Los documentos son la unidad principal de contenido en ClearPolicy. Cada documento representa una política, un formulario o cualquier otro contenido que necesites que las personas acusen de recibo. Un documento contiene un nombre, ajustes como la renovación y un historial completo de su contenido a través de revisiones.
¿Qué es un documento?
Un documento es el registro principal que reúne todo — su nombre, configuración, revisiones e historial de cumplimiento residen bajo un único documento. Cuando creas un documento, le das un nombre. Tras publicarlo, puedes enviar solicitudes de acuse de recibo para que las personas firmen electrónicamente y acusen de recibo la política.
Los documentos pueden asignarse a grupos para que equipos o departamentos enteros se incluyan automáticamente al enviar solicitudes.
Pestañas y configuración del documento
Al abrir un documento, ClearPolicy muestra tres pestañas:
- Cumplimiento (predeterminada) — quién está asignado, el estado de finalización y acciones como enviar solicitudes o recordatorios. Usa Agregar personas para asignar personas sin enviar una solicitud.
- Revisiones — versiones en borrador y publicadas con lista y vista previa. Crea un Nuevo borrador, edita borradores, publica y descarga archivos publicados.
- Configuración — nombre del documento, renovación, asignación de grupos, archivar y eliminar.
Abrir un documento siempre empieza en Cumplimiento. Cambia a Revisiones cuando necesites modificar el contenido o revisar el historial de versiones.
Archivar un documento
Archiva un documento desde Configuración cuando ya no lo necesites en las listas activas. Archivar un documento cancela las solicitudes de documentos abiertas de ese documento. El historial se conserva.
¿Qué es una revisión?
Una revisión es una instantánea versionada del contenido de tu documento. Cada documento comienza con una sola revisión y puedes crear otras nuevas en cualquier momento. Las revisiones tienen uno de estos dos estados:
- Borrador — la revisión se está redactando o editando y aún no está lista para enviar.
- Publicada — la revisión está finalizada y puede utilizarse para solicitudes de acuse de recibo.
El versionado importa porque permite actualizar un documento sin invalidar los registros ya en curso. Cada solicitud de acuse de recibo está vinculada de forma permanente a la revisión que estaba vigente cuando se envió — de modo que las finalizaciones anteriores siempre hacen referencia al contenido exacto que vio el destinatario.
Crear un documento
Cuando creas un nuevo documento, ClearPolicy inicia una primera revisión en borrador para ti. Puedes construir el contenido con cualquiera de estos métodos:
Editor de texto enriquecido
Subida de PDF o Word
Importación desde Google Drive
Importación desde OneDrive
Escribe y formatea tu contenido directamente en ClearPolicy utilizando el editor de texto enriquecido integrado. Es la forma más rápida de empezar, especialmente para políticas o formularios cortos que quieras mantener dentro de ClearPolicy.
Sube un PDF o documento de Word existente. Los archivos de Word se convierten a PDF. El archivo se convierte en el contenido de la revisión y se almacena para descarga y acuse de recibo.
Importa un documento desde Google Drive. ClearPolicy se conecta a tu cuenta de Google y trae el contenido del documento, facilitando mantener tu flujo de creación existente.
Importa un documento Word o PDF desde Microsoft OneDrive. Conéctalo en Configuración → Integraciones y elige Elegir desde OneDrive al crear un documento o una revisión.
Publicar una revisión
Una revisión debe publicarse antes de que puedas enviar solicitudes de acuse de recibo sobre ella. Publicar finaliza el contenido y lo hace disponible para distribución.
Termina la edición
Finaliza tu contenido en el editor o confirma que el archivo subido es correcto.
Publica la revisión
Haz clic en Publicar en la revisión. ClearPolicy finaliza el contenido y lo deja disponible para las solicitudes.
Envía solicitudes
Desde el documento, envía solicitudes de acuse de recibo a personas o grupos.
No puedes enviar solicitudes de acuse de recibo desde una revisión en borrador. Publica primero la revisión.
Descargar un documento publicado
Cada revisión publicada tiene un PDF descargable. Abre la pestaña Revisiones del documento, selecciona una revisión publicada y descarga el archivo para compartir, archivar o revisar fuera de ClearPolicy.
Actualizar contenido con una nueva revisión
Cuando necesites actualizar el contenido de un documento — para reflejar un cambio de política, corregir un error o añadir información nueva — crea un nuevo borrador en lugar de editar una revisión publicada. En la pestaña Revisiones, haz clic en Nuevo borrador, elige cómo añadir el contenido (editor, subida o importación desde la nube) y publica cuando esté listo.
Solo puede haber un borrador abierto a la vez. Si ya existe un borrador, ClearPolicy abre ese borrador en lugar de crear otro.
Cuando trabajas en un borrador después de la primera publicación, puedes añadir una nota opcional de Qué cambió. Aparece en el historial de revisiones de tu equipo y no se muestra a las personas que reciben el documento.
Una vez publicada una revisión, crea un nuevo borrador para realizar cambios. Las solicitudes ya enviadas permanecen vinculadas de forma permanente a su revisión original, por lo que los destinatarios que completaron una versión anterior aparecerán como desactualizados cuando publiques una actualización. Esto te ofrece una imagen clara de quién ha visto el contenido más reciente.
