> ## Documentation Index
> Fetch the complete documentation index at: https://docs.clearpolicy.app/llms.txt
> Use this file to discover all available pages before exploring further.

# Odeslat lidem žádosti o potvrzení seznámení

> Odesílejte žádosti o dokument jedné nebo více osobám, nebo celé skupině, přímo z libovolného zveřejněného dokumentu v ClearPolicy.

Jakmile je dokument zveřejněný, můžete odesílat žádosti kterémukoli z Vašich lidí. Každý příjemce dostane osobní e-mail s jedinečným odkazem. K dokončení žádosti nepotřebuje účet. Můžete odesílat jednotlivým osobám, nebo celé skupině najednou. Nové žádosti sbírají elektronický podpis (napsané jméno). Lidé tak potvrdí seznámení s předpisem a vznikne auditní záznam.

<Steps>
  <Step title="Otevřete zveřejněný dokument">
    Přejděte do sekce **Dokumenty** a vyberte dokument, který chcete odeslat. Před pokračováním se ujistěte, že dokument má zveřejněnou verzi.
  </Step>

  <Step title="Klikněte na Odeslat žádost">
    Na stránce dokumentu klikněte na **Odeslat žádost** nebo **Vyžádat podpis** a otevřete formulář žádosti.
  </Step>

  <Step title="Vyberte lidi nebo skupinu">
    Vyhledejte a vyberte jednu nebo více osob, nebo zvolte celou **Skupinu** a odešlete žádost všem jejím členům najednou.
  </Step>

  <Step title="Přidejte zprávu příjemci (volitelné)">
    V poli **Zpráva příjemci** můžete k žádosti přidat osobní poznámku. Tato zpráva se zobrazí v e-mailu, který příjemci dostanou, a na stránce potvrzení, kde žádost dokončí.

    Můžete například napsat: „Přečtěte si prosím tento předpis a potvrďte ho před další směnou.“

    Když odesíláte ze skupiny, která má [výchozí zprávu příjemcům](/concepts/people-groups#groups), pole se touto zprávou předvyplní. Před odesláním ji můžete upravit, nebo ji úplně vymazat.
  </Step>

  <Step title="Odešlete žádosti">
    Klikněte na **Odeslat žádost**. Každá vybraná osoba dostane osobní e-mail s jedinečným odkazem na svou stránku potvrzení. Odkazy jsou individuální. Každý příjemce má vlastní soukromou adresu URL.
  </Step>
</Steps>

## Přidat zprávu příjemci

Zpráva příjemci je volitelná poznámka, kterou můžete přidat při odesílání žádosti. Dává příjemcům kontext, proč žádost dostávají a co po nich potřebujete.

Zprávy příjemcům se zobrazí na dvou místech:

* **V e-mailu** — přímo v oznamovacím e-mailu, který příjemce dostane.
* **Na stránce potvrzení** — jako zpráva od Vaší organizace, když příjemce otevře svůj osobní odkaz.

Zprávu můžete napsat pokaždé, když odesíláte žádost. Čas ušetříte nastavením **výchozí zprávy příjemcům** u skupiny. Když z této skupiny odesíláte žádosti, výchozí zpráva se předvyplní automaticky. Před odesláním ji stále můžete upravit nebo odebrat.

Výchozí zprávu příjemcům nastavíte v **Nastavení** skupiny (ozubené kolo v záhlaví) v poli **Výchozí zpráva příjemcům**. Můžete ji nastavit i při prvním vytvoření skupiny.

<Tip>
  Výchozí zprávy příjemcům se hodí zejména u skupin, kterým pravidelně odesíláte stejný typ žádosti. Skupina „Noví dobrovolníci“ může například vždy obsahovat zprávu jako „Vítejte! Přečtěte si to prosím a podepište před prvním dnem dobrovolnictví.“
</Tip>

## Automatické e-maily se žádostmi

Skupiny mají nastavení **Automatické e-maily se žádostmi**. To automaticky odešle e-maily se žádostmi, kdykoli do skupiny přidáte lidi nebo dokumenty. Při vytvoření nové skupiny je toto nastavení ve výchozím stavu zapnuté.

Když jsou automatické e-maily se žádostmi zapnuté:

* **Přidání osoby do skupiny** — ClearPolicy vytvoří žádosti o dokument ke každému zveřejněnému dokumentu přiřazenému skupině a odešle osobě jeden e-mail s odkazy na všechny.
* **Přidání dokumentu do skupiny** — ClearPolicy vytvoří žádosti o dokument pro každou osobu ve skupině a každé osobě odešle e-mail k nově přiřazenému dokumentu.

Po aktualizaci členství nebo dokumentů skupiny tedy nemusíte žádosti odesílat ručně. ClearPolicy to udělá za Vás.

### Zapnout nebo vypnout automatické e-maily se žádostmi

Toto nastavení můžete přepnout na dvou místech:

* **Při vytváření skupiny** — přepínač **Automatické e-maily se žádostmi** je ve formuláři vytvoření skupiny. Ve výchozím stavu je zapnutý.
* **U existující skupiny** — otevřete **Nastavení** skupiny (ozubené kolo v záhlaví) a přepínač **Automatické e-maily se žádostmi** najdete v sekci **Automatizace**.

Karta skupiny na stránce **Skupiny** ukazuje ikonu, zda jsou automatické e-maily u každé skupiny zapnuté, nebo vypnuté.

<Tip>
  Automatické e-maily se žádostmi vypněte, když chcete přesně řídit, kdy žádosti odejdou. Například když skupinu připravujete předem a všechny žádosti chcete odeslat později najednou.
</Tip>

<Note>
  Automatické e-maily se žádostmi platí jen pro zveřejněné dokumenty. Když dokument přiřazený skupině ještě nemá zveřejněnou verzi, žádost k tomuto dokumentu se nevytvoří, dokud ho nezveřejníte a žádosti neodešlete ručně.
</Note>

## Co příjemci vidí

Příjemci dostanou e-mail s odkazem na veřejnou stránku potvrzení. Účet člena týmu není potřeba. Na této stránce si mohou dokument přečíst a napsat své jméno k podpisu. Když přidáte zprávu příjemci, zobrazí se v e-mailu i jako zvýrazněná poznámka na stránce potvrzení. Po dokončení žádosti online si mohou stáhnout doklad potvrzující jejich odpověď.

Když je zapnuté [vypršení žádostí](/guides/request-expiry), e-mail i stránka potvrzení zobrazí termín vypršení. Příjemce tak ví, do kdy musí žádost dokončit.

Lidé mohou také otevřít [portál pro podpis](/guides/signer-portal) pomocí jednorázového kódu z e-mailu a zobrazit všechny nevyřízené i podepsané žádosti pro tuto adresu. Hodí se to, když e-mail ztratili, nebo na ně čeká víc dokumentů.

<Note>
  Žádosti můžete odesílat i z profilu osoby. Otevřete osobu v sekci **Lidé** a v záhlaví klikněte na **Odeslat žádost**. Vyberte dokument a odešlete žádost této osobě.
</Note>

<Tip>
  Skupiny použijte k odeslání mnoha lidem najednou, aniž byste je vybírali jednotlivě. Organizujte lidi do skupin předem. Hromadné odesílání tak bude rychlejší.
</Tip>