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El seguimiento del cumplimiento en ClearPolicy te ofrece una vista en tiempo real de la situación de cada persona en cada documento. En lugar de revisar solicitudes individuales, puedes ver de un vistazo quién ha completado qué, quién sigue pendiente y quién necesita volver a aceptar porque el documento se ha actualizado desde su última respuesta. Cuando necesites revisar solicitudes pendientes una por una, usa la página Solicitudes de toda la organización. Reúne las solicitudes de documentos activas que aún requieren seguimiento.

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Qué significan las métricas de cumplimiento

En ClearPolicy, cumplimiento significa la finalización de las solicitudes de documento asignadas (acuses de recibo de políticas capturados con firma electrónica) en la versión publicada actual de cada documento — no si alguien cumple legalmente o sigue tus políticas en la práctica. Las puntuaciones del panel, las barras de progreso y las insignias de estado reflejan el seguimiento administrativo de confirmaciones dentro de la cuenta de tu organización. No tienen en cuenta:
  • Personas que no están añadidas en ClearPolicy
  • Políticas o documentos que no has subido y asignado
  • Si alguien leyó, entendió o se comporta según la política después de firmar
Usa estas métricas para ver quién aún debe completar una solicitud y para mantener registros de confirmación listos para auditorías.

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Indicadores de progreso de cumplimiento

ClearPolicy muestra el progreso del cumplimiento directamente en las listas de Documentos y Personas para que puedas detectar problemas sin abrir registros individuales. Cada documento muestra cuántas de las personas asignadas han completado la última revisión. Cada persona muestra cuántos de los documentos que tiene asignados ha completado. Ambos utilizan una barra de progreso codificada por colores:
  • Rojo (por debajo del 50%) — necesita atención inmediata.
  • Amarillo (50%–79%) — avanza, pero aún no está completo.
  • Verde (80% o más) — al día o totalmente cumplido.
Estos indicadores se actualizan automáticamente a medida que las personas completan solicitudes o publicas nuevas revisiones. Para más detalles sobre cómo usarlos, consulta seguimiento del cumplimiento.

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Vista de cumplimiento por documento

Al abrir un documento vas a la pestaña Cumplimiento por defecto. Muestra el estado de finalización de cada persona asignada. Puedes ver:
  • Cuántas personas han aceptado la última revisión.
  • Cuántas tienen una solicitud abierta pero aún no la han completado.
  • Cuántas han aceptado una revisión anterior y ahora están desactualizadas.
  • Cuántas no tienen aún ninguna solicitud enviada.
Si aún no hay una revisión publicada, Cumplimiento te indica que debes publicar primero (usa la pestaña Revisiones). Usa Agregar personas para asignar personas al documento sin enviar una solicitud. Puedes filtrar la lista por estado de cumplimiento y buscar por nombre o correo electrónico. Cuando el documento está asignado a grupos (en Configuración), también aparece un filtro Grupos para limitar los resultados a un equipo o departamento sin salir del documento. Desde esta vista puedes actuar directamente — enviar solicitudes faltantes, mandar recordatorios o revisar la actividad individual — sin salir del documento.

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Vista de cumplimiento por persona

Abre una persona desde Personas y aterrizas en su pestaña Documentos. El encabezado muestra su nombre y grupos; abre la pestaña Configuración para el correo, el teléfono y el resto de la configuración.
  • Documentos — lista cada documento asignado a la persona con su estado, fecha de finalización y acciones rápidas para enviar solicitudes, mandar recordatorios o ver la actividad. Cambia entre documentos asignados actualmente y anteriormente, imprime un informe de cumplimiento o añade documentos.
  • Solicitudes — cada solicitud enviada a la persona, incluido el estado, el momento y el seguimiento de entrega cuando un correo falló.
Estas vistas son útiles cuando una persona te plantea una duda o cuando necesitas confirmar que una persona concreta ha completado todos los documentos requeridos.

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Estados de cumplimiento

ClearPolicy hace seguimiento de los siguientes estados para cada combinación persona–documento:
Se ha enviado una solicitud pero la persona aún no la ha completado. La solicitud puede estar en estado enviado o vista.
La persona ha aceptado la revisión actual publicada del documento. No se requiere ninguna acción.
La persona aceptó una revisión anterior. Se ha publicado una revisión más reciente, por lo que su finalización ya no refleja el contenido más actual.
Algo requiere tu revisión — por ejemplo, una solicitud que expiró antes de que la persona la completara, o una combinación de estados que deja a la persona en una situación poco clara.
La persona está asignada al documento pero nunca se le ha enviado una solicitud.

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Historial de actividad

Cada solicitud de acuse de recibo tiene una línea de tiempo de actividad que muestra un registro cronológico de los eventos: cuándo se creó la solicitud, cuándo se envió, cuándo la vio el destinatario, cuándo la completó y los recordatorios que se enviaron en el camino. Puedes ver e imprimir esta línea de tiempo con fines de auditoría.

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Descarga de recibos y registros de auditoría

Para cada acuse de recibo completado en línea, puedes descargar un recibo en PDF que incluye:
  • El contenido del documento en el momento de la firma.
  • El nombre, el correo electrónico y la marca de tiempo de finalización del destinatario.
  • La dirección IP y la información del navegador registradas al firmar.
  • El nombre de la firma escrito por el destinatario.
  • Un certificado electrónico de acuse de recibo.
Para finalizaciones registradas como papel en el expediente, descarga Descargar archivo subido. Ese archivo es la copia en papel firmada que subió tu equipo. Las finalizaciones en papel no incluyen un certificado electrónico. Consulta papel en el expediente. ClearPolicy firma digitalmente los PDF de certificado electrónico antes de la descarga. Una firma válida ayuda a confirmar que el PDF fue emitido por ClearPolicy y no se ha modificado después de sellarse. Este sello es independiente de la firma electrónica de la persona en el registro de acuse de recibo. Algunos lectores de PDF pueden mostrar el certificado de firma de ClearPolicy como autoemitido o no confiable según una autoridad de certificación pública; eso por sí solo no significa que el archivo se haya alterado. Para más detalle, consulta Seguridad. También puedes imprimir la línea de tiempo de actividad completa de una solicitud, lo que ofrece un registro de extremo a extremo apto para auditorías o revisiones internas. Para mantener las líneas de tiempo impresas concisas, los eventos consecutivos “visto” que se producen en un margen de diez minutos se agrupan en una única línea que muestra el número total de visualizaciones — por ejemplo, “Visto (3 veces).”

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Renovación automática al publicar una revisión

Cuando publicas una nueva revisión de un documento, todas las finalizaciones anteriores pasan automáticamente a Desactualizado. Esto es intencional: la nueva revisión refleja contenido actualizado y necesitas saber quién ha visto la versión más reciente.
Publicar una nueva revisión no cancela ni modifica ninguna solicitud abierta existente. Las solicitudes en curso siguen haciendo referencia a la revisión para la que se enviaron. Las finalizaciones de esas solicitudes se marcarán como desactualizadas cuando lleguen, ya que ahora existe una revisión más reciente.
Después de publicar una actualización, usa la vista de cumplimiento del documento para enviar solicitudes faltantes a todos los que necesiten volver a aceptar. Puedes enviarlas a todas las personas sin una finalización actual en una sola acción.

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El cumplimiento está limitado a tu organización

Todos los datos de cumplimiento — personas, documentos, solicitudes y registros de acuse de recibo — están limitados a tu organización. Otras organizaciones no pueden ver tus datos y los miembros de tu equipo solo ven registros dentro de la cuenta de tu organización.
Última modificación el 20 de agosto de 2026