Personnes et groupes dans ClearPolicy

Documentation Index

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Les personnes sont les destinataires de vos demandes de validation. Ce sont les individus qui doivent valider ou signer vos documents. Les groupes vous permettent d’organiser les personnes en collections réutilisables afin que vous puissiez affecter des documents et envoyer des demandes à des équipes ou services entiers en une seule fois.

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Personnes

Chaque personne dans ClearPolicy possède :

• Nom — son nom complet, utilisé dans les demandes et les reçus.
• E-mail — où les e-mails de demande de validation sont délivrés.
• Téléphone (facultatif) — stocké à titre de référence.

Les personnes n’ont pas besoin de créer un compte ni de se connecter. Elles reçoivent un lien personnel par e-mail et terminent la demande directement dans leur navigateur.

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Suivi de l’origine

ClearPolicy suit l’origine de chaque personne, afin que vous sachiez toujours comment elle a été ajoutée :

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Groupes

Un groupe est une collection nommée et réutilisable de personnes. Les groupes vous donnent un seul endroit pour définir un ensemble de destinataires — par équipe, service, rôle, emplacement ou tout autre critère — puis référencer ce groupe dans plusieurs documents. Chaque groupe possède :

• Nom — une étiquette courte qui identifie le groupe (par exemple, « Tout le personnel » ou « Conducteurs bénévoles »).
• Description (facultatif) — une note plus longue qui explique le but du groupe. La description apparaît sur la carte du groupe afin que votre équipe puisse rapidement comprendre qui appartient au groupe et pourquoi il existe.
• Message destinataire par défaut (facultatif) — un modèle de message qui est automatiquement pré-rempli lorsque vous envoyez des demandes depuis ce groupe. Vous pouvez toujours modifier le message avant l’envoi de chaque demande. Voir messages aux destinataires pour plus de détails.
• E-mails de demande automatiques — un commutateur qui contrôle si ClearPolicy envoie automatiquement des e-mails de demande lorsque vous ajoutez des personnes ou des documents au groupe. Activé par défaut sur les nouveaux groupes. Voir e-mails de demande automatiques pour plus de détails.
• Gestionnaires de groupe (facultatif) — membres d’équipe affectés à la supervision de la conformité de ce groupe.

Ce que vous pouvez faire avec les groupes :

• Affecter des documents — liez un ou plusieurs documents à un groupe afin que les membres du groupe soient le public visé.
• Envoyer des demandes en masse — envoyez des demandes de validation à tous les membres d’un groupe en une seule action, plutôt que d’ajouter les personnes une par une.
• Automatiser les e-mails de demande — avec les e-mails de demande automatiques activés, ClearPolicy envoie les demandes dès que vous ajoutez des personnes ou des documents au groupe, vous n’avez donc pas à les envoyer manuellement.
• Filtrer les membres par statut de conformité — sur l’onglet Personnes du groupe, filtrez les membres par leur statut de conformité pour trouver rapidement qui nécessite un suivi. Voir filtrer les membres du groupe par statut ci-dessous.
• Filtrer les vues de conformité — utilisez les groupes pour filtrer la vue de conformité du document et restreindre les rapports de conformité à un sous-ensemble spécifique de vos personnes.
• Gérer l’appartenance — ajoutez ou retirez des personnes d’un groupe à tout moment sans affecter les documents ou les demandes passées.
• Affecter des gestionnaires de groupe — donnez à des membres d’équipe spécifiques l’accès au groupe sans leur donner un accès à l’échelle de l’organisation.

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Gestionnaires de groupe

Un gestionnaire de groupe est un membre d’équipe qui peut superviser la conformité des groupes qui lui sont affectés. Ce rôle est utile lorsque quelqu’un est responsable d’un service, d’une équipe, d’un emplacement ou d’un groupe de bénévoles spécifique, mais ne doit pas gérer l’ensemble de l’organisation. Les gestionnaires de groupe peuvent :

• Voir les groupes qui leur sont affectés.
• Examiner la progression de la conformité au sein de ces groupes.
• Envoyer les demandes manquantes pour les documents et les personnes affectés au groupe.
• Envoyer des rappels et consulter l’activité des demandes au sein de ces groupes.

Les gestionnaires de groupe ne peuvent pas voir les groupes non affectés. Ils ne peuvent pas non plus gérer les paramètres de l’organisation, la facturation, les membres de l’équipe, les rapports, la liste complète des personnes ou la liste complète des documents. Pour affecter des gestionnaires de groupe, ouvrez le groupe, allez dans Paramètres et choisissez les membres d’équipe qui doivent superviser le groupe. Vous pouvez également affecter des groupes depuis Paramètres > Membres lors de l’invitation ou de la modification d’un gestionnaire de groupe.

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Filtrer les membres du groupe par statut

Lorsque vous ouvrez l’onglet Personnes d’un groupe, vous pouvez filtrer la liste des membres par statut de conformité. Chaque bouton de statut affiche un décompte afin que vous puissiez voir d’un coup d’œil combien de membres tombent dans chaque catégorie : Sélectionnez un statut pour restreindre la liste aux seules personnes de cette catégorie. Sélectionnez-le à nouveau pour effacer le filtre et afficher tous les membres du groupe.

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Progression de la conformité au sein des groupes

L’onglet Documents et l’onglet Personnes d’un groupe affichent des barres de progression de conformité à code couleur — du même style que celles utilisées sur les listes principales de documents et de personnes, mais limitées aux membres et documents du groupe.

• Sur l’onglet Documents, chaque carte de document indique combien de membres du groupe ont terminé la dernière révision.
• Sur l’onglet Personnes, chaque carte de membre indique combien de documents du groupe cette personne a terminés.

Ces barres de progression vous permettent de surveiller la conformité d’une équipe ou d’un service spécifique sans quitter la page du groupe. Pour plus de détails sur la façon de les lire, consultez suivi de la conformité dans les groupes.

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Consulter les détails des documents d’un membre

Sur l’onglet Personnes du groupe, cliquez sur la ligne de n’importe quel membre pour la développer en ligne et voir une ventilation par document de sa conformité. La vue développée affiche :

• Nom du document et badge de statut — si le document a été terminé, est en attente ou doit encore être envoyé.
• Date de finalisation — quand la personne a terminé le document, le cas échéant.
• Calendrier de la demande — quand la demande a été envoyée ou rappelée pour la dernière fois, afin que vous puissiez voir en un coup d’œil depuis combien de temps une demande est en suspens.
• Actions rapides — envoyez une demande, envoyez un rappel ou consultez l’historique d’activité complet sans quitter la page du groupe.

Cliquez à nouveau sur la ligne pour la réduire. Les détails d’un seul membre sont affichés à la fois, donc le développement d’un autre membre referme automatiquement le précédent.