> ## Documentation Index
> Fetch the complete documentation index at: https://docs.clearpolicy.app/llms.txt
> Use this file to discover all available pages before exploring further.
# Odeslat připomínky k nevyřízeným žádostem
> Použijte ruční připomínky, hromadné připomenutí, nebo automatické naplánované připomínky a navážte na lidi, kteří v ClearPolicy ještě nedokončili žádosti.
Když lidé žádost nedokončili, ClearPolicy Vám umožní odeslat připomínku, aniž byste vytvářeli novou žádost. Původní osobní odkaz zůstane platný. Příjemci proto mohou pokračovat tam, kde skončili. Připomínky můžete odesílat ručně, hromadně, nebo je ClearPolicy může odesílat automaticky podle plánu.
## Odeslat připomínku k jedné žádosti
Když chcete konkrétní osobě připomenout konkrétní dokument:
1. Otevřete **Žádosti**, kartu **Soulad** u dokumentu, nebo kartu **Žádosti** osoby v sekci Lidé.
2. Najděte čekající žádost a otevřete zobrazení aktivity.
3. Klikněte na **Odeslat připomínku**. Příjemce dostane nový e-mail se stejným osobním odkazem z původní žádosti.
U aktivních žádostí můžete na stránce **Žádosti** kliknout i přímo na **Připomenout**.
## Hromadně odeslat připomínky pomocí Připomenout
Když chcete odeslat e-maily s připomínkami pro skupinu žádostí:
1. Otevřete **Žádosti**.
2. Použijte hledání, když chcete seznam zúžit.
3. Klikněte na **Připomenout** a zvolte rozsah:
* **Všechny nevyřízené** — každá otevřená žádost
* **Nezobrazeno** — odesláno, ještě neotevřeno
* **Zobrazeno** — otevřeno, nedokončeno
* **Připomenuto** — připomenuto, stále otevřeno
4. Připomínku potvrďte v dialogu. Zobrazený počet odpovídá zvolenému rozsahu a aktivnímu hledání.
ClearPolicy odešle připomínky k žádostem ve zvoleném rozsahu. To je oddělené od karty filtru stavu, kterou právě prohlížíte. Žádosti, které potřebují navázání po doručení, zahrnuté nejsou. Když má jedna osoba víc odpovídajících žádostí, ClearPolicy je podle možností sloučí do jednoho e-mailu s připomínkou.
## Nastavit automatické připomínky
ClearPolicy může automaticky odesílat připomínky příjemcům, kteří žádosti ještě nedokončili. Automatické připomínky běží denně a platí pro všechny čekající žádosti v organizaci.
V postranním panelu klikněte na **Nastavení** a pak vyberte **Žádosti o dokumenty**.
V sekci **Automatické připomínky** zapněte přepínač **Zapnout automatické připomínky**.
Když jsou automatické připomínky zapnuté, nechte **Chytré navázání** zapnuté. ClearPolicy pak přizpůsobí načasování podle toho, zda osoba žádost zobrazila, a podle blížícího se termínu.
**Chytré navázání** vypněte a nastavte pevný interval připomínek — **Každý den**, **3 dny**, **5 dní**, **7 dní** nebo **14 dní**. Můžete také zapnout **Opakovat připomínky do dokončení**. Připomínky se pak budou ve stejném intervalu odesílat, dokud příjemce žádost nedokončí.
Když jsou automatické připomínky zapnuté, ClearPolicy každé ráno v časovém pásmu organizace zkontroluje nevyřízené žádosti.
S **Chytrým navázáním** ClearPolicy odešle první připomínku přibližně 48 hodin po odeslání žádosti, pokud ji osoba ještě neotevřela. Když ji otevřela, ale nedokončila, první připomínka odejde přibližně 24 hodin po otevření. Další připomínky pak pokračují v kratším intervalu, dokud je žádost otevřená.
### Připomínky k termínu
Když je zapnuté [vypršení žádostí](/guides/request-expiry) a žádost má termín, **Chytré navázání** v posledním týdnu přepne na připomínky k termínu. Běžné připomínky podle zobrazení a nezobrazení se v tomto období pozastaví. Lidé tak k téže žádosti nedostanou dvě připomínky.
ClearPolicy odešle jednu automatickou připomínku k každému milníku:
| Kdy | Co příjemce uvidí |
| ------------------- | ----------------------------------------------- |
| 7 dní před termínem | Upozornění, že se termín blíží |
| 3 dny před | Připomínka dokončit žádost do data termínu |
| 1 den před | Urgentní připomínka, že žádost je splatná zítra |
| V den termínu | Poslední připomínka, že dnes je poslední den |
Každý milník se u žádosti odešle nejvýš jednou. Automatické připomínky stejně odcházejí ráno v časovém pásmu organizace.
Ruční akce **Odeslat připomínku** a **Připomenout** v tomto posledním týdnu použijí stejné znění zaměřené na termín. Ruční navázání se tak shoduje s tím, co by ClearPolicy odeslal automaticky.
Při **pevném intervalu** dostane připomínku každá čekající žádost, která je nevyřízená déle než zvolený interval. Když je zapnuté opakování, další připomínky odcházejí ve stejném intervalu, dokud není žádost dokončená, zrušená, nebo nevyprší.
Automatické připomínky se odesílají ráno podle časového pásma, které nastavíte v [nastavení organizace](/guides/timezone). Když časové pásmo nenastavíte, připomínky použijí UTC. Zkontrolujte, že je časové pásmo správné, aby připomínky přišly, když je lidé čekají.
Automatické připomínky se v protokolu aktivity žádosti zobrazí jako „Připomenuto (naplánováno)“. Odlišíte je tak od ručních připomínek.
| Nastavení | Možnosti | Výchozí |
| ------------------------------ | -------------------------------------------------- | ------- |
| Zapnout automatické připomínky | Zapnuto / Vypnuto | Zapnuto |
| Chytré navázání | Zapnuto / Vypnuto | Zapnuto |
| Interval připomínek | Každý den, 3, 5, 7 nebo 14 dní (jen vlastní režim) | 3 dny |
| Opakovat připomínky | Zapnuto / Vypnuto (jen vlastní režim) | Zapnuto |
## Co se stane, když se odešle připomínka
Příjemce dostane nový e-mail se stejným osobním odkazem z původní žádosti. Nový odkaz nepotřebuje. Původní token zůstává platný. Nová žádost se nevytvoří. Protokol aktivity existující žádosti se aktualizuje o odeslání připomínky.
Když je zapnuté [vypršení žádostí](/guides/request-expiry) a žádost má termín, e-mail s připomínkou obsahuje datum vypršení. Příjemce tak přesně vidí, kolik času mu zbývá. V posledním týdnu před termínem mají e-maily s připomínkou naléhavější znění podle toho, jak je termín blízko.
E-maily s připomínkou používají stejný osobní odkaz s tokenem jako původní žádost. Odeslání připomínky nevytvoří novou žádost a nezmění stav žádosti.
Před hromadnými připomínkami zkontrolujte **Žádosti**. Když někteří lidé žádost dokončili teprve nedávno, jejich stav ještě nemusí být vidět. Mohli byste tak odeslat zbytečnou připomínku.
Data a časy v e-mailech s připomínkou používají časové pásmo Vaší organizace. Když příjemci vidí špatné časy, zkontrolujte [nastavení časového pásma](/guides/timezone). E-maily se žádostmi a připomínkami používají jazyk organizace (stejný jazyk jako veřejné stránky podpisu a potvrzení seznámení). Nastavíte ho v **Nastavení → Organizace**.
## Kdy se připomínky neodesílají
ClearPolicy u žádosti připomínky přeskočí, dokud potřebuje navázání po doručení. Platí to pro ruční akci **Připomenout**, hromadné připomenutí, automatické připomínky i připomínky z integrací.
Problém s doručením znamená, že se e-mail se žádostí vrátil, neodešel, nebo ho označili jako spam. Tyto žádosti se zobrazí na kartě **Chyba** v **Žádostech** a u **Lidí**.
Připomínky k ostatním otevřeným žádostem stejné osoby dál fungují, když navázání potřebuje jen jedna žádost.
Jak navázat po problému s doručením:
1. Otevřete žádost a klikněte na **Zkontrolovat**, abyste viděli, co se stalo.
2. Když je e-mailová adresa správná, klikněte na **E-mail je správný — zkusit znovu** a k této žádosti odešlete novou připomínku.
3. Když byla e-mailová adresa špatně, upravte ji v **Nastavení** osoby (ozubené kolo v záhlaví). Pak použijte **Zrušit a odeslat znovu**, když se e-mail osoby neshoduje s adresou u žádosti.
Odeslání běžné připomínky příznak navázání po doručení nesmaže. U dotčené žádosti použijte **Zkontrolovat** a doručení zkuste znovu, nebo e-mail upravte a žádost odešlete znovu.