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Documentation Index

Fetch the complete documentation index at: https://docs.clearpolicy.app/llms.txt

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Eine Bestätigung ist der Datensatz, der erstellt wird, wenn ein Empfänger bestätigt, dass er ein Dokument gelesen und ihm zugestimmt hat. ClearPolicy verwaltet den gesamten Ablauf: das Versenden einer Anfrage per E-Mail, das Führen des Empfängers durch eine einfache Abschlussseite und das Speichern eines manipulationssicheren Datensatzes der Antwort. Empfänger benötigen keine Konten, Apps oder Downloads.

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Bestätigungsarten

ClearPolicy unterstützt zwei Arten von Bestätigungen, die du auf Dokumentenebene festlegst und pro Anfrage überschreiben kannst:
Der Empfänger liest das Dokument und klickt auf eine Schaltfläche, um zu bestätigen, dass er es gelesen und verstanden hat. Dies ist die einfachste Form der Bestätigung — ein Klick, keine Eingabe erforderlich. Verwende Kenntnisnahmen für Richtlinien und Mitteilungen, bei denen eine bestätigte Kenntnisnahme ausreicht.

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Wie Anfragen versendet werden

Wenn du eine Bestätigungsanfrage sendest, führt ClearPolicy Folgendes aus:
  1. Erstellt einen Anfragedatensatz, der mit der konkreten Dokumentrevision und dem Empfänger verknüpft ist.
  2. Generiert ein eindeutiges, persönliches Token für diesen Empfänger.
  3. Sendet eine E-Mail an den Empfänger mit einem Link, der dieses Token enthält.
Jeder Link ist spezifisch für eine Person und eine Anfrage — er kann von niemand anderem verwendet werden.

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Die Empfänger-Erfahrung

Der Empfänger klickt auf den Link in seiner E-Mail und gelangt auf eine öffentliche Seite, die den Dokumentinhalt anzeigt. Auf der Seite ist keine Anmeldung erforderlich. Je nach Bestätigungsart:
  • Bei einer Kenntnisnahme klickt er, um zu bestätigen, dass er das Dokument gelesen hat.
  • Bei einer Unterschrift gibt er seinen Namen in ein Feld ein und sendet ab.
Nach dem Absenden bestätigt die Seite seine Erledigung und bietet einen herunterladbaren Beleg an. Wenn der Absender eine Empfängernachricht angefügt hat, erscheint sie als hervorgehobene Notiz auf der Bestätigungsseite und in der E-Mail und gibt dem Empfänger zusätzlichen Kontext, warum er die Anfrage erhalten hat. Wenn die Anfrage eine Ablauffrist hat, zeigt die Bestätigungsseite ein Warnbanner mit der Frist, damit der Empfänger weiß, bis wann er sie abschließen muss. Das Ablaufdatum erscheint auch in den Anfragedetails auf der Seite.
Empfänger greifen ausschließlich über einen persönlichen Link auf ihre Bestätigungsseite zu. Wenn sie die E-Mail verloren haben, kannst du ihnen aus ClearPolicy heraus eine Erinnerung senden.

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Was aufgezeichnet wird

Wenn ein Empfänger eine Anfrage abschließt, erstellt ClearPolicy einen Bestätigungsdatensatz, der Folgendes erfasst:
  • Zeitstempel — das genaue Datum und die genaue Uhrzeit des Abschlusses.
  • IP-Adresse — die Netzwerkadresse des verwendeten Geräts.
  • User-Agent — Browser- und Betriebssysteminformationen.
  • Unterschriftsname — bei Bestätigungen vom Typ Unterschrift der vom Empfänger eingegebene Name.
  • Dokument-Hash — ein kryptografischer Fingerabdruck des Dokumentinhalts zum Zeitpunkt der Unterschrift, mit dem überprüft wird, dass das Dokument nicht verändert wurde.
Diese Details bilden einen prüffähigen Datensatz, der als Beleg heruntergeladen werden kann.

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Lebenszyklus einer Anfrage

Eine Bestätigungsanfrage durchläuft die folgenden Status:
Die E-Mail wurde an den Empfänger zugestellt. Er hat den Bestätigungslink noch nicht geöffnet.
Der Empfänger hat seinen persönlichen Link geöffnet und das Dokument angesehen.
Der Empfänger hat die Anfrage abgeschlossen. Ein dauerhafter Bestätigungsdatensatz wurde erstellt.
Die Anfrage wurde storniert, bevor der Empfänger sie abgeschlossen hat. Eine Anfrage kann manuell von deinem Team storniert werden oder automatisch von ClearPolicy, wenn eine neuere Revision die ursprüngliche ersetzt.
Die Anfrage hat ihr Ablaufdatum überschritten, ohne abgeschlossen zu werden. Abgelaufene Anfragen können vom Empfänger nicht mehr abgeschlossen werden. Du kannst Anfragen in deinen Organisationseinstellungen so konfigurieren, dass sie automatisch ablaufen.

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Ersetzte Anfragen

Wenn du eine neue Revision eines Dokuments veröffentlichst und neue Anfragen versendest, storniert ClearPolicy automatisch alle ausstehenden Anfragen, die für eine ältere Revision desselben Dokuments an dieselbe Person gerichtet waren. So bleibt deine Anfrageliste übersichtlich und Empfänger erhalten nur die jeweils neueste Version. Wenn du beispielsweise eine Anfrage für Version 1 einer Richtlinie versendet und dann Version 2 veröffentlicht und neue Anfragen versendet hast, werden alle noch ausstehenden Anfragen zu Version 1 automatisch storniert. Das Aktivitätsprotokoll jeder stornierten Anfrage zeigt “Durch eine neuere Revision ersetzt”, damit du genau sehen kannst, warum sie geschlossen wurde.
Nur ausstehende Anfragen sind betroffen. Anfragen, die bereits abgeschlossen, abgelaufen oder manuell storniert wurden, werden nicht geändert.

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Erinnerungen senden

Wenn eine Anfrage noch aussteht, kannst du dem Empfänger eine Erinnerungs-E-Mail senden. Die Erinnerung liefert denselben persönlichen Link an seinen Posteingang, damit er die Anfrage abschließen kann, ohne nach der ursprünglichen E-Mail suchen zu müssen. Du kannst auch automatische Erinnerungen einrichten, um Empfänger nach einem Zeitplan nachzufassen.
Verwende Erinnerungen, um Personen nachzufassen, die eine Anfrage zwar angesehen, aber noch nicht abgeschlossen haben — das ist oft der effektivste Anstoß, um Abschlüsse zu fördern.

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Herunterladbare Belege

Sobald eine Anfrage abgeschlossen ist, steht ein PDF-Beleg zum Download bereit. Der Beleg enthält den Dokumentinhalt, die Bestätigungsdetails (Zeitstempel, IP-Adresse, Typ) und gegebenenfalls den Unterschriftsnamen. Du kannst Belege für deine eigenen Unterlagen oder als Nachweis des Abschlusses gegenüber Prüfern oder Stakeholdern verwenden.
Last modified on May 27, 2026