Suivi de la conformité dans ClearPolicy

Documentation Index

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Le suivi de la conformité dans ClearPolicy vous donne une vision en temps réel de la situation de chaque personne pour chaque document. Plutôt que de fouiller dans des demandes individuelles, vous pouvez voir d’un coup d’œil qui a terminé quoi, qui est encore en attente et qui doit revalider parce que le document a été mis à jour depuis sa dernière réponse.

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Indicateurs de progression de la conformité

ClearPolicy affiche la progression de la conformité directement sur vos listes Documents et Personnes afin que vous puissiez repérer les problèmes sans ouvrir les enregistrements individuels. Chaque document indique combien de personnes affectées ont terminé la dernière révision. Chaque personne indique combien de documents qui lui sont affectés elle a terminés. Les deux utilisent une barre de progression à code couleur :

• Rouge (en dessous de 50 %) — nécessite une attention immédiate.
• Jaune (50 %–79 %) — progresse mais n’est pas encore terminé.
• Vert (80 % et plus) — sur la bonne voie ou pleinement conforme.

Ces indicateurs se mettent à jour automatiquement à mesure que les personnes terminent des demandes ou que vous publiez de nouvelles révisions. Pour plus de détails sur leur utilisation, consultez suivre la conformité.

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Vue de conformité par document

L’onglet de conformité de chaque document affiche le statut de finalisation de chaque personne affectée. Vous pouvez voir :

• Combien de personnes ont validé la dernière révision.
• Combien ont une demande ouverte mais ne l’ont pas encore terminée.
• Combien ont validé une révision antérieure et sont désormais obsolètes.
• Combien n’ont pas encore reçu de demande.

Vous pouvez filtrer la liste par statut de conformité, rechercher par nom ou e-mail et restreindre les résultats à des groupes spécifiques à l’aide du filtre de groupe. Cela facilite la vérification de la conformité d’une équipe ou d’un service en particulier sans quitter le document. Depuis cette vue, vous pouvez agir directement — envoyer les demandes manquantes, envoyer des rappels ou examiner l’activité individuelle — sans quitter le document.

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Vue de conformité par personne

Le profil de chaque personne dispose de deux vues qui vous aident à comprendre sa conformité :

• Aperçu — affiche une jauge de conformité, le nombre de documents, le temps de réponse moyen et les coordonnées de la personne (e-mail, téléphone, groupes et date d’ajout).
• Documents — répertorie chaque document affecté à la personne avec son statut, sa date de finalisation et des actions rapides pour envoyer des demandes, envoyer des rappels ou consulter l’activité.

Utilisez l’onglet Demandes pour voir chaque demande envoyée à la personne, y compris le statut actuel et la date à laquelle elle a terminé ou interagi pour la dernière fois. Ces vues sont utiles lorsqu’une personne vous contacte avec une question, ou lorsque vous devez confirmer qu’une personne particulière a terminé tous les documents requis.

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Statuts de conformité

ClearPolicy suit les statuts suivants pour chaque combinaison personne–document :

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Historique d’activité

Chaque demande de validation possède une chronologie d’activité qui présente un journal chronologique des événements : quand la demande a été créée, quand elle a été envoyée, quand le destinataire l’a consultée, quand il l’a terminée et les rappels envoyés en cours de route. Vous pouvez consulter et imprimer cette chronologie à des fins d’audit.

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Téléchargement des reçus et des pistes d’audit

Pour chaque validation terminée, vous pouvez télécharger un reçu PDF qui inclut :

• Le contenu du document au moment de la signature.
• Le nom, l’e-mail et l’horodatage de finalisation du destinataire.
• L’adresse IP et les informations du navigateur enregistrées lors de la signature.
• Le nom de signature saisi, pour les validations de type signature.

Vous pouvez également imprimer la chronologie d’activité complète d’une demande, ce qui fournit un enregistrement de bout en bout adapté aux audits ou aux examens internes. Pour garder les chronologies imprimées concises, les événements « consulté » consécutifs qui se produisent dans un intervalle de dix minutes sont regroupés en une seule ligne indiquant le nombre total de consultations — par exemple, « Consulté (3 fois) ».

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Renouvellement automatique lors de la publication d’une révision

Lorsque vous publiez une nouvelle révision d’un document, toutes les validations précédentes deviennent automatiquement obsolètes. C’est volontaire : la nouvelle révision reflète un contenu mis à jour et vous devez savoir qui a vu la dernière version.

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La conformité est limitée à votre organisation

Toutes les données de conformité — personnes, documents, demandes et enregistrements de validation — sont limitées à votre organisation. Les autres organisations ne peuvent pas voir vos données, et les membres de votre équipe ne voient que les enregistrements au sein du compte de votre organisation.