Compliance-Nachverfolgung in ClearPolicy

Documentation Index

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Die Compliance-Nachverfolgung in ClearPolicy gibt dir ein Echtzeitbild davon, wie jede Person zu jedem Dokument steht. Anstatt einzelne Anfragen zu durchsuchen, siehst du auf einen Blick, wer was abgeschlossen hat, wer noch aussteht und wer erneut bestätigen muss, weil das Dokument seit der letzten Antwort aktualisiert wurde.

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Anzeigen des Compliance-Fortschritts

ClearPolicy zeigt den Compliance-Fortschritt direkt in deinen Listen Dokumente und Personen an, sodass du Probleme erkennen kannst, ohne einzelne Datensätze zu öffnen. Jedes Dokument zeigt an, wie viele der zugewiesenen Personen die neueste Revision abgeschlossen haben. Jede Person zeigt an, wie viele ihrer zugewiesenen Dokumente sie abgeschlossen hat. Beide verwenden einen farblich kodierten Fortschrittsbalken:

• Rot (unter 50 %) — erfordert sofortige Aufmerksamkeit.
• Gelb (50 %–79 %) — macht Fortschritte, ist aber noch nicht abgeschlossen.
• Grün (80 % und mehr) — im Plan oder vollständig konform.

Diese Anzeigen werden automatisch aktualisiert, wenn Personen Anfragen abschließen oder du neue Revisionen veröffentlichst. Weitere Details zur Verwendung findest du unter Compliance verfolgen.

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Compliance-Ansicht pro Dokument

Der Compliance-Tab eines Dokuments zeigt den Erledigungsstand für jede zugewiesene Person an. Du kannst sehen:

• Wie viele Personen die neueste Revision bestätigt haben.
• Wie viele eine offene Anfrage haben, sie aber noch nicht abgeschlossen haben.
• Wie viele eine ältere Revision bestätigt haben und nun veraltet sind.
• Wie viele bisher keine Anfrage gesendet bekommen haben.

Du kannst die Liste nach Compliance-Status filtern, nach Name oder E-Mail suchen und die Ergebnisse mit dem Gruppenfilter auf bestimmte Gruppen eingrenzen. So lässt sich die Compliance für ein bestimmtes Team oder eine Abteilung prüfen, ohne das Dokument zu verlassen. Aus dieser Ansicht kannst du direkt Maßnahmen ergreifen — fehlende Anfragen senden, Erinnerungen versenden oder einzelne Aktivitäten prüfen — ohne das Dokument zu verlassen.

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Compliance-Ansicht pro Person

Das Profil jeder Person verfügt über zwei Ansichten, die dir helfen, ihre Compliance zu verstehen:

• Übersicht — zeigt eine Compliance-Anzeige, die Anzahl der Dokumente, die durchschnittliche Antwortzeit und die Daten der Person (E-Mail, Telefon, Gruppen und das Datum, an dem sie hinzugefügt wurde).
• Dokumente — listet jedes der Person zugewiesene Dokument mit Status, Abschlussdatum und Schnellaktionen, um Anfragen zu senden, Erinnerungen zu mahnen oder Aktivitäten anzusehen.

Verwende den Tab Anfragen, um jede an die Person gesendete Anfrage zu sehen, einschließlich des aktuellen Status und wann sie abgeschlossen oder zuletzt damit interagiert wurde. Diese Ansichten sind nützlich, wenn sich jemand mit einer Frage an dich wendet oder wenn du bestätigen musst, dass eine bestimmte Person alle erforderlichen Dokumente abgeschlossen hat.

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Compliance-Status

ClearPolicy verfolgt die folgenden Status für jede Kombination aus Person und Dokument:

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Aktivitätsverlauf

Jede Bestätigungsanfrage verfügt über eine Aktivitäts-Timeline, die einen chronologischen Verlauf der Ereignisse zeigt: wann die Anfrage erstellt wurde, wann sie gesendet wurde, wann der Empfänger sie angesehen hat, wann er sie abgeschlossen hat und welche Erinnerungen unterwegs gesendet wurden. Du kannst diese Timeline zu Prüfzwecken ansehen und ausdrucken.

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Belege und Audit-Trails herunterladen

Für jede abgeschlossene Bestätigung kannst du einen PDF-Beleg herunterladen, der Folgendes enthält:

• Den Dokumentinhalt zum Zeitpunkt der Unterschrift.
• Name, E-Mail und Abschlusszeitstempel des Empfängers.
• Die IP-Adresse und die Browser-Informationen, die bei der Unterschrift erfasst wurden.
• Den eingegebenen Unterschriftsnamen bei Bestätigungen vom Typ Unterschrift.

Du kannst auch die vollständige Aktivitäts-Timeline einer Anfrage ausdrucken, was einen durchgängigen Datensatz liefert, der für Audits oder interne Überprüfungen geeignet ist. Damit gedruckte Timelines kompakt bleiben, werden aufeinanderfolgende „angesehen“-Ereignisse innerhalb von zehn Minuten zu einer einzigen Zeile zusammengefasst, die die Gesamtzahl der Aufrufe anzeigt — zum Beispiel „Angesehen (3 Mal)“.

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Automatische Erneuerung beim Veröffentlichen einer Revision

Wenn du eine neue Revision eines Dokuments veröffentlichst, werden alle vorherigen Abschlüsse automatisch veraltet. Das ist beabsichtigt: Die neue Revision spiegelt aktualisierte Inhalte wider, und du musst wissen, wer die aktuelle Version gesehen hat.

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Compliance ist auf deine Organisation beschränkt

Alle Compliance-Daten — Personen, Dokumente, Anfragen und Bestätigungsdatensätze — sind auf deine Organisation beschränkt. Andere Organisationen können deine Daten nicht einsehen, und deine Teammitglieder sehen nur Datensätze innerhalb des Kontos deiner Organisation.