Skip to main content
Dokumenty jsou základní obsahová jednotka v ClearPolicy. Každý dokument představuje předpis, formulář nebo jiný obsah, u kterého potřebujete, aby ho lidé potvrdili nebo podepsali. Dokument má název, nastavení jako obnovu a kompletní historii obsahu ve verzích.

​
Co je dokument?

Dokument je nadřazený záznam, který vše spojuje — název, nastavení, verze i historie souladu žijí pod jedním dokumentem. Při vytvoření dokumentu mu dáte název. Po zveřejnění můžete odesílat žádosti o potvrzení, aby lidé předpis elektronicky podepsali a potvrdili seznámení. Dokumenty lze přiřadit skupinám, takže se při odesílání žádostí automaticky zahrnou celé týmy nebo oddělení.

​
Karty a nastavení dokumentu

Když dokument otevřete, ClearPolicy ukáže dvě karty:
  • Soulad (výchozí) — kdo je přiřazený, stav dokončení a akce jako odesílání žádostí nebo připomínek. Pomocí Přidat lidi přiřadíte lidi bez odeslání žádosti.
  • Verze — návrhy a zveřejněné verze se seznamem a náhledem. Vytvořte Nový návrh, upravujte návrhy, zveřejňujte a stahujte zveřejněné soubory.
Nastavení otevřete ozubeným kolem v záhlaví. Tam změníte název dokumentu, obnovu, přiřazení ke skupině a možnosti archivovat a smazat. Otevřený dokument vždy začíná na kartě Soulad. Na Verze přepněte, když potřebujete změnit obsah nebo zkontrolovat historii verzí.

​
Co je verze?

Verze je snímek obsahu dokumentu s číslem verze. Každý dokument začíná jednou verzí a další můžete vytvořit kdykoli. Verze je v jednom ze dvou stavů:
  • Návrh — verze se píše nebo upravuje a ještě není připravená k odeslání.
  • Zveřejněno — verze je dokončená a lze ji použít pro žádosti o potvrzení.
Verze jsou důležité, protože dokument můžete aktualizovat, aniž byste zneplatnili už běžící záznamy. Každá žádost o potvrzení je natrvalo navázaná na verzi, která byla aktuální v okamžiku odeslání — starší dokončení proto vždy odkazují na přesný obsah, který příjemce viděl.

​
Vytvoření dokumentu

Když vytvoříte nový dokument, ClearPolicy za vás spustí první návrhovou verzi. Obsah můžete sestavit některým z těchto způsobů:
Pište a formátujte obsah přímo v ClearPolicy ve vestavěném editoru formátovaného textu. Je to nejrychlejší start, hlavně u kratších předpisů nebo formulářů, které chcete spravovat uvnitř ClearPolicy.
Můžete také začít od šablony — připraveného výchozího bodu, který verzi vyplní základním textem k úpravě.

​
Zveřejnění verze

Verze musí být zveřejněná, než z ní můžete odesílat žádosti o potvrzení. Zveřejnění obsah uzamkne a zpřístupní k rozeslání.
1

Dokončete úpravy

Dokončete obsah v editoru, nebo ověřte, že nahraný soubor je správný.
2

Zveřejněte verzi

Na verzi klikněte na Zveřejnit. ClearPolicy obsah uzamkne a zpřístupní ho pro žádosti.
3

Odešlete žádosti

Z dokumentu odešlete žádosti o potvrzení jednotlivcům nebo skupinám.
Z návrhové verze nelze odesílat žádosti o potvrzení. Nejdřív verzi zveřejněte.

​
Stažení zveřejněného dokumentu

Každá zveřejněná verze má PDF ke stažení. Otevřete kartu Verze dokumentu, vyberte zveřejněnou verzi a soubor stáhněte ke sdílení, archivaci nebo kontrole mimo ClearPolicy.

​
Aktualizace obsahu novou verzí

Když potřebujete obsah dokumentu aktualizovat — kvůli změně předpisu, opravě chyby nebo novým informacím — vytvořte novou návrhovou verzi, místo abyste upravovali zveřejněnou. Na kartě Verze klikněte na Nový návrh, zvolte, jak obsah přidáte (editor, nahrání nebo import z cloudu), a až bude hotovo, zveřejněte. Najednou můžete mít jen jeden otevřený návrh. Když už návrh existuje, ClearPolicy ho otevře, místo aby vytvořil další. Když pracujete na návrhu po prvním zveřejnění, můžete přidat volitelnou poznámku Co se změnilo. Objeví se v historii verzí pro váš tým a lidé, kteří dokument dostanou, ji neuvidí.
Jakmile je verze zveřejněná, změny dělejte v novém návrhu. Už odeslané žádosti zůstanou natrvalo navázané na původní verzi, takže příjemci, kteří dokončili starší verzi, se po zveřejnění aktualizace zobrazí jako zastaralí. Díky tomu jasně vidíte, kdo viděl nejnovější obsah.
Když po zveřejnění aktualizované verze odešlete nové žádosti, všechny nevyřízené žádosti navázané na předchozí verzi se automaticky zruší. Příjemci proto nedostanou konfliktní žádosti ke stejnému dokumentu — reagovat potřebují jen na nejnovější verzi.
Naposledy změněno 17. srpna 2026