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# Personen verwalten

> Füge Personen in ClearPolicy hinzu, bearbeite, filtere und gruppiere sie. Verwende Sammelaktionen, um ausstehende Anfragen zu erinnern, inaktive Personen zu archivieren oder Gruppenzuweisungen zu aktualisieren.

Verwende den Bereich **Personen**, um die Personen zu verwalten, die Dokumentanfragen erhalten. Eine Person benötigt nur einen Namen und eine E-Mail-Adresse. Sie benötigt kein ClearPolicy-Konto.

## Eine Person hinzufügen

<Steps>
  <Step title="Personen öffnen">
    Klicke in der Seitenleiste auf **Personen**.
  </Step>

  <Step title="Auf Person hinzufügen klicken">
    Klicke auf **Person hinzufügen**.
  </Step>

  <Step title="Ihre Daten eingeben">
    Gib den Namen und die E-Mail-Adresse der Person ein. Du kannst auch eine Telefonnummer hinzufügen und Gruppen zuweisen.
  </Step>

  <Step title="Person speichern">
    Klicke auf **Speichern**. Die Person ist bereit, Anfragen zu erhalten.
  </Step>
</Steps>

<Tip>
  Verwende Gruppen, wenn du regelmäßig dieselben Dokumente an dasselbe Team, dieselbe Abteilung, denselben Standort oder dieselbe Freiwilligenrolle sendest.
</Tip>

## Die richtigen Personen finden

Die Seite **Personen** enthält Suche, Status-Schaltflächen und Filter.

| Filter               | Verwende ihn, um                                                                                                                                                                                                                                         |
| -------------------- | -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- |
| Suche                | Eine Person nach Name oder E-Mail-Adresse zu finden.                                                                                                                                                                                                     |
| Status-Schaltflächen | Personen anzuzeigen, die **Konform**, **Ausstehend**, **Benötigt Aufmerksamkeit**, **Nicht begonnen** oder **Fehler** sind. Die Schaltfläche **Fehler** erscheint nur, wenn mindestens eine Person eine ausstehende Anfrage mit einem Zustellfehler hat. |
| Gruppen              | Personen anzuzeigen, die einer oder mehreren Gruppen zugewiesen sind.                                                                                                                                                                                    |
| Dokumentstatus       | Personen mit bestimmten Dokumentanforderungen zu finden, wie ausstehende, veraltete, erneuerungsfällige oder nicht angeforderte Dokumente.                                                                                                               |
| Aktiv / archiviert   | Zwischen aktiven und archivierten Personen zu wechseln.                                                                                                                                                                                                  |

## Die Daten einer Person bearbeiten

<Steps>
  <Step title="Person öffnen">
    Klicke auf eine Person in der Liste **Personen**.
  </Step>

  <Step title="Gehe zu Einstellungen">
    Öffne den Tab **Einstellungen** der Person.
  </Step>

  <Step title="Daten oder Gruppen aktualisieren">
    Bearbeite ihren Namen, ihre E-Mail-Adresse, Telefonnummer oder zugewiesenen Gruppen.
  </Step>

  <Step title="Änderungen speichern">
    Klicke auf **Speichern** für Datenänderungen. Gruppenänderungen werden nach der Aktualisierung der Gruppenliste gespeichert.
  </Step>
</Steps>

<Note>
  Offene Anfragen behalten den Namen und die E-Mail-Adresse vom Zeitpunkt des Versands. Wenn du eine korrigierte E-Mail im Profil der Person speicherst, ändern sich bereits laufende Anfragen nicht. Um den Empfänger unter einer neuen Adresse zu erreichen, brich die betroffenen Anfragen ab und sende sie erneut über **Anfragen** oder das Profil der Person.
</Note>

## E-Mail-Zustellfehler beheben

Wenn eine ausstehende Anfrage-E-Mail nicht zugestellt werden kann, hebt ClearPolicy die Person im Filter **Fehler** hervor und zeigt eine Warnung in ihrem Profil und im Tab **Einstellungen** an.

Die Warnung zeigt, wie viele ausstehende Anfragen fehlgeschlagen sind, und verlinkt zu den betroffenen Anfragen. Von dort aus:

1. Öffne den Tab **Einstellungen** der Person und korrigiere ihre E-Mail-Adresse bei Bedarf.
2. Öffne die fehlgeschlagene Anfrage und klicke auf **Abbrechen und erneut senden**, wenn die E-Mail der Person nicht mehr mit der Adresse der Anfrage übereinstimmt.

ClearPolicy sendet keine Erinnerungen für Anfragen mit Zustellfehlern. Siehe [Anfragen verwalten](/guides/manage-requests#fix-a-delivery-failure) für den vollständigen Ablauf.

## Sammelaktionen verwenden

Wähle eine oder mehrere Personen in der Liste **Personen** aus, um Sammelaktionen anzuzeigen.

* **Zu Gruppe hinzufügen** — Fügt die ausgewählten Personen einer bestehenden Gruppe hinzu.
* **Erinnern** — Sendet Erinnerungs-E-Mails an ausgewählte Personen mit ausstehenden Anfragen.
* **Archivieren** — Verschiebt ausgewählte aktive Personen aus den aktiven Listen.
* **Dearchivieren** — Stellt ausgewählte archivierte Personen in den aktiven Listen wieder her.

<Note>
  **Erinnern** sendet nur Erinnerungen an ausgewählte Personen, die derzeit ausstehende Anfragen haben.
</Note>

## Eine Person archivieren oder dearchivieren

Archiviere jemanden, wenn er keine aktiven Anfragen mehr benötigt, du aber den Verlauf behalten musst. Archivierte Personen werden aus aktiven Listen und Compliance-Zählungen entfernt. Ihre vergangenen Anfrage- und Bestätigungsdatensätze bleiben erhalten.

Um eine einzelne Person zu archivieren oder zu dearchivieren, öffne ihren Tab **Einstellungen** und verwende die Aktion in der Gefahrenzone. Um mehrere Personen zu archivieren oder zu dearchivieren, wähle sie in der Liste **Personen** aus und verwende die Sammelaktion.

## Eine Person löschen

Die Option Löschen ist im Tab **Einstellungen** der Person verfügbar, wenn ClearPolicy die Person sicher entfernen kann. Wenn die Person Anfrageverlauf hat, archiviere sie stattdessen, damit dein Audit-Verlauf intakt bleibt.

<Warning>
  Das Löschen einer Person entfernt ihren Datensatz. Archivieren ist meist die bessere Wahl, wenn du eine Aufzeichnung vergangener Anfragen oder Abschlüsse behalten musst.
</Warning>