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Eine Bestätigung ist der Datensatz, der erstellt wird, wenn ein Empfänger bestätigt, dass er ein Dokument gelesen und ihm zugestimmt hat. ClearPolicy verwaltet den gesamten Ablauf: das Versenden einer Anfrage per E-Mail, das Führen des Empfängers durch eine einfache Abschlussseite und das Speichern eines manipulationssicheren Datensatzes der Antwort. Empfänger benötigen keine Konten, Apps oder Downloads.

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So schließen Empfänger eine Anfrage ab

Neue Bestätigungsanfragen erfassen eine elektronische Unterschrift: Der Empfänger liest das Dokument, gibt seinen vollständigen Namen ein und bestätigt.
Ältere Anfragen können nur eine Kenntnisnahme verwendet haben (Bestätigen ohne Namenseingabe). Diese historischen Datensätze bleiben gültig. Neue Anfragen nutzen immer den Unterschriftsweg — es gibt keinen separaten Kenntnisnahme-Typ mehr, den du beim Senden wählen könntest.

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Wie Anfragen versendet werden

Wenn du eine Bestätigungsanfrage sendest, führt ClearPolicy Folgendes aus:
  1. Erstellt einen Anfragedatensatz, der mit der konkreten Dokumentrevision und dem Empfänger verknüpft ist.
  2. Speichert den Namen und die E-Mail-Adresse des Empfängers auf der Anfrage zum Zeitpunkt des Versands.
  3. Generiert ein eindeutiges, persönliches Token für diesen Empfänger.
  4. Sendet eine E-Mail an den Empfänger mit einem Link, der dieses Token enthält.
Jeder Link ist spezifisch für eine Person und eine Anfrage — er kann von niemand anderem verwendet werden.
Offene Anfragen behalten den Namen und die E-Mail-Adresse vom Zeitpunkt des Versands. Wenn du später das Profil der Person bearbeitest, verwenden ausstehende Anfragen weiterhin die ursprünglichen Empfängerdaten. Anfrage-E-Mails und Erinnerungen gehen an die Adresse auf der Anfrage, nicht an die aktuelle E-Mail der Person.

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Die Empfänger-Erfahrung

Der Empfänger klickt auf den Link in seiner E-Mail und gelangt auf eine öffentliche Seite, die den Dokumentinhalt anzeigt. Ein Teammitgliedskonto ist nicht erforderlich. Er gibt seinen vollständigen Namen als Unterschrift ein und sendet ab. Nach dem Absenden bestätigt die Seite seine Erledigung und bietet bei Online-Abschlüssen einen herunterladbaren Beleg an. Wenn die Person weitere ausstehende Dokumentanfragen hat, zeigt die Seite diese Dokumente auch in einem Abschnitt Ausstehende Anfragen an. Nach dem Abschluss des aktuellen Dokuments kann sie auf Nächstes Dokument prüfen klicken, um mit einer weiteren ausstehenden Anfrage fortzufahren. Wenn der Absender eine Empfängernachricht angefügt hat, erscheint sie als hervorgehobene Notiz auf der Bestätigungsseite und in der E-Mail und gibt dem Empfänger zusätzlichen Kontext, warum er die Anfrage erhalten hat. Wenn die Anfrage eine Ablauffrist hat, zeigt die Bestätigungsseite ein Warnbanner mit der Frist, damit der Empfänger weiß, bis wann er sie abschließen muss. Das Ablaufdatum erscheint auch in den Anfragedetails auf der Seite. Personen können auch das Unterschriftsportal mit einem einmaligen Code an ihre E-Mail öffnen (kein Passwort). Dort sehen sie ausstehende und abgeschlossene Anfragen für diese Adresse über Organisationen hinweg, um Arbeit zu beenden oder ein abgeschlossenes Dokument erneut zu öffnen, wenn die Originalnachricht fehlt.
Wenn jemand eine Anfrage-E-Mail verliert, kannst du eine Erinnerung senden mit dem persönlichen Link oder auf das Unterschriftsportal hinweisen.

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Was aufgezeichnet wird

Wenn ein Empfänger eine Anfrage online abschließt, erstellt ClearPolicy einen Bestätigungsdatensatz, der Folgendes erfasst:
  • Zeitstempel — das genaue Datum und die genaue Uhrzeit des Abschlusses.
  • IP-Adresse — die Netzwerkadresse des verwendeten Geräts.
  • User-Agent — Browser- und Betriebssysteminformationen.
  • Unterschriftsname — der vom Empfänger eingegebene Name.
  • Dokument-Hash — ein kryptografischer Fingerabdruck des Dokumentinhalts zum Zeitpunkt der Unterschrift, mit dem überprüft wird, dass das Dokument nicht verändert wurde.
Diese Details bilden einen prüffähigen elektronischen Datensatz, der als Beleg mit Bestätigungszertifikat heruntergeladen werden kann. Wenn ein Teammitglied stattdessen Papier hinterlegt erfasst, speichert ClearPolicy die hochgeladene unterschriebene Papierkopie, den Abschlusszeitstempel und welches Teammitglied den Abschluss erfasst hat — nicht die elektronischen Unterschriftsfelder oben.

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Lebenszyklus einer Anfrage

Eine Bestätigungsanfrage durchläuft die folgenden Status:
Die E-Mail wurde an den Empfänger zugestellt. Er hat den Bestätigungslink noch nicht geöffnet.
Der Empfänger hat seinen persönlichen Link geöffnet und das Dokument angesehen.
Der Empfänger hat die Anfrage abgeschlossen. Ein dauerhafter Bestätigungsdatensatz wurde erstellt.
Die Anfrage wurde storniert, bevor der Empfänger sie abgeschlossen hat. Eine Anfrage kann manuell von deinem Team storniert werden oder automatisch von ClearPolicy, wenn eine neuere Revision die ursprüngliche ersetzt, oder wenn du die Person oder das Dokument archivierst.
Die Anfrage hat ihr Ablaufdatum überschritten, ohne abgeschlossen zu werden. Abgelaufene Anfragen können vom Empfänger nicht mehr abgeschlossen werden. Du kannst Anfragen in deinen Organisationseinstellungen so konfigurieren, dass sie automatisch ablaufen.
Die Anfrage-E-Mail wurde zurückgewiesen und konnte nicht im Posteingang des Empfängers zugestellt werden.
Die Anfrage-E-Mail konnte nicht gesendet werden oder wurde vom Mail-Provider des Empfängers abgelehnt.
Der Empfänger oder sein Mail-Provider hat die Anfrage-E-Mail als Spam markiert.
Zustellfehler-Status gelten für ausstehende Anfragen, deren letzte E-Mail nicht zugestellt werden konnte. ClearPolicy sendet für diese Anfragen keine Erinnerungen. Um es erneut zu versuchen, korrigiere die E-Mail der Person bei Bedarf und brich die Anfrage ab und sende sie erneut.

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Ersetzte Anfragen

Wenn du eine neue Revision eines Dokuments veröffentlichst und neue Anfragen versendest, storniert ClearPolicy automatisch alle ausstehenden Anfragen, die für eine ältere Revision desselben Dokuments an dieselbe Person gerichtet waren. So bleibt deine Anfrageliste übersichtlich und Empfänger erhalten nur die jeweils neueste Version. Wenn du beispielsweise eine Anfrage für Version 1 einer Richtlinie versendet und dann Version 2 veröffentlicht und neue Anfragen versendet hast, werden alle noch ausstehenden Anfragen zu Version 1 automatisch storniert. Das Aktivitätsprotokoll jeder stornierten Anfrage zeigt “Durch eine neuere Revision ersetzt”, damit du genau sehen kannst, warum sie geschlossen wurde.
Nur ausstehende Anfragen sind betroffen. Anfragen, die bereits abgeschlossen, abgelaufen oder manuell storniert wurden, werden nicht geändert.

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Erinnerungen senden

Wenn eine Anfrage noch aussteht, kannst du dem Empfänger eine Erinnerungs-E-Mail senden. Die Erinnerung liefert denselben persönlichen Link an seinen Posteingang, damit er die Anfrage abschließen kann, ohne nach der ursprünglichen E-Mail suchen zu müssen. Du kannst auch automatische Erinnerungen einrichten, um Empfänger nach einem Zeitplan nachzufassen. ClearPolicy sendet keine Erinnerungen, wenn die letzte E-Mail-Zustellung einer Anfrage fehlgeschlagen ist. Siehe wann keine Erinnerungen gesendet werden, um nach einer Zurückweisung oder einem Zustellproblem nachzufassen.
Verwende Erinnerungen, um Personen nachzufassen, die eine Anfrage zwar angesehen, aber noch nicht abgeschlossen haben — das ist oft der effektivste Anstoß, um Abschlüsse zu fördern.

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Papier hinterlegt

Der elektronische Abschluss ist der Standardweg: Die Person öffnet ihren Link und erledigt die Anfrage online. Wenn jemand online nicht abschließen kann oder will — zum Beispiel weil eine handschriftliche Unterschrift nötig ist, Papier bevorzugt wird oder der Link für diesen Schritt nicht nutzbar ist — kann ein Teammitglied den Nachweis trotzdem in ClearPolicy behalten. Papier hinterlegt bedeutet: Ein Teammitglied erfasst auf einer ausstehenden Anfrage, dass eine handschriftliche Unterschrift oder papierne Kenntnisnahme vorliegt, und lädt die unterschriebene Papierkopie (PDF oder Bild) hoch. Eine Datei ist immer erforderlich.

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Was passiert

  1. Ein berechtigtes Teammitglied öffnet eine ausstehende Anfrage.
  2. Es wählt Papierunterschrift erfassen.
  3. Es lädt die unterschriebene Papierkopie hoch und bestätigt, dass der handschriftliche Abschluss von dieser Person vorliegt.
  4. ClearPolicy markiert die Anfrage für diese Dokumentrevision als abgeschlossen. Der Compliance-Status für diese Revision aktualisiert sich wie bei einem elektronischen Abschluss (in der Regel Konform, wenn die Anfrage die neueste veröffentlichte Revision betrifft).
  5. Erinnerungen für diese Anfrage enden. Die Aktivität zeigt Papierunterschrift erfasst.

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Unterschied zum elektronischen Abschluss

Papier hinterlegt ist keine elektronische Signatur nach ESIGN oder UETA. Bevorzuge den elektronischen Abschluss, wann immer er praktikabel ist. Nutze Papier hinterlegt, wenn du Compliance an einem Ort nachverfolgen willst und die Person online nicht fertig werden kann. Die Schritt-für-Schritt-Anleitung findest du unter Papier hinterlegt erfassen.

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Herunterladbare Belege

Sobald eine Anfrage online abgeschlossen ist, steht ein PDF-Beleg zum Download bereit. Der Beleg enthält den Dokumentinhalt, die Bestätigungsdetails (Zeitstempel, IP-Adresse, Typ), gegebenenfalls den Unterschriftsnamen und ein elektronisches Bestätigungszertifikat. ClearPolicy signiert diese elektronischen Zertifikat-PDFs vor dem Download digital. Eine gültige Signatur hilft zu bestätigen, dass das PDF von ClearPolicy ausgestellt wurde und nach dem Siegeln nicht verändert wurde. Dieses Siegel ist getrennt von der elektronischen Signatur der Person (eingegebener Name, Zeitstempel, IP-Adresse und Dokument-Hash im Bestätigungsdatensatz). Manche PDF-Reader zeigen das Signaturzertifikat von ClearPolicy als selbst ausgestellt oder nicht von einer öffentlichen Zertifizierungsstelle vertrauenswürdig an; das allein bedeutet nicht, dass die Datei verändert wurde. Weitere Details findest du unter Sicherheit. Bei Abschlüssen mit Papier hinterlegt wähle Hochgeladene Datei herunterladen, um die unterschriebene Papierkopie zu erhalten. Für Papierabschlüsse gibt es kein elektronisches Zertifikat.
Zuletzt geändert am 22. August 2026