Les documents sont l’unité de contenu principale dans ClearPolicy. Chaque document représente une politique, un formulaire ou tout autre contenu que vous souhaitez faire accuser réception. Un document contient un nom, des paramètres tels que le renouvellement, et un historique complet de son contenu via les révisions.
Qu’est-ce qu’un document ?
Un document est l’enregistrement parent qui relie tout — son nom, ses paramètres, ses révisions et son historique de conformité vivent tous sous un seul document. Lorsque vous créez un document, vous lui donnez un nom. Après publication, vous pouvez envoyer des demandes d’accusé de réception pour que les personnes signent électroniquement et accusent réception de la politique.
Les documents peuvent être affectés à des groupes afin que des équipes ou des services entiers soient automatiquement inclus lorsque vous envoyez des demandes.
Onglets et paramètres du document
Lorsque vous ouvrez un document, ClearPolicy affiche trois onglets :
- Conformité (par défaut) — qui est affecté, le statut d’achèvement et des actions comme l’envoi de demandes ou de rappels. Utilisez Ajouter des personnes pour affecter des personnes sans envoyer de demande.
- Révisions — versions brouillon et publiées avec liste et aperçu. Créez un Nouveau brouillon, modifiez les brouillons, publiez et téléchargez les fichiers publiés.
- Paramètres — nom du document, renouvellement, affectation aux groupes, archivage et suppression.
Ouvrir un document commence toujours sur Conformité. Passez à Révisions lorsque vous devez modifier le contenu ou consulter l’historique des versions.
Archiver un document
Archivez un document depuis Paramètres lorsque vous n’en avez plus besoin dans les listes actives. Archiver un document annule les demandes de documents ouvertes pour ce document. L’historique est conservé.
Qu’est-ce qu’une révision ?
Une révision est un instantané versionné du contenu de votre document. Chaque document commence avec une seule révision, et vous pouvez en créer de nouvelles à tout moment. Les révisions existent dans l’un de deux états :
- Brouillon — la révision est en cours de rédaction ou d’édition et n’est pas encore prête à être envoyée.
- Publiée — la révision a été finalisée et peut être utilisée pour des demandes de validation.
Le versionnement est important car il vous permet de mettre à jour un document sans invalider les enregistrements déjà en cours. Chaque demande de validation est liée de manière permanente à la révision qui était actuelle lors de l’envoi de la demande — ainsi, les validations plus anciennes font toujours référence au contenu exact que le destinataire a vu.
Créer un document
Lorsque vous créez un nouveau document, ClearPolicy démarre pour vous une première révision en brouillon. Vous pouvez construire votre contenu avec l’une de ces méthodes :
Éditeur de texte enrichi
Import PDF ou Word
Import Google Drive
Import OneDrive
Rédigez et mettez en forme votre contenu directement dans ClearPolicy à l’aide de l’éditeur de texte enrichi intégré. C’est le moyen le plus rapide de commencer, en particulier pour les politiques ou formulaires courts que vous souhaitez maintenir dans ClearPolicy.
Importez un PDF ou un document Word existant. Les fichiers Word sont convertis en PDF. Le fichier devient le contenu de la révision et est stocké pour téléchargement et validation.
Importez un document depuis Google Drive. ClearPolicy se connecte à votre compte Google et récupère le contenu du document, ce qui facilite la conservation de votre flux de rédaction existant.
Importez un document Word ou un PDF depuis Microsoft OneDrive. Connectez-vous sous Paramètres → Intégrations, puis choisissez Choisir depuis OneDrive lors de la création d’un document ou d’une révision.
Publier une révision
Une révision doit être publiée avant que vous puissiez envoyer des demandes de validation à son sujet. La publication finalise le contenu et le rend disponible pour la distribution.
Terminer la rédaction
Finalisez votre contenu dans l’éditeur ou confirmez que votre fichier importé est correct.
Publier la révision
Cliquez sur Publier sur la révision. ClearPolicy finalise le contenu et le rend disponible pour les demandes.
Envoyer des demandes
Depuis le document, envoyez des demandes de validation à des individus ou à des groupes.
Vous ne pouvez pas envoyer de demandes de validation depuis une révision en brouillon. Publiez d’abord la révision.
Télécharger un document publié
Chaque révision publiée dispose d’un PDF téléchargeable. Ouvrez l’onglet Révisions du document, sélectionnez une révision publiée et téléchargez le fichier pour le partager, l’archiver ou l’examiner en dehors de ClearPolicy.
Mettre à jour le contenu avec une nouvelle révision
Lorsque vous devez mettre à jour le contenu d’un document — pour refléter un changement de politique, corriger une erreur ou ajouter de nouvelles informations — créez un nouveau brouillon plutôt que de modifier une révision publiée. Dans l’onglet Révisions, cliquez sur Nouveau brouillon, choisissez comment ajouter le contenu (éditeur, téléversement ou import cloud), puis publiez lorsque vous êtes prêt.
Vous ne pouvez avoir qu’un seul brouillon ouvert à la fois. Si un brouillon existe déjà, ClearPolicy ouvre ce brouillon au lieu d’en créer un autre.
Lorsque vous travaillez sur un brouillon après la première publication, vous pouvez ajouter une note facultative Ce qui a changé. Elle apparaît dans l’historique des révisions pour votre équipe et n’est pas affichée aux personnes qui reçoivent le document.
Une fois qu’une révision est publiée, créez un nouveau brouillon pour apporter des modifications. Les demandes déjà envoyées restent liées de manière permanente à leur révision d’origine, donc les destinataires qui ont terminé une version antérieure apparaîtront comme obsolètes lorsque vous publierez une mise à jour. Cela vous donne une image claire de qui a vu le contenu le plus récent.
