Lidé a skupiny v ClearPolicy

Lidé jsou příjemci vašich žádostí o potvrzení. Jsou to jednotlivci, kteří mají potvrdit seznámení s dokumenty nebo je podepsat. Skupiny vám umožní uspořádat lidi do znovu použitelných kolekcí, abyste mohli přiřazovat dokumenty a posílat žádosti celým týmům nebo oddělením najednou.

​

Lidé

Každá osoba v ClearPolicy má:

• Jméno — celé jméno, které se používá v žádostech a dokladech.
• E-mail — kam se doručují e-maily se žádostmi o potvrzení.
• Telefon (volitelné) — uložený pro referenci.

Lidé si nemusí zakládat účet ani se přihlašovat. Dostanou osobní odkaz e-mailem a žádost dokončí přímo v prohlížeči.

​

Sledování zdroje

ClearPolicy sleduje, odkud každá osoba pochází, abyste vždy věděli, jak byla přidána:

​

Skupiny

Skupina je pojmenovaná, znovu použitelná kolekce lidí. Skupiny vám dají jedno místo, kde definujete okruh příjemců — podle týmu, oddělení, role, místa nebo jiného kritéria — a pak na tuto skupinu odkazujete napříč více dokumenty. Každá skupina má:

• Název — krátké označení skupiny (například „Všichni zaměstnanci“ nebo „Dobrovolní řidiči“).
• Popis (volitelné) — delší poznámka, která vysvětluje účel skupiny. Popis se zobrazí na kartě skupiny, aby váš tým rychle pochopil, kdo do skupiny patří a proč existuje.
• Výchozí zpráva příjemcům (volitelné) — šablona zprávy, která se automaticky předvyplní, když z této skupiny odesíláte žádosti. Před odesláním každé žádosti zprávu stále můžete upravit. Podrobnosti najdete u zpráv příjemcům.
• Automatické e-maily se žádostmi — přepínač, který určuje, jestli ClearPolicy automaticky odešle e-maily se žádostmi, když do skupiny přidáte lidi nebo dokumenty. U nových skupin je zapnutý. Podrobnosti najdete u automatických e-mailů se žádostmi.
• Správci skupiny (volitelné) — členové týmu pověření dohledem nad souladem této skupiny.

Co se skupinami můžete dělat:

• Přiřazovat dokumenty — propojte se skupinou jeden nebo víc dokumentů, aby členové skupiny byli zamýšleným publikem.
• Odesílat žádosti hromadně — odešlete žádosti o potvrzení všem členům skupiny jednou akcí, místo abyste lidi přidávali po jednom.
• Automatizovat e-maily se žádostmi — když jsou automatické e-maily se žádostmi zapnuté, ClearPolicy odešle žádosti hned po přidání lidí nebo dokumentů do skupiny, takže je nemusíte posílat ručně.
• Filtrovat členy podle stavu souladu — na kartě Lidé skupiny filtrujte členy podle stavu souladu a rychle najděte, u koho je potřeba navázat. Viz filtrování členů skupiny podle stavu níže.
• Filtrovat pohledy souladu — skupiny použijte k filtrování pohledu souladu dokumentu a omezte sestavy souladu na konkrétní část lidí.
• Spravovat členství — lidi do skupiny přidávejte nebo odebírejte kdykoli, aniž byste ovlivnili dokumenty nebo minulé žádosti.
• Přiřazovat správce skupiny — dejte konkrétním členům týmu přístup ke skupině, aniž by měli přístup k celé organizaci.

​

Správci skupiny

Správce skupiny je člen týmu, který může dohlížet na soulad přiřazených skupin. Tato role se hodí, když je někdo zodpovědný za konkrétní oddělení, tým, místo nebo skupinu dobrovolníků, ale nemá spravovat celou organizaci. Správci skupiny mohou:

• Zobrazit skupiny, které mají přiřazené.
• Kontrolovat průběh souladu v těchto skupinách.
• Odesílat chybějící žádosti k dokumentům a lidem přiřazeným skupině.
• Odesílat připomínky a prohlížet aktivitu žádostí v těchto skupinách.

Správci skupiny nevidí skupiny, které nemají přiřazené. Nemohou také spravovat nastavení organizace, fakturaci, členy týmu, sestavy, celý seznam lidí ani celý seznam dokumentů. Správce skupiny přiřadíte tak, že otevřete skupinu, otevřete Nastavení (ozubené kolo v záhlaví) a zvolíte členy týmu, kteří mají na skupinu dohlížet. Skupiny můžete přiřadit také v Nastavení > Členové týmu při pozvání nebo úpravě správce skupiny.

​

Filtrování členů skupiny podle stavu

Když otevřete kartu Lidé skupiny, můžete seznam členů filtrovat podle stavu souladu. Každé tlačítko stavu ukazuje počet, abyste na první pohled viděli, kolik členů do kategorie patří: Stav vyberte a seznam se zúží jen na lidi v této kategorii. Vyberte ho znovu a filtr se vymaže a zobrazí všechny členy skupiny. Když členové ještě potřebují žádosti k zveřejněným dokumentům přiřazeným skupině, na kartě Lidé se objeví Odeslat chybějící, abyste tyto žádosti odeslali hromadně. Návrhy se nezahrnou, dokud je nezveřejníte.

​

Průběh souladu ve skupinách

Karta Dokumenty i karta Lidé skupiny ukazují barevné pruhy průběhu souladu — ve stejném stylu jako hlavní seznamy dokumentů a lidí, ale omezené na členy a dokumenty skupiny.

• Na kartě Dokumenty každá karta dokumentu ukazuje, kolik členů skupiny dokončilo nejnovější verzi.
• Na kartě Lidé každá karta člena ukazuje, kolik dokumentů skupiny tato osoba dokončila.

Tyto pruhy vám umožní sledovat soulad konkrétního týmu nebo oddělení, aniž byste opustili stránku skupiny. Jak je číst, najdete v sledování souladu ve skupinách.

​

Podrobnosti dokumentů člena

Na kartě Lidé skupiny klikněte na řádek libovolného člena. Řádek se rozbalí a uvidíte rozpad souladu podle dokumentu. Rozbalený pohled ukazuje:

• Název dokumentu a odznak stavu — jestli je dokument dokončený, čeká, nebo se ještě musí odeslat.
• Datum dokončení — kdy osoba dokument dokončila, pokud už ho dokončila.
• Načasování žádosti — kdy byla žádost odeslána nebo naposledy připomenuta, abyste na první pohled viděli, jak dlouho žádost čeká.
• Rychlé akce — odeslat žádost, Připomenout, nebo zobrazit celou historii aktivity, aniž byste opustili stránku skupiny.

Kliknutím na řádek znovu ho sbalíte. Najednou se zobrazí podrobnosti jen jednoho člena, takže rozbalení jiného člena předchozí automaticky zavře.