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Documentation Index

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Une validation est l’enregistrement créé lorsqu’un destinataire confirme avoir lu et accepté un document. ClearPolicy gère l’ensemble du flux : envoi d’une demande par e-mail, guidage du destinataire à travers une page de finalisation simple et stockage d’un enregistrement infalsifiable de la réponse. Aucun compte, application ou téléchargement n’est requis pour les destinataires.

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Types de validation

ClearPolicy prend en charge deux types de validation, que vous définissez au niveau du document et pouvez remplacer par demande :
Le destinataire lit le document et clique sur un bouton pour confirmer qu’il l’a lu et compris. C’est la forme la plus simple de validation — un clic, sans saisie requise. Utilisez l’accusé de lecture pour les politiques et avis où une lecture confirmée est suffisante.

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Comment les demandes sont envoyées

Lorsque vous envoyez une demande de validation, ClearPolicy :
  1. Crée un enregistrement de demande lié à la révision spécifique du document et au destinataire.
  2. Génère un jeton unique et personnel pour ce destinataire.
  3. Envoie un e-mail au destinataire contenant un lien qui inclut son jeton.
Chaque lien est spécifique à une personne et à une demande — il ne peut être utilisé par personne d’autre.

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L’expérience du destinataire

Le destinataire clique sur le lien dans son e-mail et arrive sur une page publique qui affiche le contenu du document. La page ne nécessite aucune connexion. De là, selon le type de validation :
  • Pour un accusé de lecture, il clique pour confirmer qu’il a lu le document.
  • Pour une signature, il saisit son nom dans un champ et envoie.
Une fois envoyée, la page confirme sa finalisation et propose un reçu téléchargeable. Si l’expéditeur a inclus un message au destinataire, il apparaît comme une note mise en évidence sur la page de validation et dans l’e-mail, donnant au destinataire un contexte supplémentaire sur la raison pour laquelle il a reçu la demande. Si la demande a une date limite d’expiration, la page de validation affiche une bannière d’avertissement avec la date limite afin que le destinataire sache quand il doit la terminer. La date d’expiration apparaît également dans les détails de la demande sur la page.
Les destinataires accèdent à leur page de validation uniquement via un lien personnel. S’ils perdent l’e-mail, vous pouvez leur envoyer un rappel depuis ClearPolicy.

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Ce qui est enregistré

Lorsqu’un destinataire termine une demande, ClearPolicy crée un enregistrement de validation qui capture :
  • Horodatage — la date et l’heure exactes de la finalisation.
  • Adresse IP — l’adresse réseau de l’appareil utilisé.
  • User-Agent — les informations sur le navigateur et le système d’exploitation.
  • Nom de la signature — pour les validations de type signature, le nom saisi par le destinataire.
  • Empreinte du document — une empreinte cryptographique du contenu du document au moment de la signature, utilisée pour vérifier que le document n’a pas été altéré.
Ces détails forment un enregistrement auditable qui peut être téléchargé sous forme de reçu.

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Cycle de vie d’une demande

Une demande de validation passe par les statuts suivants :
L’e-mail a été remis au destinataire. Il n’a pas encore ouvert le lien de validation.
Le destinataire a ouvert son lien personnel et consulté le document.
Le destinataire a terminé la demande. Un enregistrement de validation permanent a été créé.
La demande a été annulée avant que le destinataire ne la termine. Une demande peut être annulée manuellement par votre équipe ou automatiquement par ClearPolicy lorsqu’une révision plus récente remplace celle pour laquelle la demande a été envoyée.
La demande a dépassé sa date d’expiration sans être terminée. Les demandes expirées ne peuvent plus être terminées par le destinataire. Vous pouvez configurer les demandes pour qu’elles expirent automatiquement dans les paramètres de votre organisation.

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Demandes remplacées

Lorsque vous publiez une nouvelle révision d’un document et envoyez de nouvelles demandes, ClearPolicy annule automatiquement toutes les demandes en attente liées à une révision antérieure du même document pour la même personne. Cela garde votre liste de demandes propre et garantit que les destinataires ne reçoivent que la dernière version. Par exemple, si vous avez envoyé une demande pour la version 1 d’une politique, puis publié la version 2 et envoyé de nouvelles demandes, toute demande encore en attente de la version 1 est automatiquement annulée. Le journal d’activité de chaque demande annulée affiche « Remplacée par une révision plus récente » afin que vous puissiez voir exactement pourquoi elle a été fermée.
Seules les demandes en attente sont concernées. Les demandes déjà terminées, expirées ou annulées manuellement ne sont pas modifiées.

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Envoi de rappels

Si une demande est toujours en attente, vous pouvez envoyer au destinataire un e-mail de rappel. Le rappel délivre le même lien personnel dans sa boîte de réception afin qu’il puisse terminer la demande sans rechercher l’e-mail original. Vous pouvez également configurer des rappels automatiques pour effectuer un suivi des destinataires selon un calendrier.
Utilisez les rappels pour relancer les personnes qui ont consulté une demande mais ne l’ont pas encore terminée — c’est souvent l’incitation la plus efficace pour favoriser la finalisation.

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Reçus téléchargeables

Une fois qu’une demande est terminée, un reçu au format PDF est disponible en téléchargement. Le reçu contient le contenu du document, les détails de la validation (horodatage, adresse IP, type) et le nom de la signature le cas échéant. Vous pouvez utiliser les reçus pour vos propres dossiers ou comme preuve de finalisation auprès d’auditeurs ou de parties prenantes.
Last modified on May 27, 2026