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# So funktionieren Bestätigungen in ClearPolicy
> Erfahre, wie ClearPolicy Bestätigungsanfragen versendet, was Empfänger auf der Unterschriftsseite erleben und was beim Abschließen einer Anfrage aufgezeichnet wird.
Eine Bestätigung ist der Datensatz, der erstellt wird, wenn ein Empfänger bestätigt, dass er ein Dokument gelesen und ihm zugestimmt hat. ClearPolicy verwaltet den gesamten Ablauf: das Versenden einer Anfrage per E-Mail, das Führen des Empfängers durch eine einfache Abschlussseite und das Speichern eines manipulationssicheren Datensatzes der Antwort. Empfänger benötigen keine Konten, Apps oder Downloads.
## Bestätigungsarten
ClearPolicy unterstützt zwei Arten von Bestätigungen, die du auf Dokumentenebene festlegst und pro Anfrage überschreiben kannst:
Der Empfänger liest das Dokument und klickt auf eine Schaltfläche, um zu bestätigen, dass er es gelesen und verstanden hat. Dies ist die einfachste Form der Bestätigung — ein Klick, keine Eingabe erforderlich. Verwende Kenntnisnahmen für Richtlinien und Mitteilungen, bei denen eine bestätigte Kenntnisnahme ausreicht.
Der Empfänger liest das Dokument und gibt seinen vollständigen Namen als Unterschrift ein. Der eingegebene Name wird als Teil des Bestätigungsdatensatzes erfasst. Verwende Unterschriften, wenn du eine formellere Form der Zustimmung benötigst.
## Wie Anfragen versendet werden
Wenn du eine Bestätigungsanfrage sendest, führt ClearPolicy Folgendes aus:
1. Erstellt einen Anfragedatensatz, der mit der konkreten Dokumentrevision und dem Empfänger verknüpft ist.
2. Speichert den Namen und die E-Mail-Adresse des Empfängers auf der Anfrage zum Zeitpunkt des Versands.
3. Generiert ein eindeutiges, persönliches Token für diesen Empfänger.
4. Sendet eine E-Mail an den Empfänger mit einem Link, der dieses Token enthält.
Jeder Link ist spezifisch für eine Person und eine Anfrage — er kann von niemand anderem verwendet werden.
Offene Anfragen behalten den Namen und die E-Mail-Adresse vom Zeitpunkt des Versands. Wenn du später das Profil der Person bearbeitest, verwenden ausstehende Anfragen weiterhin die ursprünglichen Empfängerdaten. Anfrage-E-Mails und Erinnerungen gehen an die Adresse auf der Anfrage, nicht an die aktuelle E-Mail der Person.
## Die Empfänger-Erfahrung
Der Empfänger klickt auf den Link in seiner E-Mail und gelangt auf eine öffentliche Seite, die den Dokumentinhalt anzeigt. Auf der Seite ist keine Anmeldung erforderlich. Je nach Bestätigungsart:
* Bei einer **Kenntnisnahme** klickt er, um zu bestätigen, dass er das Dokument gelesen hat.
* Bei einer **Unterschrift** gibt er seinen Namen in ein Feld ein und sendet ab.
Nach dem Absenden bestätigt die Seite seine Erledigung und bietet einen herunterladbaren Beleg an.
Wenn die Person weitere ausstehende Dokumentanfragen hat, zeigt die Seite diese Dokumente auch in einem Abschnitt **Ausstehende Anfragen** an. Nach dem Abschluss des aktuellen Dokuments kann sie auf **Nächstes Dokument prüfen** klicken, um mit einer weiteren ausstehenden Anfrage fortzufahren.
Wenn der Absender eine [Empfängernachricht](/guides/send-requests#add-a-recipient-message) angefügt hat, erscheint sie als hervorgehobene Notiz auf der Bestätigungsseite und in der E-Mail und gibt dem Empfänger zusätzlichen Kontext, warum er die Anfrage erhalten hat.
Wenn die Anfrage eine [Ablauffrist](/guides/request-expiry) hat, zeigt die Bestätigungsseite ein Warnbanner mit der Frist, damit der Empfänger weiß, bis wann er sie abschließen muss. Das Ablaufdatum erscheint auch in den Anfragedetails auf der Seite.
Empfänger greifen ausschließlich über einen persönlichen Link auf ihre Bestätigungsseite zu. Wenn sie die E-Mail verloren haben, kannst du ihnen aus ClearPolicy heraus eine Erinnerung senden.
## Was aufgezeichnet wird
Wenn ein Empfänger eine Anfrage **online** abschließt, erstellt ClearPolicy einen Bestätigungsdatensatz, der Folgendes erfasst:
* **Zeitstempel** — das genaue Datum und die genaue Uhrzeit des Abschlusses.
* **IP-Adresse** — die Netzwerkadresse des verwendeten Geräts.
* **User-Agent** — Browser- und Betriebssysteminformationen.
* **Unterschriftsname** — bei Bestätigungen vom Typ Unterschrift der vom Empfänger eingegebene Name.
* **Dokument-Hash** — ein kryptografischer Fingerabdruck des Dokumentinhalts zum Zeitpunkt der Unterschrift, mit dem überprüft wird, dass das Dokument nicht verändert wurde.
Diese Details bilden einen prüffähigen elektronischen Datensatz, der als Beleg mit Bestätigungszertifikat heruntergeladen werden kann.
Wenn ein Teammitglied stattdessen [Papier hinterlegt](#papier-hinterlegt) erfasst, speichert ClearPolicy die hochgeladene unterschriebene Papierkopie, den Abschlusszeitstempel und welches Teammitglied den Abschluss erfasst hat — nicht die elektronischen Unterschriftsfelder oben.
## Lebenszyklus einer Anfrage
Eine Bestätigungsanfrage durchläuft die folgenden Status:
Die E-Mail wurde an den Empfänger zugestellt. Er hat den Bestätigungslink noch nicht geöffnet.
Der Empfänger hat seinen persönlichen Link geöffnet und das Dokument angesehen.
Der Empfänger hat die Anfrage abgeschlossen. Ein dauerhafter Bestätigungsdatensatz wurde erstellt.
Die Anfrage wurde storniert, bevor der Empfänger sie abgeschlossen hat. Eine Anfrage kann manuell von deinem Team storniert werden oder automatisch von ClearPolicy, wenn eine [neuere Revision](#superseded-requests) die ursprüngliche ersetzt.
Die Anfrage hat ihr Ablaufdatum überschritten, ohne abgeschlossen zu werden. Abgelaufene Anfragen können vom Empfänger nicht mehr abgeschlossen werden. Du kannst Anfragen in deinen [Organisationseinstellungen](/guides/request-expiry) so konfigurieren, dass sie automatisch ablaufen.
Die Anfrage-E-Mail wurde zurückgewiesen und konnte nicht im Posteingang des Empfängers zugestellt werden.
Die Anfrage-E-Mail konnte nicht gesendet werden oder wurde vom Mail-Provider des Empfängers abgelehnt.
Der Empfänger oder sein Mail-Provider hat die Anfrage-E-Mail als Spam markiert.
Zustellfehler-Status gelten für ausstehende Anfragen, deren letzte E-Mail nicht zugestellt werden konnte. ClearPolicy sendet für diese Anfragen keine Erinnerungen. Um es erneut zu versuchen, korrigiere die E-Mail der Person bei Bedarf und [brich die Anfrage ab und sende sie erneut](/guides/manage-requests#fix-a-delivery-failure).
## Ersetzte Anfragen
Wenn du eine neue Revision eines Dokuments veröffentlichst und neue Anfragen versendest, storniert ClearPolicy automatisch alle ausstehenden Anfragen, die für eine ältere Revision desselben Dokuments an dieselbe Person gerichtet waren. So bleibt deine Anfrageliste übersichtlich und Empfänger erhalten nur die jeweils neueste Version.
Wenn du beispielsweise eine Anfrage für Version 1 einer Richtlinie versendet und dann Version 2 veröffentlicht und neue Anfragen versendet hast, werden alle noch ausstehenden Anfragen zu Version 1 automatisch storniert. Das Aktivitätsprotokoll jeder stornierten Anfrage zeigt "Durch eine neuere Revision ersetzt", damit du genau sehen kannst, warum sie geschlossen wurde.
Nur ausstehende Anfragen sind betroffen. Anfragen, die bereits abgeschlossen, abgelaufen oder manuell storniert wurden, werden nicht geändert.
## Erinnerungen senden
Wenn eine Anfrage noch aussteht, kannst du dem Empfänger eine Erinnerungs-E-Mail senden. Die Erinnerung liefert denselben persönlichen Link an seinen Posteingang, damit er die Anfrage abschließen kann, ohne nach der ursprünglichen E-Mail suchen zu müssen. Du kannst auch [automatische Erinnerungen einrichten](/guides/reminders#set-up-automatic-reminders), um Empfänger nach einem Zeitplan nachzufassen.
ClearPolicy sendet keine Erinnerungen, wenn die letzte E-Mail-Zustellung einer Anfrage fehlgeschlagen ist. Siehe [wann keine Erinnerungen gesendet werden](/guides/reminders#when-reminders-are-not-sent), um nach einer Zurückweisung oder einem Zustellproblem nachzufassen.
Verwende Erinnerungen, um Personen nachzufassen, die eine Anfrage zwar angesehen, aber noch nicht abgeschlossen haben — das ist oft der effektivste Anstoß, um Abschlüsse zu fördern.
## Papier hinterlegt
Der elektronische Abschluss ist der Standardweg: Die Person öffnet ihren Link und erledigt die Anfrage online. Wenn jemand online nicht abschließen kann oder will — zum Beispiel weil eine handschriftliche Unterschrift nötig ist, Papier bevorzugt wird oder der Link für diesen Schritt nicht nutzbar ist — kann ein Teammitglied den Nachweis trotzdem in ClearPolicy behalten.
**Papier hinterlegt** bedeutet: Ein Teammitglied erfasst auf einer **ausstehenden** Anfrage, dass eine handschriftliche Unterschrift oder papierne Kenntnisnahme vorliegt, und **lädt die unterschriebene Papierkopie** (PDF oder Bild) hoch. Eine Datei ist immer erforderlich.
### Was passiert
1. Ein berechtigtes Teammitglied öffnet eine ausstehende Anfrage.
2. Es wählt **Papierunterschrift erfassen**.
3. Es lädt die unterschriebene Papierkopie hoch und bestätigt, dass der handschriftliche Abschluss von dieser Person vorliegt.
4. ClearPolicy markiert die Anfrage für diese Dokumentrevision als abgeschlossen. Der Compliance-Status für diese Revision aktualisiert sich wie bei einem elektronischen Abschluss (in der Regel **Konform**, wenn die Anfrage die neueste veröffentlichte Revision betrifft).
5. Erinnerungen für diese Anfrage enden. Die Aktivität zeigt **Papierunterschrift erfasst**.
### Unterschied zum elektronischen Abschluss
| | Elektronisch | Papier hinterlegt |
| ---------------------- | --------------------------------------------------------------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------- |
| Wer abschließt | Die Person online | Ein Teammitglied nach Erhalt des Papiers |
| Gespeicherter Nachweis | Eingegebener Name (bei Unterschriften), Zeitstempel, IP, Browser, Dokument-Hash | Hochgeladene unterschriebene Papierkopie, Zeitstempel, erfassendes Teammitglied |
| Download-Bezeichnung | **Unterschriebenes Dokument herunterladen** oder **Bestätigtes Dokument herunterladen** | **Hochgeladene Datei herunterladen** |
| Status-Hinweis | Online abgeschlossen | **Papier hinterlegt** |
| Zertifikat | Elektronisches Bestätigungszertifikat enthalten | Kein elektronisches Zertifikat |
Papier hinterlegt ist **keine** elektronische Signatur nach ESIGN oder UETA. Bevorzuge den elektronischen Abschluss, wann immer er praktikabel ist. Nutze Papier hinterlegt, wenn du Compliance an einem Ort nachverfolgen willst und die Person online nicht fertig werden kann.
Die Schritt-für-Schritt-Anleitung findest du unter [Papier hinterlegt erfassen](/guides/manage-requests#papier-hinterlegt-erfassen).
## Herunterladbare Belege
Sobald eine Anfrage **online** abgeschlossen ist, steht ein PDF-Beleg zum Download bereit. Der Beleg enthält den Dokumentinhalt, die Bestätigungsdetails (Zeitstempel, IP-Adresse, Typ), gegebenenfalls den Unterschriftsnamen und ein elektronisches Bestätigungszertifikat.
Bei Abschlüssen mit **Papier hinterlegt** wähle **Hochgeladene Datei herunterladen**, um die unterschriebene Papierkopie zu erhalten. Für Papierabschlüsse gibt es kein elektronisches Zertifikat.