Personen und Gruppen in ClearPolicy

Documentation Index

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Personen sind die Empfänger deiner Bestätigungsanfragen. Sie sind die Einzelpersonen, die deine Dokumente bestätigen oder unterschreiben sollen. Mit Gruppen kannst du Personen in wiederverwendbare Sammlungen organisieren, sodass du Dokumente zuweisen und Anfragen auf einmal an ganze Teams oder Abteilungen senden kannst.

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Personen

Jede Person in ClearPolicy hat:

• Name — ihr vollständiger Name, der in Anfragen und Belegen verwendet wird.
• E-Mail — wohin Anfrage-E-Mails geliefert werden.
• Telefon (optional) — zur Referenz gespeichert.

Personen müssen kein Konto erstellen oder sich anmelden. Sie erhalten einen persönlichen Link per E-Mail und schließen die Anfrage direkt in ihrem Browser ab.

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Herkunftsnachverfolgung

ClearPolicy verfolgt, woher jede Person stammt, damit du immer weißt, wie sie hinzugefügt wurde:

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Gruppen

Eine Gruppe ist eine benannte, wiederverwendbare Sammlung von Personen. Gruppen geben dir einen einzigen Ort, an dem du einen Empfängerkreis definieren kannst — nach Team, Abteilung, Rolle, Standort oder einem anderen Kriterium — und diese Gruppe dann über mehrere Dokumente hinweg referenzieren kannst. Jede Gruppe hat:

• Name — eine kurze Bezeichnung, die die Gruppe identifiziert (zum Beispiel „Alle Mitarbeitenden“ oder „Fahrende Freiwillige“).
• Beschreibung (optional) — eine längere Notiz, die den Zweck der Gruppe erklärt. Die Beschreibung erscheint auf der Gruppenkarte, damit dein Team schnell verstehen kann, wer zur Gruppe gehört und warum sie existiert.
• Standard-Empfängernachricht (optional) — eine Nachrichtenvorlage, die automatisch ausgefüllt wird, wenn du Anfragen aus dieser Gruppe sendest. Du kannst die Nachricht vor dem Versand jeder Anfrage weiterhin bearbeiten. Siehe Empfängernachrichten für Details.
• Automatische Anfrage-E-Mails — ein Schalter, der steuert, ob ClearPolicy automatisch Anfrage-E-Mails sendet, wenn du Personen oder Dokumente zur Gruppe hinzufügst. Bei neuen Gruppen standardmäßig aktiviert. Siehe automatische Anfrage-E-Mails für Details.
• Gruppenleitende (optional) — Teammitglieder, die für die Compliance dieser Gruppe verantwortlich sind.

Was du mit Gruppen tun kannst:

• Dokumente zuweisen — verknüpfe ein oder mehrere Dokumente mit einer Gruppe, sodass die Gruppenmitglieder die vorgesehene Zielgruppe sind.
• Anfragen in großen Mengen senden — sende Bestätigungsanfragen an alle Mitglieder einer Gruppe in einer einzigen Aktion, statt Personen einzeln hinzuzufügen.
• Anfrage-E-Mails automatisieren — bei aktivierten automatischen Anfrage-E-Mails sendet ClearPolicy Anfragen, sobald du Personen oder Dokumente zur Gruppe hinzufügst, sodass du sie nicht manuell versenden musst.
• Mitglieder nach Compliance-Status filtern — filtere im Tab Personen der Gruppe die Mitglieder nach Compliance-Status, um schnell zu finden, wer nachverfolgt werden muss. Siehe Gruppenmitglieder nach Status filtern unten.
• Compliance-Ansichten filtern — verwende Gruppen, um die Compliance-Ansicht des Dokuments zu filtern und Compliance-Berichte auf eine bestimmte Teilmenge deiner Personen einzugrenzen.
• Mitgliedschaft verwalten — füge Personen jederzeit zu einer Gruppe hinzu oder entferne sie, ohne Dokumente oder vergangene Anfragen zu beeinflussen.
• Gruppenleitende zuweisen — gib bestimmten Teammitgliedern Zugriff auf die Gruppe, ohne ihnen organisationsweiten Zugriff zu gewähren.

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Gruppenleitende

Ein Gruppenleitender ist ein Teammitglied, das die Compliance der zugewiesenen Gruppen überwachen kann. Diese Rolle ist nützlich, wenn jemand für eine bestimmte Abteilung, ein Team, einen Standort oder eine Gruppe von Freiwilligen verantwortlich ist, aber nicht die gesamte Organisation verwalten soll. Gruppenleitende können:

• Die ihnen zugewiesenen Gruppen einsehen.
• Den Compliance-Fortschritt in diesen Gruppen überprüfen.
• Fehlende Anfragen für die zugewiesenen Dokumente und Personen der Gruppe versenden.
• Erinnerungen senden und Aktivitäten für Anfragen in diesen Gruppen anzeigen.

Gruppenleitende können nicht zugewiesene Gruppen nicht sehen. Sie können auch keine Organisationseinstellungen, Abrechnung, Teammitglieder, Berichte, die vollständige Personenliste oder die vollständige Dokumentliste verwalten. Um Gruppenleitende zuzuweisen, öffne die Gruppe, gehe zu Einstellungen und wähle die Teammitglieder aus, die die Gruppe betreuen sollen. Du kannst Gruppen auch über Einstellungen > Mitglieder zuweisen, wenn du einen Gruppenleitenden einlädst oder bearbeitest.

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Gruppenmitglieder nach Status filtern

Wenn du den Tab Personen einer Gruppe öffnest, kannst du die Mitgliederliste nach Compliance-Status filtern. Jede Statusschaltfläche zeigt eine Zählung, damit du auf einen Blick siehst, wie viele Mitglieder in jede Kategorie fallen: Wähle einen Status, um die Liste auf nur die Personen dieser Kategorie einzugrenzen. Wähle ihn erneut, um den Filter zu löschen und alle Gruppenmitglieder anzuzeigen.

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Compliance-Fortschritt innerhalb von Gruppen

Sowohl der Tab Dokumente als auch der Tab Personen einer Gruppe zeigen farblich kodierte Compliance-Fortschrittsbalken — im gleichen Stil wie in den Haupt-Listen für Dokumente und Personen, aber auf die Mitglieder und Dokumente der Gruppe beschränkt.

• Im Tab Dokumente zeigt jede Dokumentenkarte, wie viele Gruppenmitglieder die neueste Revision abgeschlossen haben.
• Im Tab Personen zeigt jede Mitgliedskarte, wie viele der Dokumente der Gruppe diese Person abgeschlossen hat.

Mit diesen Fortschrittsbalken kannst du die Compliance eines bestimmten Teams oder einer Abteilung überwachen, ohne die Gruppenseite zu verlassen. Weitere Informationen zum Lesen findest du unter Compliance in Gruppen verfolgen.

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Die Dokumentdetails eines Mitglieds anzeigen

Klicke im Tab Personen der Gruppe auf die Zeile eines beliebigen Mitglieds, um sie inline zu erweitern und eine Aufschlüsselung der Compliance nach Dokument zu sehen. Die erweiterte Ansicht zeigt:

• Dokumentname und Status-Badge — ob das Dokument abgeschlossen wurde, aussteht oder noch versendet werden muss.
• Abschlussdatum — wann die Person das Dokument gegebenenfalls abgeschlossen hat.
• Anfrage-Zeitpunkte — wann die Anfrage gesendet oder zuletzt erinnert wurde, damit du auf einen Blick siehst, wie lange eine Anfrage schon aussteht.
• Schnellaktionen — sende eine Anfrage, mahne eine Erinnerung an oder sieh dir den vollständigen Aktivitätsverlauf an, ohne die Gruppenseite zu verlassen.

Klicke erneut auf die Zeile, um sie einzuklappen. Es werden jeweils nur die Details eines Mitglieds angezeigt, sodass das Erweitern eines anderen Mitglieds das vorherige automatisch schließt.