Cómo funcionan los acuses de recibo en ClearPolicy

Un acuse de recibo es el registro que se crea cuando un destinatario confirma que ha leído y aceptado un documento. ClearPolicy gestiona todo el flujo: el envío de una solicitud por correo electrónico, guiar al destinatario a través de una sencilla página de finalización y almacenar un registro a prueba de manipulaciones de la respuesta. Los destinatarios no necesitan cuentas, aplicaciones ni descargas.

​

Tipos de acuse de recibo

ClearPolicy admite dos tipos de acuse de recibo, que se establecen a nivel de documento y se pueden anular por solicitud:

​

Cómo se envían las solicitudes

Cuando envías una solicitud de acuse de recibo, ClearPolicy:

1. Crea un registro de solicitud vinculado a la revisión específica del documento y al destinatario.
2. Guarda el nombre y el correo del destinatario en la solicitud en el momento del envío.
3. Genera un token único y personal para ese destinatario.
4. Envía un correo electrónico al destinatario con un enlace que incluye su token.

Cada enlace es específico para una persona y una solicitud — no puede ser usado por nadie más.

​

La experiencia del destinatario

El destinatario hace clic en el enlace de su correo electrónico y llega a una página pública que muestra el contenido del documento. La página no requiere inicio de sesión. Desde ahí, según el tipo de acuse de recibo:

• Para una confirmación de lectura, hace clic para confirmar que ha leído el documento.
• Para una firma, escribe su nombre en un campo y envía.

Una vez enviado, la página confirma su finalización y ofrece un recibo descargable. Si la persona tiene otras solicitudes de documento pendientes, la página también muestra esos documentos en una sección Solicitudes pendientes. Después de completar el documento actual, puede hacer clic en Revisar siguiente documento para continuar con otra solicitud pendiente. Si el remitente incluyó un mensaje para el destinatario, aparece como una nota destacada en la página de acuse de recibo y en el correo electrónico, dando al destinatario contexto adicional sobre por qué recibió la solicitud. Si la solicitud tiene una fecha límite de expiración, la página de acuse de recibo muestra un banner de aviso con la fecha límite para que el destinatario sepa cuándo necesita completarla. La fecha de expiración también aparece en los detalles de la solicitud en la página.

​

Qué se registra

Cuando un destinatario completa una solicitud en línea, ClearPolicy crea un registro de acuse de recibo que captura:

• Marca de tiempo — la fecha y hora exactas de finalización.
• Dirección IP — la dirección de red del dispositivo utilizado.
• Agente de usuario — información sobre el navegador y el sistema operativo.
• Nombre de la firma — para acuses de recibo de tipo firma, el nombre que escribió el destinatario.
• Hash del documento — una huella criptográfica del contenido del documento en el momento de la firma, utilizada para verificar que el documento no ha sido alterado.

Estos detalles forman un registro electrónico auditable que se puede descargar como recibo con un certificado de acuse de recibo. Cuando un miembro del equipo registra papel en el expediente en su lugar, ClearPolicy almacena la copia en papel firmada subida, la marca de tiempo de finalización y qué miembro del equipo la registró — no los campos de firma electrónica anteriores.

​

Ciclo de vida de la solicitud

Una solicitud de acuse de recibo pasa por los siguientes estados: Los estados de fallo de entrega se aplican a solicitudes pendientes cuyo último correo no pudo entregarse. ClearPolicy no envía recordatorios para estas solicitudes. Para intentarlo de nuevo, corrige el correo de la persona si es necesario y cancela y reenvía la solicitud.

​

Solicitudes sustituidas

Cuando publicas una nueva revisión de un documento y envías nuevas solicitudes, ClearPolicy cancela automáticamente cualquier solicitud pendiente vinculada a una revisión anterior del mismo documento para la misma persona. Esto mantiene tu lista de solicitudes limpia y garantiza que los destinatarios solo reciban la última versión. Por ejemplo, si enviaste una solicitud para la versión 1 de una política y luego publicaste la versión 2 y enviaste nuevas solicitudes, cualquier solicitud aún pendiente de la versión 1 se cancela automáticamente. El registro de actividad de cada solicitud cancelada muestra “Sustituida por una revisión más reciente” para que puedas ver exactamente por qué se cerró.

​

Envío de recordatorios

Si una solicitud sigue pendiente, puedes enviar al destinatario un correo electrónico de recordatorio. El recordatorio entrega el mismo enlace personal a su bandeja de entrada para que pueda completar la solicitud sin buscar el correo original. También puedes configurar recordatorios automáticos para hacer seguimiento a los destinatarios según un calendario. ClearPolicy no envía recordatorios cuando la última entrega de correo de una solicitud falló. Consulta cuándo no se envían recordatorios para saber cómo hacer seguimiento después de un rebote o un problema de entrega.

​

Papel en el expediente

La finalización electrónica es la vía predeterminada: la persona abre su enlace y completa la solicitud en línea. Cuando alguien no puede o no quiere completar en línea — por ejemplo se requiere firma manuscrita, prefiere papel o no puede usar el enlace en ese paso — un miembro del equipo puede mantener un registro completo en ClearPolicy. Papel en el expediente significa que un miembro del equipo registra en una solicitud pendiente que obtuvo una firma manuscrita o un acuse en papel y sube la copia en papel firmada (PDF o imagen). Siempre se requiere un archivo.

​

Qué ocurre

1. Un miembro del equipo autorizado abre una solicitud pendiente.
2. Elige Registrar firma en papel.
3. Sube la copia en papel firmada y confirma que obtuvo la finalización manuscrita de esa persona.
4. ClearPolicy marca la solicitud como completada para esa revisión del documento. El estado de cumplimiento de esa revisión se actualiza igual que una finalización electrónica (normalmente Conforme cuando la solicitud es de la última revisión publicada).
5. Los recordatorios de esa solicitud se detienen. La actividad muestra Firma en papel registrada.

​

Diferencia con la finalización electrónica

El papel en el expediente no es una firma electrónica según ESIGN o UETA. Prefiere la finalización electrónica cuando sea práctica. Usa papel en el expediente cuando necesites un solo lugar para el seguimiento de cumplimiento y la persona no pueda terminar en línea. Para el flujo paso a paso, consulta registrar papel en el expediente.

​

Recibos descargables

Una vez que una solicitud se completa en línea, hay un recibo en PDF disponible para descargar. El recibo incluye el contenido del documento, los detalles del acuse de recibo (marca de tiempo, dirección IP, tipo), el nombre de la firma si corresponde y un certificado electrónico de acuse de recibo. Para finalizaciones con papel en el expediente, elige Descargar archivo subido para obtener la copia en papel firmada que subió tu equipo. No hay certificado electrónico para finalizaciones en papel.