Comment fonctionnent les validations dans ClearPolicy

Une validation est l’enregistrement créé lorsqu’un destinataire confirme avoir lu et accepté un document. ClearPolicy gère l’ensemble du flux : envoi d’une demande par e-mail, guidage du destinataire à travers une page de finalisation simple et stockage d’un enregistrement infalsifiable de la réponse. Aucun compte, application ou téléchargement n’est requis pour les destinataires.

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Types de validation

ClearPolicy prend en charge deux types de validation, que vous définissez au niveau du document et pouvez remplacer par demande :

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Comment les demandes sont envoyées

Lorsque vous envoyez une demande de validation, ClearPolicy :

1. Crée un enregistrement de demande lié à la révision spécifique du document et au destinataire.
2. Enregistre le nom et l’e-mail du destinataire sur la demande au moment de l’envoi.
3. Génère un jeton unique et personnel pour ce destinataire.
4. Envoie un e-mail au destinataire contenant un lien qui inclut son jeton.

Chaque lien est spécifique à une personne et à une demande — il ne peut être utilisé par personne d’autre.

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L’expérience du destinataire

Le destinataire clique sur le lien dans son e-mail et arrive sur une page publique qui affiche le contenu du document. La page ne nécessite aucune connexion. De là, selon le type de validation :

• Pour un accusé de lecture, il clique pour confirmer qu’il a lu le document.
• Pour une signature, il saisit son nom dans un champ et envoie.

Une fois envoyée, la page confirme sa finalisation et propose un reçu téléchargeable. Si la personne a d’autres demandes de documents en attente, la page affiche aussi ces documents dans une section Demandes en attente. Après avoir terminé le document actuel, elle peut cliquer sur Examiner le document suivant pour continuer avec une autre demande en attente. Si l’expéditeur a inclus un message au destinataire, il apparaît comme une note mise en évidence sur la page de validation et dans l’e-mail, donnant au destinataire un contexte supplémentaire sur la raison pour laquelle il a reçu la demande. Si la demande a une date limite d’expiration, la page de validation affiche une bannière d’avertissement avec la date limite afin que le destinataire sache quand il doit la terminer. La date d’expiration apparaît également dans les détails de la demande sur la page.

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Ce qui est enregistré

Lorsqu’un destinataire termine une demande en ligne, ClearPolicy crée un enregistrement de validation qui capture :

• Horodatage — la date et l’heure exactes de la finalisation.
• Adresse IP — l’adresse réseau de l’appareil utilisé.
• User-Agent — les informations sur le navigateur et le système d’exploitation.
• Nom de la signature — pour les validations de type signature, le nom saisi par le destinataire.
• Empreinte du document — une empreinte cryptographique du contenu du document au moment de la signature, utilisée pour vérifier que le document n’a pas été altéré.

Ces détails forment un enregistrement électronique auditable qui peut être téléchargé sous forme de reçu avec un certificat de validation. Lorsqu’un membre de l’équipe enregistre plutôt un papier au dossier, ClearPolicy stocke la copie papier signée importée, l’horodatage de finalisation et le membre de l’équipe qui l’a enregistrée — pas les champs de signature électronique ci-dessus.

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Cycle de vie d’une demande

Une demande de validation passe par les statuts suivants : Les statuts d’échec de livraison s’appliquent aux demandes en attente dont le dernier e-mail n’a pas pu être livré. ClearPolicy n’envoie pas de rappels pour ces demandes. Pour réessayer, corrigez l’e-mail de la personne si nécessaire et annulez et renvoyez la demande.

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Demandes remplacées

Lorsque vous publiez une nouvelle révision d’un document et envoyez de nouvelles demandes, ClearPolicy annule automatiquement toutes les demandes en attente liées à une révision antérieure du même document pour la même personne. Cela garde votre liste de demandes propre et garantit que les destinataires ne reçoivent que la dernière version. Par exemple, si vous avez envoyé une demande pour la version 1 d’une politique, puis publié la version 2 et envoyé de nouvelles demandes, toute demande encore en attente de la version 1 est automatiquement annulée. Le journal d’activité de chaque demande annulée affiche « Remplacée par une révision plus récente » afin que vous puissiez voir exactement pourquoi elle a été fermée.

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Envoi de rappels

Si une demande est toujours en attente, vous pouvez envoyer au destinataire un e-mail de rappel. Le rappel délivre le même lien personnel dans sa boîte de réception afin qu’il puisse terminer la demande sans rechercher l’e-mail original. Vous pouvez également configurer des rappels automatiques pour effectuer un suivi des destinataires selon un calendrier. ClearPolicy n’envoie pas de rappels lorsque la dernière livraison d’e-mail d’une demande a échoué. Consultez quand les rappels ne sont pas envoyés pour savoir comment relancer après un rebond ou un problème de livraison.

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Papier au dossier

La finalisation électronique est le chemin par défaut : la personne ouvre son lien et termine la demande en ligne. Lorsqu’une personne ne peut ou ne veut pas terminer en ligne — par exemple une signature manuscrite est requise, elle préfère le papier, ou elle ne peut pas utiliser le lien pour cette étape — un membre de l’équipe peut quand même conserver un dossier complet dans ClearPolicy. Papier au dossier signifie qu’un membre de l’équipe enregistre sur une demande en attente qu’il a obtenu une signature manuscrite ou un accusé sur papier et importe la copie papier signée (PDF ou image). Un fichier est toujours requis.

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Ce qui se passe

1. Un membre de l’équipe autorisé ouvre une demande en attente.
2. Il choisit Enregistrer une signature papier.
3. Il importe la copie papier signée et confirme qu’il a obtenu la finalisation manuscrite de cette personne.
4. ClearPolicy marque la demande comme terminée pour cette révision du document. Le statut de conformité pour cette révision se met à jour comme pour une finalisation électronique (généralement Conforme lorsque la demande porte sur la dernière révision publiée).
5. Les rappels s’arrêtent pour cette demande. L’activité affiche Signature papier enregistrée.

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Différence avec la finalisation électronique

Le papier au dossier n’est pas une signature électronique au sens de l’ESIGN ou de l’UETA. Préférez la finalisation électronique dès qu’elle est praticable. Utilisez le papier au dossier lorsque vous avez besoin d’un seul lieu pour le suivi de conformité et que la personne ne peut pas terminer en ligne. Pour le flux étape par étape, voir enregistrer un papier au dossier.

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Reçus téléchargeables

Une fois qu’une demande est terminée en ligne, un reçu au format PDF est disponible en téléchargement. Le reçu contient le contenu du document, les détails de la validation (horodatage, adresse IP, type), le nom de la signature le cas échéant et un certificat électronique de validation. Pour les finalisations papier au dossier, choisissez Télécharger le fichier importé pour obtenir la copie papier signée importée par votre équipe. Il n’y a pas de certificat électronique pour les finalisations papier.