Sledování souladu v ClearPolicy

Sledování souladu v ClearPolicy vám dá živý obraz toho, kde každá osoba u každého dokumentu stojí. Místo procházení jednotlivých žádostí na první pohled vidíte, kdo co dokončil, kdo ještě čeká a kdo musí potvrdit znovu, protože se dokument od poslední odpovědi aktualizoval. Když potřebujete nedokončené žádosti řešit jednu po druhé, použijte stránku Žádosti pro celou organizaci. Shromáždí aktivní žádosti o dokumenty, u kterých je ještě potřeba navázat.

​

Co znamenají ukazatele souladu

V ClearPolicy soulad znamená dokončení přiřazených žádostí o dokumenty (potvrzení seznámení s předpisy zachycená elektronickým podpisem) na aktuální zveřejněné verzi každého dokumentu — ne to, jestli je někdo právně v souladu, nebo předpisy v praxi dodržuje. Skóre na nástěnce, pruhy průběhu a odznaky stavu odrážejí administrativní sledování potvrzení ve vašem účtu organizace. Nezohledňují:

• Lidi, kteří v ClearPolicy nejsou přidaní
• Předpisy nebo dokumenty, které jste nenahráli a nepřiřadili
• Jestli někdo po podpisu předpis četl, pochopil, nebo se podle něj chová

Tyto ukazatele použijte k tomu, abyste viděli, kdo ještě musí žádost dokončit, a abyste udrželi záznamy o potvrzení seznámení připravené k auditu.

​

Ukazatele průběhu souladu

ClearPolicy ukazuje průběh souladu přímo v seznamech Dokumenty a Lidé, abyste problémy viděli, aniž byste otevírali jednotlivé záznamy. Každý dokument ukazuje, kolik přiřazených lidí dokončilo nejnovější verzi. Každá osoba ukazuje, kolik přiřazených dokumentů dokončila. Obojí používá barevný pruh průběhu:

• Červená (pod 50 %) — vyžaduje okamžitou pozornost.
• Žlutá (50–79 %) — postupuje, ale ještě není hotovo.
• Zelená (80 % a víc) — jde podle plánu, nebo je plně v pořádku.

Tyto ukazatele se aktualizují automaticky, když lidé dokončí žádosti, nebo když zveřejníte nové verze. Další podrobnosti o použití najdete v sledování souladu.

​

Soulad u dokumentu

Otevření dokumentu vás ve výchozím stavu zavede na kartu Soulad. Ukazuje stav dokončení u každé přiřazené osoby. Uvidíte:

• Kolik lidí potvrdilo nejnovější verzi.
• Kolik má otevřenou žádost, ale ještě ji nedokončilo.
• Kolik potvrdilo starší verzi a je teď zastaralých.
• Kolik ještě žádost nedostalo.

Když ještě není žádná zveřejněná verze, Soulad vás vyzve, abyste nejdřív zveřejnili (použijte kartu Verze). Pomocí Přidat lidi přiřadíte lidi k dokumentu bez odeslání žádosti. Seznam můžete filtrovat podle stavu souladu a hledat podle jména nebo e-mailu. Když je dokument přiřazený skupinám (nastavení v Nastavení přes ozubené kolo v záhlaví), objeví se také filtr Skupiny, abyste výsledky zúžili na tým nebo oddělení, aniž byste dokument opustili. Z tohoto pohledu můžete jednat rovnou — odeslat chybějící žádosti, odeslat připomínky, nebo zkontrolovat jednotlivou aktivitu — aniž byste dokument opustili.

​

Soulad u osoby

Osobu otevřete v Lidé a dostanete se na její kartu Dokumenty. Záhlaví ukáže jméno a skupiny; ozubené kolo slouží pro e-mail, telefon a další nastavení.

• Dokumenty — seznam každého dokumentu přiřazeného osobě se stavem, datem dokončení a rychlými akcemi pro odeslání žádostí, Připomenout, nebo zobrazení aktivity. Přepínejte mezi aktuálně a dříve přiřazenými dokumenty, vytiskněte sestavu souladu, nebo přidejte dokumenty.
• Žádosti — každá žádost odeslaná osobě, včetně stavu, načasování a navázání na doručení, když e-mail selhal.

Tyto pohledy se hodí, když se na vás osoba obrátí s otázkou, nebo když potřebujete potvrdit, že konkrétní osoba dokončila všechny požadované dokumenty.

​

Stavy souladu

ClearPolicy u každé kombinace osoba–dokument sleduje tyto stavy:

​

Historie aktivity

Každá žádost o potvrzení má časovou osu aktivity, která ukazuje chronologický záznam událostí: kdy byla žádost vytvořena, kdy byla odeslána, kdy ji příjemce zobrazil, kdy ji dokončil a které připomínky se cestou odeslaly. Tuto osu můžete otevřít z Žádostí, z pohledu souladu dokumentu, nebo z historie žádostí osoby. Osu můžete prohlížet a tisknout pro účely auditu.

​

Stahování dokladů a auditních stop

U každého potvrzení dokončeného online si můžete stáhnout PDF doklad, který obsahuje:

• Obsah dokumentu v okamžiku podpisu.
• Jméno, e-mail a časové razítko dokončení příjemce.
• IP adresu a informace o prohlížeči zaznamenané při podpisu.
• Zadané jméno podpisu u potvrzení typu podpis.
• Elektronický certifikát potvrzení.

U dokončení zaznamenaných jako papír v evidenci zvolte Stáhnout nahraný soubor. Tento soubor je podepsaná papírová kopie, kterou tým nahrál. Papírová dokončení elektronický certifikát neobsahují. Viz papír v evidenci. ClearPolicy PDF elektronických certifikátů před stažením digitálně podepíše. Platný podpis pomáhá potvrdit, že PDF vydalo ClearPolicy a po zapečetění se nezměnilo. Toto pečetění je oddělené od elektronického podpisu osoby v záznamu potvrzení. Některé čtečky PDF mohou certifikát podpisu ClearPolicy ukázat jako vlastnoručně vydaný, nebo jako nedůvěryhodný podle veřejné certifikační autority; to samo o sobě neznamená, že soubor byl změněn. Více podrobností najdete v Zabezpečení. Můžete také vytisknout celou časovou osu aktivity žádosti, což dá úplný záznam vhodný pro audity nebo interní kontrolu. Aby tištěné osy zůstaly stručné, po sobě jdoucí události „zobrazeno“ do deseti minut se sloučí do jednoho řádku s celkovým počtem zobrazení — například „Zobrazeno (3krát)“.

​

Automatická obnova po zveřejnění verze

Když zveřejníte novou verzi dokumentu, všechna předchozí dokončení se automaticky stanou zastaralými. Je to záměr: nová verze odráží aktualizovaný obsah a potřebujete vědět, kdo viděl nejnovější verzi.

​

Soulad platí jen ve vaší organizaci

Všechna data o souladu — lidé, dokumenty, žádosti a záznamy potvrzení — platí jen ve vaší organizaci. Jiné organizace vaše data nevidí a členové týmu vidí jen záznamy v účtu vaší organizace.