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Documentation Index

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Un acuse de recibo es el registro que se crea cuando un destinatario confirma que ha leído y aceptado un documento. ClearPolicy gestiona todo el flujo: el envío de una solicitud por correo electrónico, guiar al destinatario a través de una sencilla página de finalización y almacenar un registro a prueba de manipulaciones de la respuesta. Los destinatarios no necesitan cuentas, aplicaciones ni descargas.

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Tipos de acuse de recibo

ClearPolicy admite dos tipos de acuse de recibo, que se establecen a nivel de documento y se pueden anular por solicitud:
El destinatario lee el documento y hace clic en un botón para confirmar que lo ha leído y entendido. Es la forma más sencilla de acuse de recibo — un solo clic, sin necesidad de escribir. Usa la confirmación de lectura para políticas y notificaciones en las que una lectura confirmada es suficiente.

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Cómo se envían las solicitudes

Cuando envías una solicitud de acuse de recibo, ClearPolicy:
  1. Crea un registro de solicitud vinculado a la revisión específica del documento y al destinatario.
  2. Genera un token único y personal para ese destinatario.
  3. Envía un correo electrónico al destinatario con un enlace que incluye su token.
Cada enlace es específico para una persona y una solicitud — no puede ser usado por nadie más.

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La experiencia del destinatario

El destinatario hace clic en el enlace de su correo electrónico y llega a una página pública que muestra el contenido del documento. La página no requiere inicio de sesión. Desde ahí, según el tipo de acuse de recibo:
  • Para una confirmación de lectura, hace clic para confirmar que ha leído el documento.
  • Para una firma, escribe su nombre en un campo y envía.
Una vez enviado, la página confirma su finalización y ofrece un recibo descargable. Si el remitente incluyó un mensaje para el destinatario, aparece como una nota destacada en la página de acuse de recibo y en el correo electrónico, dando al destinatario contexto adicional sobre por qué recibió la solicitud. Si la solicitud tiene una fecha límite de expiración, la página de acuse de recibo muestra un banner de aviso con la fecha límite para que el destinatario sepa cuándo necesita completarla. La fecha de expiración también aparece en los detalles de la solicitud en la página.
Los destinatarios acceden a su página de acuse de recibo únicamente a través de un enlace personal. Si pierden el correo electrónico, puedes enviarles un recordatorio desde ClearPolicy.

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Qué se registra

Cuando un destinatario completa una solicitud, ClearPolicy crea un registro de acuse de recibo que captura:
  • Marca de tiempo — la fecha y hora exactas de finalización.
  • Dirección IP — la dirección de red del dispositivo utilizado.
  • Agente de usuario — información sobre el navegador y el sistema operativo.
  • Nombre de la firma — para acuses de recibo de tipo firma, el nombre que escribió el destinatario.
  • Hash del documento — una huella criptográfica del contenido del documento en el momento de la firma, utilizada para verificar que el documento no ha sido alterado.
Estos detalles forman un registro auditable que se puede descargar como recibo.

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Ciclo de vida de la solicitud

Una solicitud de acuse de recibo pasa por los siguientes estados:
El correo electrónico se ha entregado al destinatario. Aún no ha abierto el enlace del acuse de recibo.
El destinatario ha abierto su enlace personal y ha visto el documento.
El destinatario ha completado la solicitud. Se ha creado un registro permanente de acuse de recibo.
La solicitud fue cancelada antes de que el destinatario la completara. Una solicitud puede cancelarse manualmente por tu equipo, o automáticamente por ClearPolicy cuando una revisión más reciente sustituye a la que se envió.
La solicitud superó su fecha de expiración sin ser completada. Las solicitudes expiradas ya no pueden ser completadas por el destinatario. Puedes configurar las solicitudes para que expiren automáticamente en los ajustes de tu organización.

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Solicitudes sustituidas

Cuando publicas una nueva revisión de un documento y envías nuevas solicitudes, ClearPolicy cancela automáticamente cualquier solicitud pendiente vinculada a una revisión anterior del mismo documento para la misma persona. Esto mantiene tu lista de solicitudes limpia y garantiza que los destinatarios solo reciban la última versión. Por ejemplo, si enviaste una solicitud para la versión 1 de una política y luego publicaste la versión 2 y enviaste nuevas solicitudes, cualquier solicitud aún pendiente de la versión 1 se cancela automáticamente. El registro de actividad de cada solicitud cancelada muestra “Sustituida por una revisión más reciente” para que puedas ver exactamente por qué se cerró.
Solo se ven afectadas las solicitudes pendientes. Las solicitudes que ya se hayan completado, expirado o cancelado manualmente no se modifican.

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Envío de recordatorios

Si una solicitud sigue pendiente, puedes enviar al destinatario un correo electrónico de recordatorio. El recordatorio entrega el mismo enlace personal a su bandeja de entrada para que pueda completar la solicitud sin buscar el correo original. También puedes configurar recordatorios automáticos para hacer seguimiento a los destinatarios según un calendario.
Usa los recordatorios para hacer seguimiento de las personas que han visto pero aún no han completado una solicitud — suele ser el empujón más eficaz para impulsar la finalización.

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Recibos descargables

Una vez completada una solicitud, hay un recibo en PDF disponible para descargar. El recibo incluye el contenido del documento, los detalles del acuse de recibo (marca de tiempo, dirección IP, tipo) y el nombre de la firma, si corresponde. Puedes usar los recibos para tus propios registros o como prueba de finalización ante auditores o partes interesadas.
Last modified on May 27, 2026