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Documentation Index

Fetch the complete documentation index at: https://docs.clearpolicy.app/llms.txt

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Dokumente sind die zentrale Inhaltseinheit in ClearPolicy. Jedes Dokument steht für eine Richtlinie, ein Formular oder einen anderen Inhalt, den Personen bestätigen oder unterschreiben sollen. Ein Dokument enthält einen Namen, einen Standard-Bestätigungstyp und einen vollständigen Verlauf seines Inhalts durch Revisionen.

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Was ist ein Dokument?

Ein Dokument ist der übergeordnete Datensatz, der alles zusammenführt — sein Name, seine Einstellungen, Revisionen und sein Compliance-Verlauf liegen alle unter einem einzigen Dokument. Wenn du ein Dokument erstellst, gibst du ihm einen Namen und wählst einen Standard-Bestätigungstyp: Kenntnisnahme oder Unterschrift. Diese Vorgabe gilt für neue Anfragen, die aus dem Dokument heraus versendet werden, kann aber pro Anfrage überschrieben werden. Dokumente können Gruppen zugewiesen werden, sodass ganze Teams oder Abteilungen automatisch einbezogen werden, wenn du Anfragen sendest.

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Was ist eine Revision?

Eine Revision ist eine versionierte Momentaufnahme des Inhalts deines Dokuments. Jedes Dokument beginnt mit einer einzigen Revision, und du kannst jederzeit neue erstellen. Revisionen befinden sich in einem von zwei Zuständen:
  • Entwurf — die Revision wird verfasst oder bearbeitet und ist noch nicht zum Versand bereit.
  • Veröffentlicht — die Revision ist fertiggestellt und kann für Bestätigungsanfragen verwendet werden.
Versionierung ist wichtig, weil sie es dir erlaubt, ein Dokument zu aktualisieren, ohne bereits laufende Datensätze ungültig zu machen. Jede Bestätigungsanfrage ist dauerhaft mit der Revision verknüpft, die zum Zeitpunkt des Versands aktuell war — frühere Abschlüsse verweisen also stets auf den genauen Inhalt, den der Empfänger gesehen hat.

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Ein Dokument erstellen

Wenn du ein neues Dokument erstellst, startet ClearPolicy für dich eine erste Entwurfsrevision. Du kannst deinen Inhalt auf eine von drei Arten aufbauen:
Schreibe und formatiere deinen Inhalt direkt in ClearPolicy mit dem integrierten Rich-Text-Editor. Das ist der schnellste Einstieg, besonders für kürzere Richtlinien oder Formulare, die du in ClearPolicy pflegen möchtest.
Du kannst auch von einer Vorlage ausgehen — ein vorbereiteter Ausgangspunkt, der die Revision mit anpassbarem Standardinhalt befüllt.

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Eine Revision veröffentlichen

Eine Revision muss veröffentlicht werden, bevor du Bestätigungsanfragen darauf versenden kannst. Beim Veröffentlichen wird der Inhalt finalisiert und für die Verteilung verfügbar gemacht.
1

Bearbeitung abschließen

Schließe deinen Inhalt im Editor ab oder bestätige, dass deine hochgeladene Datei korrekt ist.
2

Revision veröffentlichen

Klicke auf der Revision auf Veröffentlichen. ClearPolicy finalisiert den Inhalt und stellt ihn für Anfragen bereit.
3

Anfragen senden

Versende vom Dokument aus Bestätigungsanfragen an Einzelpersonen oder Gruppen.
Du kannst keine Bestätigungsanfragen aus einer Entwurfsrevision senden. Veröffentliche die Revision zuerst.

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Ein veröffentlichtes Dokument herunterladen

Jede veröffentlichte Revision verfügt über ein herunterladbares PDF. Du kannst es direkt aus der Dokumentansicht herunterladen, um es außerhalb von ClearPolicy weiterzugeben, zu archivieren oder zu überprüfen.

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Inhalt mit einer neuen Revision aktualisieren

Wenn du den Inhalt eines Dokuments aktualisieren musst — um eine Richtlinienänderung abzubilden, einen Fehler zu korrigieren oder neue Informationen hinzuzufügen — erstelle eine neue Revision, anstatt die veröffentlichte zu bearbeiten.
Sobald eine Revision veröffentlicht ist, erstelle eine neue Revision, um Änderungen vorzunehmen. Bereits versendete Anfragen bleiben dauerhaft mit ihrer ursprünglichen Revision verknüpft, sodass Empfänger, die eine frühere Version abgeschlossen haben, beim Veröffentlichen eines Updates als veraltet erscheinen. So erhältst du ein klares Bild davon, wer den aktuellen Inhalt gesehen hat.
Wenn du nach Veröffentlichung einer aktualisierten Revision neue Anfragen sendest, werden alle ausstehenden Anfragen, die mit der vorherigen Revision verknüpft sind, automatisch storniert. Das bedeutet, dass Empfänger keine widersprüchlichen Anfragen für dasselbe Dokument erhalten — sie müssen nur auf die neueste Version reagieren.
Last modified on May 27, 2026