Personas y grupos en ClearPolicy

Documentation Index

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Las personas son los destinatarios de tus solicitudes de acuse de recibo. Son los individuos que necesitas que acepten o firmen tus documentos. Los grupos te permiten organizar a las personas en colecciones reutilizables, de modo que puedas asignar documentos y enviar solicitudes a equipos o departamentos enteros a la vez.

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Personas

Cada persona en ClearPolicy tiene:

• Nombre — su nombre completo, utilizado en solicitudes y recibos.
• Correo electrónico — donde se entregan los correos de solicitud de acuse de recibo.
• Teléfono (opcional) — almacenado como referencia.

Las personas no necesitan crear una cuenta ni iniciar sesión. Reciben un enlace personal por correo electrónico y completan la solicitud directamente en su navegador.

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Seguimiento del origen

ClearPolicy rastrea de dónde proviene cada persona, para que siempre sepas cómo fue añadida:

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Grupos

Un grupo es una colección de personas con nombre y reutilizable. Los grupos te dan un único lugar para definir un conjunto de destinatarios — por equipo, departamento, rol, ubicación o cualquier otro criterio — y luego hacer referencia a ese grupo en múltiples documentos. Cada grupo tiene:

• Nombre — una etiqueta corta que identifica al grupo (por ejemplo, “Todo el personal” o “Conductores voluntarios”).
• Descripción (opcional) — una nota más larga que explica el propósito del grupo. La descripción aparece en la tarjeta del grupo para que tu equipo pueda entender rápidamente quién pertenece al grupo y por qué existe.
• Mensaje predeterminado para el destinatario (opcional) — una plantilla de mensaje que se rellena automáticamente cuando envías solicitudes desde este grupo. Aún puedes editar el mensaje antes de enviar cada solicitud. Consulta mensajes para el destinatario para más detalles.
• Correos automáticos de solicitud — un interruptor que controla si ClearPolicy envía automáticamente correos de solicitud cuando añades personas o documentos al grupo. Activado por defecto en grupos nuevos. Consulta correos automáticos de solicitud para más detalles.
• Gestores de grupo (opcional) — miembros del equipo asignados para supervisar el cumplimiento de este grupo.

Qué puedes hacer con los grupos:

• Asignar documentos — vincula uno o más documentos a un grupo para que los miembros del grupo sean la audiencia prevista.
• Enviar solicitudes en bloque — envía solicitudes de acuse de recibo a todos los miembros de un grupo con una sola acción, en lugar de añadir personas una a una.
• Automatizar los correos de solicitud — con los correos automáticos de solicitud activados, ClearPolicy envía las solicitudes en cuanto añades personas o documentos al grupo, para que no tengas que enviarlas manualmente.
• Filtrar miembros por estado de cumplimiento — en la pestaña Personas del grupo, filtra los miembros por su estado de cumplimiento para encontrar rápidamente a quién hay que hacer seguimiento. Consulta filtrar miembros del grupo por estado más abajo.
• Filtrar vistas de cumplimiento — usa los grupos para filtrar la vista de cumplimiento del documento y limitar los informes de cumplimiento a un subconjunto específico de personas.
• Gestionar pertenencia — añade o elimina personas de un grupo en cualquier momento sin afectar a documentos o solicitudes anteriores.
• Asignar gestores de grupo — da a miembros específicos del equipo acceso al grupo sin darles acceso a toda la organización.

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Gestores de grupo

Un gestor de grupo es un miembro del equipo que puede supervisar el cumplimiento de los grupos asignados. Este rol es útil cuando alguien es responsable de un departamento, equipo, ubicación o grupo de voluntarios específico, pero no debe gestionar toda la organización. Los gestores de grupo pueden:

• Ver los grupos que tienen asignados.
• Revisar el progreso de cumplimiento dentro de esos grupos.
• Enviar las solicitudes faltantes para los documentos y personas asignados al grupo.
• Enviar recordatorios y ver la actividad de las solicitudes de esos grupos.

Los gestores de grupo no pueden ver grupos no asignados. Tampoco pueden gestionar la configuración de la organización, la facturación, los miembros del equipo, los informes, la lista completa de personas ni la lista completa de documentos. Para asignar gestores de grupo, abre el grupo, ve a Configuración y elige los miembros del equipo que deben supervisarlo. También puedes asignar grupos desde Configuración > Miembros al invitar o editar a un gestor de grupo.

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Filtrar miembros del grupo por estado

Cuando abres la pestaña Personas de un grupo, puedes filtrar la lista de miembros por estado de cumplimiento. Cada botón de estado muestra un recuento para que veas de un vistazo cuántos miembros pertenecen a cada categoría: Selecciona un estado para limitar la lista solo a las personas de esa categoría. Vuelve a seleccionarlo para borrar el filtro y mostrar a todos los miembros del grupo.

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Progreso de cumplimiento dentro de los grupos

Tanto la pestaña Documentos como la pestaña Personas de un grupo muestran barras de progreso de cumplimiento codificadas por colores — el mismo estilo utilizado en las listas principales de documentos y personas, pero limitado a los miembros y documentos del grupo.

• En la pestaña Documentos, cada tarjeta de documento muestra cuántos miembros del grupo han completado la última revisión.
• En la pestaña Personas, cada tarjeta de miembro muestra cuántos documentos del grupo ha completado esa persona.

Estas barras de progreso te permiten monitorear el cumplimiento de un equipo o departamento concreto sin salir de la página del grupo. Para más detalles sobre cómo leerlas, consulta seguimiento del cumplimiento en los grupos.

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Ver los detalles de los documentos de un miembro

En la pestaña Personas del grupo, haz clic en la fila de cualquier miembro para expandirla en línea y ver un desglose por documento de su cumplimiento. La vista expandida muestra:

• Nombre del documento y insignia de estado — si el documento se ha completado, está pendiente o aún debe enviarse.
• Fecha de finalización — cuándo terminó la persona el documento, si corresponde.
• Tiempos de la solicitud — cuándo se envió o cuándo se recordó por última vez, para que sepas de un vistazo cuánto tiempo lleva pendiente una solicitud.
• Acciones rápidas — envía una solicitud, manda un recordatorio o consulta el historial de actividad completo sin salir de la página del grupo.

Haz clic de nuevo en la fila para contraerla. Solo se muestran los detalles de un miembro a la vez, por lo que al expandir otro miembro se cierra automáticamente el anterior.