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Dokumente sind die zentrale Inhaltseinheit in ClearPolicy. Jedes Dokument steht für eine Richtlinie, ein Formular oder einen anderen Inhalt, den Personen bestätigen sollen. Ein Dokument enthält einen Namen, Einstellungen wie Erneuerung und einen vollständigen Verlauf seines Inhalts durch Revisionen.

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Was ist ein Dokument?

Ein Dokument ist der übergeordnete Datensatz, der alles zusammenführt — sein Name, Einstellungen wie Erneuerung und ein vollständiger Inhaltsverlauf über Revisionen liegen alle unter einem einzigen Dokument. Wenn du ein Dokument erstellst, gibst du ihm einen Namen. Nach der Veröffentlichung kannst du Anfragen senden, damit Personen die Richtlinie elektronisch unterschreiben und bestätigen. Dokumente können Gruppen zugewiesen werden, sodass ganze Teams oder Abteilungen automatisch einbezogen werden, wenn du Anfragen sendest.

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Dokument-Tabs und Einstellungen

Wenn du ein Dokument öffnest, zeigt ClearPolicy drei Tabs:
  • Compliance (Standard) — wer zugewiesen ist, Abschlussstatus und Aktionen wie Anfragen oder Erinnerungen senden. Nutze Personen hinzufügen, um Personen zuzuweisen, ohne eine Anfrage zu senden.
  • Revisionen — Entwürfe und veröffentlichte Versionen mit Liste und Vorschau. Erstelle einen Neuen Entwurf, bearbeite Entwürfe, veröffentliche und lade veröffentlichte Dateien herunter.
  • Einstellungen — Dokumentname, Erneuerung, Gruppenzuweisung, Archivieren und Löschen.
Ein geöffnetes Dokument startet immer auf Compliance. Wechsle zu Revisionen, wenn du Inhalte ändern oder den Versionsverlauf prüfen möchtest.

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Ein Dokument archivieren

Archiviere ein Dokument unter Einstellungen, wenn du es nicht mehr in aktiven Listen brauchst. Das Archivieren eines Dokuments storniert offene Dokumentanfragen zu diesem Dokument. Der Verlauf bleibt erhalten.

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Was ist eine Revision?

Eine Revision ist eine versionierte Momentaufnahme des Inhalts deines Dokuments. Jedes Dokument beginnt mit einer einzigen Revision, und du kannst jederzeit neue erstellen. Revisionen befinden sich in einem von zwei Zuständen:
  • Entwurf — die Revision wird verfasst oder bearbeitet und ist noch nicht zum Versand bereit.
  • Veröffentlicht — die Revision ist fertiggestellt und kann für Bestätigungsanfragen verwendet werden.
Versionierung ist wichtig, weil sie es dir erlaubt, ein Dokument zu aktualisieren, ohne bereits laufende Datensätze ungültig zu machen. Jede Bestätigungsanfrage ist dauerhaft mit der Revision verknüpft, die zum Zeitpunkt des Versands aktuell war — frühere Abschlüsse verweisen also stets auf den genauen Inhalt, den der Empfänger gesehen hat.

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Ein Dokument erstellen

Wenn du ein neues Dokument erstellst, startet ClearPolicy für dich eine erste Entwurfsrevision. Du kannst deinen Inhalt auf eine dieser Arten aufbauen:
Schreibe und formatiere deinen Inhalt direkt in ClearPolicy mit dem integrierten Rich-Text-Editor. Das ist der schnellste Einstieg, besonders für kürzere Richtlinien oder Formulare, die du in ClearPolicy pflegen möchtest.
Du kannst auch von einer Vorlage ausgehen — ein vorbereiteter Ausgangspunkt, der die Revision mit anpassbarem Standardinhalt befüllt.

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Eine Revision veröffentlichen

Eine Revision muss veröffentlicht werden, bevor du Bestätigungsanfragen darauf versenden kannst. Beim Veröffentlichen wird der Inhalt finalisiert und für die Verteilung verfügbar gemacht.
1

Bearbeitung abschließen

Schließe deinen Inhalt im Editor ab oder bestätige, dass deine hochgeladene Datei korrekt ist.
2

Revision veröffentlichen

Klicke auf der Revision auf Veröffentlichen. ClearPolicy finalisiert den Inhalt und stellt ihn für Anfragen bereit.
3

Anfragen senden

Versende vom Dokument aus Bestätigungsanfragen an Einzelpersonen oder Gruppen.
Du kannst keine Bestätigungsanfragen aus einer Entwurfsrevision senden. Veröffentliche die Revision zuerst.

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Ein veröffentlichtes Dokument herunterladen

Jede veröffentlichte Revision verfügt über ein herunterladbares PDF. Öffne den Tab Revisionen des Dokuments, wähle eine veröffentlichte Revision und lade die Datei herunter, um sie außerhalb von ClearPolicy weiterzugeben, zu archivieren oder zu überprüfen.

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Inhalt mit einer neuen Revision aktualisieren

Wenn du den Inhalt eines Dokuments aktualisieren musst — um eine Richtlinienänderung abzubilden, einen Fehler zu korrigieren oder neue Informationen hinzuzufügen — erstelle eine neue Entwurfsrevision, anstatt eine veröffentlichte zu bearbeiten. Im Tab Revisionen klicke auf Neuer Entwurf, wähle, wie du Inhalt hinzufügst (Editor, Upload oder Cloud-Import), und veröffentliche, wenn du bereit bist. Es kann nur einen offenen Entwurf gleichzeitig geben. Wenn bereits ein Entwurf existiert, öffnet ClearPolicy diesen Entwurf, anstatt einen weiteren zu erstellen. Wenn du nach der ersten Veröffentlichung an einem Entwurf arbeitest, kannst du optional Was geändert wurde notieren. Die Notiz erscheint im Revisionsverlauf für dein Team und wird Personen, die das Dokument erhalten, nicht angezeigt.
Sobald eine Revision veröffentlicht ist, erstelle einen neuen Entwurf, um Änderungen vorzunehmen. Bereits versendete Anfragen bleiben dauerhaft mit ihrer ursprünglichen Revision verknüpft, sodass Empfänger, die eine frühere Version abgeschlossen haben, beim Veröffentlichen eines Updates als veraltet erscheinen. So erhältst du ein klares Bild davon, wer den aktuellen Inhalt gesehen hat.
Wenn du nach Veröffentlichung einer aktualisierten Revision neue Anfragen sendest, werden alle ausstehenden Anfragen, die mit der vorherigen Revision verknüpft sind, automatisch storniert. Das bedeutet, dass Empfänger keine widersprüchlichen Anfragen für dasselbe Dokument erhalten — sie müssen nur auf die neueste Version reagieren.
Zuletzt geändert am 22. August 2026