Sledovat, kdo podepsal a kdo čeká

ClearPolicy nabízí několik způsobů, jak sledovat soulad: od souhrnných ukazatelů průběhu v seznamech dokumentů a lidí přes stránku Žádosti celé organizace až po podrobné pohledy u dokumentu a u osoby. Používejte je společně, abyste měli jasný přehled o stavu a o tom, kdo ještě musí jednat.

​

Stránka Žádosti

Stránka Žádosti je nejlepší místo, kde projít nedokončené žádosti o dokumenty v celé organizaci. Ukazuje každou žádost podle osoby a dokumentu. Filtry jsou Nevyřízeno, Nezobrazeno, Zobrazeno, Připomenuto, Dokončeno, Zrušeno/vypršelo a Vše. Tuto stránku použijte, když se rozhodujete, co řešit dál. Ze seznamu můžete odeslat připomínku, otevřít časovou osu aktivity žádosti, stáhnout dokončený dokument, nebo žádost zrušit či nechat vypršet, pokud už se nemá dokončit. Postup krok za krokem najdete v správě žádostí.

​

Průběh souladu v seznamu dokumentů

Stránka Dokumenty ukáže každý dokument na první pohled: která verze je zveřejněná, jestli ještě čeká návrh, které skupiny ho používají a jak daleko jsou přiřazení lidé u nejnovější verze. Každá karta dokumentu ukazuje:

• Název dokumentu — pod ním krátký řádek se zveřejněnou verzí a datem (například Verze 2 a kdy byla zveřejněná), nebo Ještě nezveřejněno, pokud nic není aktivní. Pokud se dokument obnovuje podle plánu, uvidíte to také tady.
• Stav — například Zveřejněno nebo Nový návrh, když čeká nezveřejněný návrh.
• Skupiny — štítky skupin, které tento dokument obsahují. Pokud skupiny nejsou nastavené, oblast zůstane prázdná.
• Ukazatel průběhu, který se plní podle procenta lidí, kteří dokončili nejnovější verzi, plus počet jako „3 z 10 lidí“ a procento.

Ukazatel průběhu je barevně odlišený, abyste rychle našli dokumenty, které potřebují pozornost: Pokud k dokumentu není nikdo přiřazený, karta místo ukazatele ukáže „Žádní lidé“.

​

Průběh souladu v seznamu lidí

Stránka Lidé ukazuje podobný ukazatel průběhu na kartě každé osoby. Říká, kolik ze svých přiřazených dokumentů každá osoba dokončila. Každá karta osoby ukazuje:

• Štítek stavu — V pořádku, Čeká, Vyžaduje pozornost nebo Nezačato — podle celkového dokončení dokumentů.
• Ukazatel průběhu, který se plní podle procenta přiřazených dokumentů, které osoba potvrdila.
• Počet jako „5 z 8 dokumentů“, který ukazuje, kolik je dokončených oproti kolika přiřazeným.

Platí stejné barevné prahy — červená pod 50 %, žlutá mezi 50 % a 79 % a zelená od 80 % výše. Pokud osoba nemá přiřazené žádné dokumenty, karta ukáže „Žádné dokumenty“.

​

Pohled souladu dokumentu

Otevřením libovolného dokumentu se dostanete na záložku Soulad (výchozí pohled). Tento seznam ukazuje každou osobu přiřazenou k dokumentu spolu s jejím aktuálním stavem. Na první pohled uvidíte, kdo dokončil nejnovější verzi, kdo čeká a u koho je potřeba navázat. Pokud dokument ještě nemá zveřejněnou verzi, Soulad vysvětlí, že nejdřív musíte zveřejnit — otevřete Verze, dokončete návrh a zveřejněte ho, než budete stav sledovat tady.

​

Přidat lidi

Na záložce Soulad použijte Přidat lidi, abyste k tomuto dokumentu přiřadili lidi bez odeslání žádosti. Přiřazení lidé se objeví v seznamu souladu, abyste je mohli sledovat a odeslat žádosti, až budete připraveni. Přidání lidí jim nepošle e-mail.

​

Filtrovat podle skupiny

Když je tento dokument přiřazený k jedné nebo více skupinám (v Nastavení dokumentu, přes ozubené kolo v záhlaví), nad seznamem se objeví filtr Skupiny. Použijte ho, abyste zobrazili jen lidi, kteří patří do vybraných skupin. Pokud dokument není přiřazený k žádné skupině, filtr Skupiny je skrytý — filtry stavu a hledání dál fungují. Hodí se to, když potřebujete zkontrolovat soulad konkrétního týmu nebo oddělení — například zjistit, kteří členové skupiny „Dobrovolníci“ dokončili předpis o prověření.

​

Detailní pohled osoby

Otevřete osobu v sekci Lidé a zkontrolujte její soulad. ClearPolicy ve výchozím stavu otevře záložku Dokumenty této osoby — stejný princip jako otevření dokumentu na Souladu. Záhlaví ukazuje jméno osoby a členství ve skupinách (nebo Žádné skupiny). Odeslat žádost použijte k odeslání žádosti o dokument této osobě. Ozubené kolo otevře Nastavení pro e-mail, telefon, skupiny, archivaci a smazání.

​

Záložka Dokumenty

Záložka Dokumenty je hlavní místo, kde uvidíte stav osoby. Přepínejte mezi Aktuálně přiřazené a Dříve přiřazené. Tisk použijte pro sestavu souladu jedné osoby, nebo Přidat dokument k přiřazení dalších dokumentů. Každý přiřazený dokument ukazuje:

• Název dokumentu — pod ním krátký řádek se zveřejněnou verzí a datem, nebo Ještě nezveřejněno. Pokud se dokument obnovuje podle plánu, uvidíte to také tady.
• Štítek stavu — například Podepsáno, Potvrzeno, Čeká na podpis, Zastaralé, Obnova do nebo Nevyžádáno, podle toho, jak daleko je tato osoba u daného dokumentu.
• Naposledy potvrzeno — kdy osoba tento dokument naposledy dokončila, pokud to platí.
• Akce — co můžete udělat dál, závisí na stavu:
  • Pokud ještě potřebují žádost (nebo novou po aktualizaci či obnově), hlavním tlačítkem je Vyžádat podpis (nebo Odeslat žádost).
  • Pokud je žádost už otevřená, je k dispozici Připomenout k odeslání připomínky.
  • Pokud mají aktuální verzi dokončenou, hlavním tlačítkem je Stáhnout podepsaný dokument. Odeslání další žádosti je v nabídce řádku.
  • V nabídce otevřete historii aktivity a další možnosti.

​

Záložka Žádosti

Záložka Žádosti ukazuje každou žádost odeslanou této osobě, včetně názvu dokumentu, stavu žádosti a data odeslání nebo dokončení. Objeví se tu také upozornění na kontrolu doručení, když se e-mail žádosti nepodařilo doručit. Tuto záložku použijte, když potřebujete podrobný přehled, co bylo odesláno a co je ještě otevřené.

​

Pohled souladu skupiny

Otevřete skupinu ze Skupin v postranním panelu a pracujte na úrovni týmu nebo oddělení. Skupiny se otevřou na záložce Lidé, kde můžete členy filtrovat podle stavu souladu a navázat. Záložku Dokumenty použijte pro průběh podle dokumentu uvnitř skupiny. Seznam Skupiny také ukazuje míru dokončení každé skupiny, počet lidí a počet dokumentů, abyste nejdřív vybrali skupinu, která potřebuje pozornost.

​

Soulad na záložce dokumentů skupiny

Záložka Dokumenty skupiny funguje jako hlavní seznam dokumentů, ale jen v rozsahu skupiny — do průběhu se počítají jen lidé, kteří jsou členy této skupiny. Každá karta dokumentu ukazuje:

• Název dokumentu — s verzí a datem (nebo Ještě nezveřejněno) a obnovou, když platí.
• Ukazatel průběhu s procentem členů skupiny, kteří dokončili nejnovější verzi, plus počet jako „5 z 12 lidí“ a procento.

Platí stejné barevné prahy — červená pod 50 %, žlutá mezi 50 % a 79 % a zelená od 80 % výše. Pokud k dokumentu není přiřazený žádný člen skupiny, karta ukáže „Žádní lidé“.

​

Soulad na záložce lidí skupiny

Na záložce Lidé každá karta člena ukazuje ukazatel průběhu souladu, který sleduje, kolik dokumentů skupiny tato osoba dokončila. Každá karta osoby ukazuje:

• Štítek stavu — V pořádku, Čeká, Vyžaduje pozornost nebo Nezačato — podle dokončení dokumentů skupiny.
• Ukazatel průběhu s procentem dokumentů skupiny, které osoba dokončila.
• Počet jako „3 z 5 dokumentů“, který ukazuje, kolik je hotových oproti kolika přiřazeným přes skupinu.

Tlačítky filtru stavu zužte seznam podle stavu souladu — V pořádku, Čeká, Vyžaduje pozornost nebo Nezačato. Každé tlačítko ukazuje počet, abyste rychle viděli, kolik členů spadá do každé kategorie. Kliknutím na řádek člena ho rozbalíte a uvidíte přehled po dokumentech včetně stavu dokumentu, data dokončení a toho, kdy šla poslední žádost nebo připomínka. Z rozbaleného řádku můžete odesílat žádosti, posílat připomínky nebo zobrazit celou historii aktivity. Když lidé ve skupině ještě potřebují žádosti k zveřejněným dokumentům, na záložce Lidé se objeví Odeslat chybějící. Použijte ho k hromadnému odeslání těchto žádostí. Mezery u návrhů dokumentů se nezahrnou, dokud dokument nezveřejníte. Další podrobnosti o stavech souladu skupin najdete v lidech a skupinách.

​

Stavy žádostí

​

Papír v evidenci v pohledech souladu

Některá dokončení zaznamená člen týmu jako papír v evidenci místo dokončení online. Tito lidé se u dané verze dokumentu stále počítají jako dokončení. Štítky stavu mohou tiše ukazovat poznámku Papír v evidenci (například indikátor nahrání), abyste poznali způsob, aniž byste papír brali jako samostatný stav souladu. Jak zaznamenat papír u čekající žádosti, najdete v zaznamenání papíru v evidenci.

​

Stažení dokladu o dokončení

U žádostí dokončených online si můžete stáhnout doklad auditní stopy (podepsaný dokument s elektronickým certifikátem). Doklad obsahuje jméno příjemce, dokument a verzi, kterou potvrdil, časové razítko a další metadata zachycená v okamžiku dokončení. U dokončení papír v evidenci zvolte Stáhnout nahraný soubor a získejte podepsanou papírovou kopii. U papíru elektronický certifikát není. Možnost stažení najdete v akcích řádku žádosti nebo v pohledu aktivity žádosti.

​

Historie aktivity

Každá žádost má časovou osu aktivity s celou posloupností událostí: kdy byla žádost odeslána, kdy příjemce dokument zobrazil a kdy dokončil potvrzení. Žádost otevřete ze stránky Žádosti, ze záložky souladu nebo ze záložky žádostí osoby a zobrazte protokol aktivity.