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# Envoyer des rappels pour les demandes en attente

> Utilisez des rappels manuels, des relances en masse ou des rappels automatiques programmés pour effectuer un suivi auprès des personnes qui n'ont pas terminé leurs demandes dans ClearPolicy.

Lorsque des personnes n'ont pas terminé une demande, ClearPolicy vous permet de leur envoyer un rappel sans créer une nouvelle demande. Le lien personnel original reste valide, ce qui permet aux destinataires de reprendre là où ils s'étaient arrêtés. Vous pouvez envoyer des rappels manuellement, en masse ou laisser ClearPolicy les envoyer automatiquement selon un calendrier.

## Envoyer un rappel pour une demande unique

Pour rappeler à une personne spécifique un document spécifique :

1. Ouvrez le document et allez dans l'onglet **Conformité**, ou ouvrez l'onglet **Demandes** de la personne dans la section Personnes.
2. Trouvez la demande en attente et ouvrez sa vue d'activité.
3. Cliquez sur **Envoyer un rappel**. Le destinataire reçoit un nouvel e-mail contenant le même lien personnel que la demande d'origine.

## Envoyer des rappels en masse avec Relancer

Pour envoyer des e-mails de rappel à un groupe de demandes :

1. Ouvrez **Demandes**.
2. Utilisez la recherche si vous voulez réduire la liste.
3. Cliquez sur **Relancer** et choisissez une portée :
   * **Tout en attente** — chaque demande ouverte
   * **Non consulté** — envoyée, pas encore ouverte
   * **Consulté** — ouverte, pas terminée
   * **Relancé** — relancée, toujours ouverte
4. Confirmez le rappel dans la boîte de dialogue. Le total affiché reflète la portée choisie et toute recherche active.

ClearPolicy envoie des rappels pour les demandes de la portée que vous avez choisie. Cela est indépendant de l'onglet de filtre de statut que vous consultez. Les demandes nécessitant un suivi de livraison ne sont pas incluses. Si une personne a plusieurs demandes correspondantes, ClearPolicy les regroupe dans un seul e-mail de rappel lorsque c'est possible.

## Configurer les rappels automatiques

ClearPolicy peut envoyer automatiquement des rappels aux destinataires qui n'ont pas terminé leurs demandes. Les rappels automatiques s'exécutent quotidiennement et s'appliquent à toutes les demandes en attente de votre organisation.

<Steps>
  <Step title="Ouvrez les paramètres des demandes de documents">
    Cliquez sur **Paramètres** dans la barre latérale, puis sélectionnez **Demandes de documents**.
  </Step>

  <Step title="Activez les rappels automatiques">
    Dans la section **Rappels automatiques**, activez le commutateur **Activer les rappels automatiques**.
  </Step>

  <Step title="Choisissez une cadence de rappel">
    Sélectionnez le temps que ClearPolicy doit attendre avant d'envoyer le premier rappel. Les options disponibles sont **Chaque jour**, **3 jours**, **5 jours**, **7 jours** ou **14 jours** après l'envoi de la demande.
  </Step>

  <Step title="Activez les rappels répétés en option">
    Activez **Répéter les rappels jusqu'à finalisation** si vous voulez que ClearPolicy continue à envoyer des rappels au même intervalle jusqu'à ce que le destinataire termine la demande.
  </Step>
</Steps>

Lorsque les rappels automatiques sont activés, ClearPolicy vérifie les demandes en attente chaque jour à 8 h 00 dans le fuseau horaire de votre organisation. Toute demande en attente depuis plus longtemps que votre cadence choisie reçoit un e-mail de rappel. Si la répétition est activée, des rappels supplémentaires sont envoyés au même intervalle jusqu'à ce que la demande soit terminée, annulée ou expirée.

<Tip>
  Les rappels automatiques sont envoyés à 8 h 00 selon le fuseau horaire que vous avez défini dans les [paramètres de votre organisation](/guides/timezone). Si vous n'avez pas défini de fuseau horaire, les rappels utilisent UTC par défaut. Assurez-vous que votre fuseau horaire est correct afin que les rappels arrivent au moment où les personnes les attendent.
</Tip>

<Note>
  Les rappels automatiques apparaissent dans le journal d'activité de la demande comme « Rappelé (Programmé) » afin que vous puissiez les distinguer des rappels manuels.
</Note>

| Paramètre                        | Options                          | Par défaut |
| -------------------------------- | -------------------------------- | ---------- |
| Activer les rappels automatiques | Activé / Désactivé               | Activé     |
| Cadence de rappel                | Chaque jour, 3, 5, 7 ou 14 jours | 3 jours    |
| Répéter les rappels              | Activé / Désactivé               | Activé     |

## Ce qui se passe lorsqu'un rappel est envoyé

Le destinataire reçoit un nouvel e-mail avec le même lien personnel que sa demande d'origine. Il n'a pas besoin d'un nouveau lien — le jeton original reste valide. Aucune nouvelle demande n'est créée, et le journal d'activité de la demande existante est mis à jour pour refléter qu'un rappel a été envoyé.

Si l'[expiration des demandes](/guides/request-expiry) est activée et que la demande a une échéance, l'e-mail de rappel inclut la date d'expiration afin que le destinataire puisse voir exactement combien de temps il lui reste.

<Note>
  Les e-mails de rappel utilisent le même lien à jeton personnel que la demande d'origine. L'envoi d'un rappel ne crée pas de nouvelle demande et ne modifie pas le statut de la demande.
</Note>

<Tip>
  Vérifiez **Demandes** avant d'envoyer des rappels en masse. Si certaines personnes ont terminé leur demande très récemment, leur statut peut ne pas encore être visible et vous pourriez envoyer un rappel inutile.
</Tip>

<Tip>
  Les dates et heures affichées dans les e-mails de rappel utilisent le fuseau horaire de votre organisation. Si les destinataires voient des heures incorrectes, vérifiez votre [paramètre de fuseau horaire](/guides/timezone).
</Tip>

## Quand les rappels ne sont pas envoyés

ClearPolicy ignore les rappels lorsque la dernière livraison d'e-mail d'une demande a échoué. Cela s'applique aux actions **Relancer** manuelles, aux relances en masse, aux rappels automatiques et aux rappels envoyés via des intégrations.

Un échec de livraison signifie que l'e-mail de la demande a rebondi, n'a pas pu être envoyé ou a été marqué comme spam. Ces demandes apparaissent dans l'onglet **Échecs** sur **Demandes** et **Personnes**.

Pour relancer après un échec de livraison :

1. Corrigez l'e-mail de la personne dans son onglet **Paramètres** si nécessaire.
2. Utilisez **Annuler et renvoyer** sur la demande en échec pour envoyer un nouvel e-mail avec les informations actuelles de la personne.

<Note>
  Envoyer un rappel ne corrige pas un problème de livraison. Annulez et renvoyez la demande après avoir mis à jour l'adresse e-mail du destinataire.
</Note>