnout podepsaný dokument** | **Stáhnout nahraný soubor** |
| Poznámka ke stavu | Dokončeno online | **Papír v evidenci** |
| Certifikát | Součástí je elektronický certifikát potvrzení | Žádný elektronický certifikát |
Papír v evidenci **není** elektronický podpis podle ESIGN nebo UETA. Kdykoli je to praktické, dávejte přednost elektronickému dokončení. Papír v evidenci použijte, když potřebujete jedno místo pro sledování souladu a osoba online dokončit nemůže.
Postup krok za krokem najdete u [zaznamenání papíru v evidenci](/guides/manage-requests#record-paper-on-file).
## Doklady ke stažení
Jakmile je žádost dokončená **online**, je k dispozici PDF doklad ke stažení. Doklad obsahuje obsah dokumentu, údaje o potvrzení (časové razítko, IP adresa, typ), jméno podpisu pokud platí, a elektronický certifikát potvrzení.
ClearPolicy tyto PDF elektronických certifikátů před stažením **digitálně podepíše**. Platný podpis pomáhá potvrdit, že PDF vydalo ClearPolicy a po zapečetění se nezměnilo. Toto pečetění je oddělené od elektronického podpisu osoby (zadané jméno, časové razítko, IP adresa a hash dokumentu v záznamu potvrzení). Některé čtečky PDF mohou certifikát podpisu ClearPolicy ukázat jako vlastnoručně vydaný, nebo jako nedůvěryhodný podle veřejné certifikační autority; to samo o sobě neznamená, že soubor byl změněn. Více podrobností najdete v [Zabezpečení](https://www.clearpolicy.app/security/).
U dokončení **papír v evidenci** zvolte **Stáhnout nahraný soubor** a získejte podepsanou papírovou kopii, kterou tým nahrál. U papírových dokončení elektronický certifikát není.