So funktionieren Bestätigungen in ClearPolicy

Eine Bestätigung ist der Datensatz, der erstellt wird, wenn ein Empfänger bestätigt, dass er ein Dokument gelesen und ihm zugestimmt hat. ClearPolicy verwaltet den gesamten Ablauf: das Versenden einer Anfrage per E-Mail, das Führen des Empfängers durch eine einfache Abschlussseite und das Speichern eines manipulationssicheren Datensatzes der Antwort. Empfänger benötigen keine Konten, Apps oder Downloads.

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Bestätigungsarten

ClearPolicy unterstützt zwei Arten von Bestätigungen, die du auf Dokumentenebene festlegst und pro Anfrage überschreiben kannst:

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Wie Anfragen versendet werden

Wenn du eine Bestätigungsanfrage sendest, führt ClearPolicy Folgendes aus:

1. Erstellt einen Anfragedatensatz, der mit der konkreten Dokumentrevision und dem Empfänger verknüpft ist.
2. Speichert den Namen und die E-Mail-Adresse des Empfängers auf der Anfrage zum Zeitpunkt des Versands.
3. Generiert ein eindeutiges, persönliches Token für diesen Empfänger.
4. Sendet eine E-Mail an den Empfänger mit einem Link, der dieses Token enthält.

Jeder Link ist spezifisch für eine Person und eine Anfrage — er kann von niemand anderem verwendet werden.

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Die Empfänger-Erfahrung

Der Empfänger klickt auf den Link in seiner E-Mail und gelangt auf eine öffentliche Seite, die den Dokumentinhalt anzeigt. Auf der Seite ist keine Anmeldung erforderlich. Je nach Bestätigungsart:

• Bei einer Kenntnisnahme klickt er, um zu bestätigen, dass er das Dokument gelesen hat.
• Bei einer Unterschrift gibt er seinen Namen in ein Feld ein und sendet ab.

Nach dem Absenden bestätigt die Seite seine Erledigung und bietet einen herunterladbaren Beleg an. Wenn die Person weitere ausstehende Dokumentanfragen hat, zeigt die Seite diese Dokumente auch in einem Abschnitt Ausstehende Anfragen an. Nach dem Abschluss des aktuellen Dokuments kann sie auf Nächstes Dokument prüfen klicken, um mit einer weiteren ausstehenden Anfrage fortzufahren. Wenn der Absender eine Empfängernachricht angefügt hat, erscheint sie als hervorgehobene Notiz auf der Bestätigungsseite und in der E-Mail und gibt dem Empfänger zusätzlichen Kontext, warum er die Anfrage erhalten hat. Wenn die Anfrage eine Ablauffrist hat, zeigt die Bestätigungsseite ein Warnbanner mit der Frist, damit der Empfänger weiß, bis wann er sie abschließen muss. Das Ablaufdatum erscheint auch in den Anfragedetails auf der Seite.

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Was aufgezeichnet wird

Wenn ein Empfänger eine Anfrage online abschließt, erstellt ClearPolicy einen Bestätigungsdatensatz, der Folgendes erfasst:

• Zeitstempel — das genaue Datum und die genaue Uhrzeit des Abschlusses.
• IP-Adresse — die Netzwerkadresse des verwendeten Geräts.
• User-Agent — Browser- und Betriebssysteminformationen.
• Unterschriftsname — bei Bestätigungen vom Typ Unterschrift der vom Empfänger eingegebene Name.
• Dokument-Hash — ein kryptografischer Fingerabdruck des Dokumentinhalts zum Zeitpunkt der Unterschrift, mit dem überprüft wird, dass das Dokument nicht verändert wurde.

Diese Details bilden einen prüffähigen elektronischen Datensatz, der als Beleg mit Bestätigungszertifikat heruntergeladen werden kann. Wenn ein Teammitglied stattdessen Papier hinterlegt erfasst, speichert ClearPolicy die hochgeladene unterschriebene Papierkopie, den Abschlusszeitstempel und welches Teammitglied den Abschluss erfasst hat — nicht die elektronischen Unterschriftsfelder oben.

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Lebenszyklus einer Anfrage

Eine Bestätigungsanfrage durchläuft die folgenden Status: Zustellfehler-Status gelten für ausstehende Anfragen, deren letzte E-Mail nicht zugestellt werden konnte. ClearPolicy sendet für diese Anfragen keine Erinnerungen. Um es erneut zu versuchen, korrigiere die E-Mail der Person bei Bedarf und brich die Anfrage ab und sende sie erneut.

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Ersetzte Anfragen

Wenn du eine neue Revision eines Dokuments veröffentlichst und neue Anfragen versendest, storniert ClearPolicy automatisch alle ausstehenden Anfragen, die für eine ältere Revision desselben Dokuments an dieselbe Person gerichtet waren. So bleibt deine Anfrageliste übersichtlich und Empfänger erhalten nur die jeweils neueste Version. Wenn du beispielsweise eine Anfrage für Version 1 einer Richtlinie versendet und dann Version 2 veröffentlicht und neue Anfragen versendet hast, werden alle noch ausstehenden Anfragen zu Version 1 automatisch storniert. Das Aktivitätsprotokoll jeder stornierten Anfrage zeigt “Durch eine neuere Revision ersetzt”, damit du genau sehen kannst, warum sie geschlossen wurde.

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Erinnerungen senden

Wenn eine Anfrage noch aussteht, kannst du dem Empfänger eine Erinnerungs-E-Mail senden. Die Erinnerung liefert denselben persönlichen Link an seinen Posteingang, damit er die Anfrage abschließen kann, ohne nach der ursprünglichen E-Mail suchen zu müssen. Du kannst auch automatische Erinnerungen einrichten, um Empfänger nach einem Zeitplan nachzufassen. ClearPolicy sendet keine Erinnerungen, wenn die letzte E-Mail-Zustellung einer Anfrage fehlgeschlagen ist. Siehe wann keine Erinnerungen gesendet werden, um nach einer Zurückweisung oder einem Zustellproblem nachzufassen.

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Papier hinterlegt

Der elektronische Abschluss ist der Standardweg: Die Person öffnet ihren Link und erledigt die Anfrage online. Wenn jemand online nicht abschließen kann oder will — zum Beispiel weil eine handschriftliche Unterschrift nötig ist, Papier bevorzugt wird oder der Link für diesen Schritt nicht nutzbar ist — kann ein Teammitglied den Nachweis trotzdem in ClearPolicy behalten. Papier hinterlegt bedeutet: Ein Teammitglied erfasst auf einer ausstehenden Anfrage, dass eine handschriftliche Unterschrift oder papierne Kenntnisnahme vorliegt, und lädt die unterschriebene Papierkopie (PDF oder Bild) hoch. Eine Datei ist immer erforderlich.

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Was passiert

1. Ein berechtigtes Teammitglied öffnet eine ausstehende Anfrage.
2. Es wählt Papierunterschrift erfassen.
3. Es lädt die unterschriebene Papierkopie hoch und bestätigt, dass der handschriftliche Abschluss von dieser Person vorliegt.
4. ClearPolicy markiert die Anfrage für diese Dokumentrevision als abgeschlossen. Der Compliance-Status für diese Revision aktualisiert sich wie bei einem elektronischen Abschluss (in der Regel Konform, wenn die Anfrage die neueste veröffentlichte Revision betrifft).
5. Erinnerungen für diese Anfrage enden. Die Aktivität zeigt Papierunterschrift erfasst.

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Unterschied zum elektronischen Abschluss

Papier hinterlegt ist keine elektronische Signatur nach ESIGN oder UETA. Bevorzuge den elektronischen Abschluss, wann immer er praktikabel ist. Nutze Papier hinterlegt, wenn du Compliance an einem Ort nachverfolgen willst und die Person online nicht fertig werden kann. Die Schritt-für-Schritt-Anleitung findest du unter Papier hinterlegt erfassen.

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Herunterladbare Belege

Sobald eine Anfrage online abgeschlossen ist, steht ein PDF-Beleg zum Download bereit. Der Beleg enthält den Dokumentinhalt, die Bestätigungsdetails (Zeitstempel, IP-Adresse, Typ), gegebenenfalls den Unterschriftsnamen und ein elektronisches Bestätigungszertifikat. Bei Abschlüssen mit Papier hinterlegt wähle Hochgeladene Datei herunterladen, um die unterschriebene Papierkopie zu erhalten. Für Papierabschlüsse gibt es kein elektronisches Zertifikat.