Compliance-Nachverfolgung in ClearPolicy

Die Compliance-Nachverfolgung in ClearPolicy gibt dir ein Echtzeitbild davon, wie jede Person zu jedem Dokument steht. Anstatt einzelne Anfragen zu durchsuchen, siehst du auf einen Blick, wer was abgeschlossen hat, wer noch aussteht und wer erneut bestätigen muss, weil das Dokument seit der letzten Antwort aktualisiert wurde. Wenn du offene Anfragen einzeln abarbeiten musst, nutze die organisationsweite Seite Anfragen. Dort findest du die aktiven Dokumentanfragen, die noch nachverfolgt werden müssen.

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Was Compliance-Kennzahlen bedeuten

In ClearPolicy bedeutet Compliance den Abschluss zugewiesener Dokumentanfragen (Richtlinien-Bestätigungen per elektronischer Unterschrift) auf der aktuell veröffentlichten Version jedes Dokuments — nicht, ob jemand rechtlich konform ist oder deine Richtlinien im Alltag einhält. Dashboard-Scores, Fortschrittsbalken und Status-Badges spiegeln die administrative Nachverfolgung von Bestätigungen in deinem Organisationskonto wider. Sie berücksichtigen nicht:

• Personen, die nicht in ClearPolicy hinzugefügt sind
• Richtlinien oder Dokumente, die du nicht hochgeladen und zugewiesen hast
• Ob jemand die Richtlinie nach der Unterzeichnung gelesen, verstanden oder befolgt hat

Nutze diese Kennzahlen, um zu sehen, wer noch eine Anfrage abschließen muss, und um prüfbereite Bestätigungsnachweise zu führen.

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Anzeigen des Compliance-Fortschritts

ClearPolicy zeigt den Compliance-Fortschritt direkt in deinen Listen Dokumente und Personen an, sodass du Probleme erkennen kannst, ohne einzelne Datensätze zu öffnen. Jedes Dokument zeigt an, wie viele der zugewiesenen Personen die neueste Revision abgeschlossen haben. Jede Person zeigt an, wie viele ihrer zugewiesenen Dokumente sie abgeschlossen hat. Beide verwenden einen farblich kodierten Fortschrittsbalken:

• Rot (unter 50 %) — erfordert sofortige Aufmerksamkeit.
• Gelb (50 %–79 %) — macht Fortschritte, ist aber noch nicht abgeschlossen.
• Grün (80 % und mehr) — im Plan oder vollständig konform.

Diese Anzeigen werden automatisch aktualisiert, wenn Personen Anfragen abschließen oder du neue Revisionen veröffentlichst. Weitere Details zur Verwendung findest du unter Compliance verfolgen.

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Compliance-Ansicht pro Dokument

Beim Öffnen eines Dokuments landest du standardmäßig auf dem Tab Compliance. Er zeigt den Erledigungsstand für jede zugewiesene Person. Du kannst sehen:

• Wie viele Personen die neueste Revision bestätigt haben.
• Wie viele eine offene Anfrage haben, sie aber noch nicht abgeschlossen haben.
• Wie viele eine ältere Revision bestätigt haben und nun veraltet sind.
• Wie viele bisher keine Anfrage gesendet bekommen haben.

Wenn es noch keine veröffentlichte Revision gibt, fordert Compliance dich auf, zuerst zu veröffentlichen (nutze den Tab Revisionen). Mit Personen hinzufügen kannst du Personen dem Dokument zuweisen, ohne eine Anfrage zu senden. Du kannst die Liste nach Compliance-Status filtern und nach Name oder E-Mail suchen. Wenn das Dokument Gruppen zugewiesen ist (unter Einstellungen), erscheint außerdem ein Gruppen-Filter, um Ergebnisse auf ein Team oder eine Abteilung einzugrenzen, ohne das Dokument zu verlassen. Aus dieser Ansicht kannst du direkt Maßnahmen ergreifen — fehlende Anfragen senden, Erinnerungen versenden oder einzelne Aktivitäten prüfen — ohne das Dokument zu verlassen.

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Compliance-Ansicht pro Person

Öffne eine Person unter Personen, um auf ihrem Tab Dokumente zu landen. Die Kopfzeile zeigt Namen und Gruppen; öffne den Tab Einstellungen für E-Mail, Telefon und weitere Einstellungen.

• Dokumente — listet jedes der Person zugewiesene Dokument mit Status, Abschlussdatum und Schnellaktionen, um Anfragen zu senden, Erinnerungen zu mahnen oder Aktivitäten anzusehen. Wechsle zwischen aktuell und zuvor zugewiesenen Dokumenten, drucke einen Compliance-Bericht oder füge Dokumente hinzu.
• Anfragen — jede an die Person gesendete Anfrage, einschließlich Status, Zeitpunkt und Zustellungsnachverfolgung, wenn eine E-Mail fehlgeschlagen ist.

Diese Ansichten sind nützlich, wenn sich jemand mit einer Frage an dich wendet oder wenn du bestätigen musst, dass eine bestimmte Person alle erforderlichen Dokumente abgeschlossen hat.

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Compliance-Status

ClearPolicy verfolgt die folgenden Status für jede Kombination aus Person und Dokument:

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Aktivitätsverlauf

Jede Bestätigungsanfrage verfügt über eine Aktivitäts-Timeline, die einen chronologischen Verlauf der Ereignisse zeigt: wann die Anfrage erstellt wurde, wann sie gesendet wurde, wann der Empfänger sie angesehen hat, wann er sie abgeschlossen hat und welche Erinnerungen unterwegs gesendet wurden. Du kannst diese Timeline zu Prüfzwecken ansehen und ausdrucken.

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Belege und Audit-Trails herunterladen

Für jede online abgeschlossene Bestätigung kannst du einen PDF-Beleg herunterladen, der Folgendes enthält:

• Den Dokumentinhalt zum Zeitpunkt der Unterschrift.
• Name, E-Mail und Abschlusszeitstempel des Empfängers.
• Die IP-Adresse und die Browser-Informationen, die bei der Unterschrift erfasst wurden.
• Den eingegebenen Unterschriftsnamen bei Bestätigungen vom Typ Unterschrift.
• Ein elektronisches Bestätigungszertifikat.

Bei Abschlüssen mit Papier hinterlegt lade stattdessen Hochgeladene Datei herunterladen. Diese Datei ist die unterschriebene Papierkopie, die dein Team hochgeladen hat. Papierabschlüsse enthalten kein elektronisches Zertifikat. Siehe Papier hinterlegt. ClearPolicy signiert elektronische Zertifikat-PDFs vor dem Download digital. Eine gültige Signatur hilft zu bestätigen, dass das PDF von ClearPolicy ausgestellt wurde und nach dem Siegeln nicht verändert wurde. Dieses Siegel ist getrennt von der elektronischen Signatur der Person im Bestätigungsdatensatz. Manche PDF-Reader zeigen das Signaturzertifikat von ClearPolicy als selbst ausgestellt oder nicht von einer öffentlichen Zertifizierungsstelle vertrauenswürdig an; das allein bedeutet nicht, dass die Datei verändert wurde. Weitere Details findest du unter Sicherheit. Du kannst auch die vollständige Aktivitäts-Timeline einer Anfrage ausdrucken, was einen durchgängigen Datensatz liefert, der für Audits oder interne Überprüfungen geeignet ist. Damit gedruckte Timelines kompakt bleiben, werden aufeinanderfolgende „angesehen“-Ereignisse innerhalb von zehn Minuten zu einer einzigen Zeile zusammengefasst, die die Gesamtzahl der Aufrufe anzeigt — zum Beispiel „Angesehen (3 Mal)“.

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Automatische Erneuerung beim Veröffentlichen einer Revision

Wenn du eine neue Revision eines Dokuments veröffentlichst, werden alle vorherigen Abschlüsse automatisch veraltet. Das ist beabsichtigt: Die neue Revision spiegelt aktualisierte Inhalte wider, und du musst wissen, wer die aktuelle Version gesehen hat.

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Compliance ist auf deine Organisation beschränkt

Alle Compliance-Daten — Personen, Dokumente, Anfragen und Bestätigungsdatensätze — sind auf deine Organisation beschränkt. Andere Organisationen können deine Daten nicht einsehen, und deine Teammitglieder sehen nur Datensätze innerhalb des Kontos deiner Organisation.