> ## Documentation Index
> Fetch the complete documentation index at: https://docs.clearpolicy.app/llms.txt
> Use this file to discover all available pages before exploring further.

# Spravovat žádosti

> Na stránce Žádosti uvidíte nevyřízené žádosti o dokument, odešlete připomínky, zkontrolujete aktivitu a uzavřete žádosti, které se už nemají dokončit.

Stránka **Žádosti** je pracovní fronta žádostí o dokument v celé organizaci. Použijte ji, když potřebujete vidět, co ještě zbývá, a rozhodnout, kdo potřebuje další navázání.

Žádost znamená, že jedna osoba má potvrdit seznámení s jedním dokumentem, nebo ho podepsat. Stránka **Žádosti** tyto jednotlivé žádosti svede dohromady. Nemusíte proto nejdřív otevírat každou osobu nebo dokument.

<Info>
  Vlastníci a správci mohou používat stránku **Žádosti** pro celou organizaci. Správci skupiny řeší žádosti ze stránek svých přiřazených skupin.
</Info>

## Otevřít žádosti

V postranním panelu klikněte na **Žádosti**.

Stránka se ve výchozím nastavení otevře na **Nevyřízeno**. Toto zobrazení se soustředí na aktivní žádosti, které ještě nejsou dokončené, zrušené ani nevypršely.

## Najít žádosti, které potřebují pozornost

Seznam zúžíte filtry stavu v horní části stránky.

| Filtr                | Použijte ho k                                                                                                                                                               |
| -------------------- | --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- |
| **Chyba**            | Najít nevyřízené žádosti, které potřebují navázání po problému s doručením. Tato karta se zobrazí jen tehdy, když je alespoň jedna žádost označená po problému s doručením. |
| **Nevyřízeno**       | Zkontrolovat aktivní žádosti, které ještě nejsou dokončené.                                                                                                                 |
| **Nezobrazeno**      | Najít lidi, kterým žádost odešla, ale ještě ji neotevřeli.                                                                                                                  |
| **Zobrazeno**        | Najít lidi, kteří žádost otevřeli, ale ještě ji nedokončili.                                                                                                                |
| **Připomenuto**      | Zkontrolovat žádosti, ke kterým už byla odeslána připomínka.                                                                                                                |
| **Dokončeno**        | Vyhledat žádosti, u kterých bylo potvrzeno seznámení nebo podpis.                                                                                                           |
| **Zrušeno/vypršelo** | Zkontrolovat žádosti, které už nelze dokončit.                                                                                                                              |
| **Vše**              | Hledat v celé historii žádostí.                                                                                                                                             |

Můžete také hledat podle jména osoby, e-mailu osoby nebo názvu dokumentu.

## Číst seznam žádostí

Každý řádek ukazuje:

* **Osoba** — kdo žádost dostal.
* **Dokument** — který dokument má dokončit.
* **Stav** — zda byla žádost odeslána, zobrazena, dokončena, zrušena, vypršela, nebo ji nebylo možné doručit. Problémy s doručením se zobrazí jako **Nedoručeno**, **Doručení selhalo** nebo **Stížnost**.
* **Vyžádáno** — kdy byla žádost vytvořena.
* **Naposledy připomenuto** — kdy byla odeslána poslední připomínka, pokud nějaká byla.

Odkaz **Dokument** otevře dokument. Jméno osoby otevře její profil, když je záznam osoby k dispozici.

## Navázat na žádost

U aktivních žádostí klikněte na **Připomenout** a odešlete e-mail s připomínkou. Připomínka použije stejný osobní odkaz z původní žádosti. Novou žádost nevytvoří.

Použijte **Aktivita** a prohlédněte si, co se u žádosti stalo. Časová osa aktivity ukazuje události, například kdy byla žádost odeslána, zobrazena, připomenuta, dokončena, zrušena, vypršela, nebo ji nebylo možné doručit.

<Tip>
  Když potřebujete rychlý posun, začněte žádostmi ve stavu **Zobrazeno**. Tito lidé žádost už otevřeli. Připomínka jim proto může stačit k dokončení.
</Tip>

## Vyřešit chybu doručení

Když se e-mail se žádostí vrátí, neodešle, nebo ho označí jako spam, ClearPolicy žádost označí k navázání po doručení a ukáže ji na kartě **Chyba**. ClearPolicy u této žádosti pozastaví připomínky, dokud neprovedete akci.

Ostatní otevřené žádosti stejné osoby to neovlivní. U žádostí, které se doručily úspěšně, můžete připomínky stále odesílat.

Otevřené žádosti si drží jméno a e-mail příjemce z okamžiku odeslání. Úprava profilu osoby už odeslané žádosti nezmění.

<Steps>
  <Step title="Otevřete dotčenou žádost">
    Otevřete **Žádosti** a klikněte na **Chyba**, nebo otevřete profil osoby a v upozornění na kontrolu doručení použijte **Zobrazit žádosti**.
  </Step>

  <Step title="Zkontrolujte, co se stalo">
    Na řádku žádosti klikněte na **Zkontrolovat**. Uvidíte e-mailovou adresu, stav doručení, podrobnosti chyby a kdy problém nastal.
  </Step>

  <Step title="Zvolte, jak navázat">
    V dialogu kontroly zvolte jednu možnost:

    * **E-mail je správný — zkusit znovu** odešle k této žádosti novou připomínku na stejnou adresu. Použijte to, když je adresa správná a selhání mohlo být dočasné.
    * **Upravit e-mail** otevře **Nastavení** osoby (ozubené kolo v záhlaví), když potřebujete e-mail opravit.
  </Step>

  <Step title="Po úpravě e-mailu odešlete žádost znovu">
    Když jste e-mail osoby změnili a už se neshoduje s adresou u neúspěšné žádosti, klikněte na **Zrušit a odeslat znovu**. ClearPolicy neúspěšnou žádost zruší a odešle novou s aktuálními údaji osoby.
  </Step>
</Steps>

<Note>
  Problém s doručením neznamená vždy, že je e-mailová adresa špatně. Dočasné potíže poštovního serveru mohou způsobit nedoručení, i když je adresa správná.
</Note>

<Tip>
  Zapněte **Chyby doručení** v [nastavení oznámení](/guides/notification-settings). Dostanete e-mail hned, jakmile žádost nelze doručit.
</Tip>

## Navázat na skupinu žádostí

Na stránce **Žádosti** klikněte na **Připomenout** a odešlete e-maily s připomínkami pro skupinu otevřených žádostí. V nabídce zvolte rozsah:

| Rozsah                 | Použijte ho k                                                                         |
| ---------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------- |
| **Všechny nevyřízené** | Připomenout každému, kdo má otevřenou žádost.                                         |
| **Nezobrazeno**        | Oslovit lidi, kterým žádost odešla, ale ještě ji neotevřeli.                          |
| **Zobrazeno**          | Navázat na lidi, kteří žádost otevřeli, ale ještě ji nedokončili.                     |
| **Připomenuto**        | Odeslat další připomínku k žádostem, které už byly připomenuté a stále jsou otevřené. |

Nejdřív použijte hledání, když chcete zúžit, kdo připomínku dostane. Potvrzovací dialog ukáže, kolik žádostí bude připomenuto, a upozorní, když je hledání aktivní.

Zvolený rozsah je oddělený od karty filtru stavu, kterou právě prohlížíte. Žádosti, které potřebují navázání po doručení, zahrnuté nejsou. Když má jedna osoba víc odpovídajících žádostí, ClearPolicy je podle možností sloučí do jednoho e-mailu s připomínkou.

## Odeslat novou žádost

Na stránce **Žádosti** klikněte na **Odeslat žádost**, když víte, který dokument a kteří lidé potřebují novou žádost.

Žádosti stále můžete odesílat z dokumentu, z profilu osoby, nebo ze skupiny. Stránku **Žádosti** použijte, když už kontrolujete navázání a chcete odeslat další žádost, aniž byste frontu opustili.

## Uzavřít žádost, která se nemá dokončit

Otevřete nabídku akcí řádku a aktivní žádost zrušte, nebo ji nechte vypršet.

* **Zrušit žádost** uzavře žádost, kterou už tým nechce, aby osoba dokončila.
* **Nechat žádost vypršet** žádost ihned uzavře, když už nemá být k dispozici.

Po zrušení nebo vypršení žádosti ji osoba ze svého odkazu už nemůže dokončit. Žádost zůstane v historii ClearPolicy, abyste později viděli, co se stalo.

## Zaznamenat papír v evidenci

Když někdo nemůže žádost dokončit online, stav a doklad v ClearPolicy stejně uchováte. Výchozí cesta zůstává elektronické dokončení. **Papír v evidenci** použijte, když vlastnoruční podpis, přístupnost, preference, nebo jiný praktický důvod znamená, že osoba žádost přes odkaz nedokončí.

Zaznamenat papír v evidenci může kdokoli, kdo může u žádostí jednat (připomenout, zrušit, nechat vypršet). Zvláštní oprávnění není potřeba.

### Než začnete

* Žádost musí být stále **čekající** — ne dokončená, zrušená ani vypršelá.
* Potřebujete PDF nebo obrázek **podepsané papírové kopie**. ClearPolicy vyžaduje nahrání souboru. Papír v evidenci nelze dokončit jen poznámkou.
* Osoba musí papírovou kopii dokumentu k této žádosti skutečně podepsat.

### Zaznamenat papír u čekající žádosti

<Steps>
  <Step title="Najděte čekající žádost">
    Otevřete **Žádosti**, kartu **Žádosti** u osoby, nebo kartu **Soulad** u dokumentu. Najděte otevřenou žádost pro tuto osobu a dokument.
  </Step>

  <Step title="Otevřete Zaznamenat papírový podpis">
    Otevřete nabídku akcí řádku a klikněte na **Zaznamenat papírový podpis**.
  </Step>

  <Step title="Nahrajte podepsanou papírovou kopii">
    Vyberte PDF nebo obrázek podepsané papírové kopie. Potvrďte, že jste od osoby získali vlastnoruční podpis (nebo papírové potvrzení seznámení) na papírové kopii tohoto dokumentu.
  </Step>

  <Step title="Odešlete">
    Odešlete formulář. ClearPolicy označí žádost jako dokončenou, aktualizuje soulad pro tuto verzi dokumentu a zastaví připomínky k žádosti.
  </Step>
</Steps>

Po zaznamenání se dokončení zobrazí jako **Papír v evidenci**. Aktivita obsahuje **Papírový podpis zaznamenán** spolu s členem týmu, který ho zaznamenal.

<Note>
  Papír v evidenci není elektronický podpis. ClearPolicy u dokončení na papíře nevytváří elektronický certifikát potvrzení. Když osoba může dokončit online, dávejte přednost elektronickému dokončení. Více v [jak fungují potvrzení](/concepts/attestations#paper-on-file).
</Note>

## Stáhnout dokončené dokumenty

Způsob stažení závisí na tom, jak byla žádost dokončena.

| Dokončení                             | Akce v nabídce                  | Co dostanete                                   |
| ------------------------------------- | ------------------------------- | ---------------------------------------------- |
| Elektronické (osoba dokončila online) | **Stáhnout podepsaný dokument** | Balíček dokumentu s elektronickým certifikátem |
| Papír v evidenci                      | **Stáhnout nahraný soubor**     | Podepsanou papírovou kopii, kterou tým nahrál  |

Tato stažení použijte, když potřebujete záznam do spisu, k auditu, nebo k interní kontrole.

## Kdy použít Žádosti, Lidé, Dokumenty a Sestavy

Každou oblast použijte k jinému typu otázky.

| Oblast        | Nejlepší pro                                                           |
| ------------- | ---------------------------------------------------------------------- |
| **Žádosti**   | Rozhodnout, které nedokončené žádosti dnes potřebují navázání.         |
| **Lidé**      | Zkontrolovat vše, co má jedna osoba dokončit.                          |
| **Dokumenty** | Zkontrolovat dokončení jednoho dokumentu, nebo k němu odeslat žádosti. |
| **Sestavy**   | Připravit souhrny, exporty, nebo tištěné záznamy ke kontrole.          |