Vlastníci a správci mohou používat stránku Žádosti pro celou organizaci. Správci skupiny řeší žádosti ze stránek svých přiřazených skupin.
Otevřít žádosti
V postranním panelu klikněte na Žádosti. Stránka se ve výchozím nastavení otevře na Nevyřízeno. Toto zobrazení se soustředí na aktivní žádosti, které ještě nejsou dokončené, zrušené ani nevypršely.Najít žádosti, které potřebují pozornost
Seznam zúžíte filtry stavu v horní části stránky.
Můžete také hledat podle jména osoby, e-mailu osoby nebo názvu dokumentu.
Číst seznam žádostí
Každý řádek ukazuje:- Osoba — kdo žádost dostal.
- Dokument — který dokument má dokončit.
- Stav — zda byla žádost odeslána, zobrazena, dokončena, zrušena, vypršela, nebo ji nebylo možné doručit. Problémy s doručením se zobrazí jako Nedoručeno, Doručení selhalo nebo Stížnost.
- Vyžádáno — kdy byla žádost vytvořena.
- Naposledy připomenuto — kdy byla odeslána poslední připomínka, pokud nějaká byla.
Navázat na žádost
U aktivních žádostí klikněte na Připomenout a odešlete e-mail s připomínkou. Připomínka použije stejný osobní odkaz z původní žádosti. Novou žádost nevytvoří. Použijte Aktivita a prohlédněte si, co se u žádosti stalo. Časová osa aktivity ukazuje události, například kdy byla žádost odeslána, zobrazena, připomenuta, dokončena, zrušena, vypršela, nebo ji nebylo možné doručit.Vyřešit chybu doručení
Když se e-mail se žádostí vrátí, neodešle, nebo ho označí jako spam, ClearPolicy žádost označí k navázání po doručení a ukáže ji na kartě Chyba. ClearPolicy u této žádosti pozastaví připomínky, dokud neprovedete akci. Ostatní otevřené žádosti stejné osoby to neovlivní. U žádostí, které se doručily úspěšně, můžete připomínky stále odesílat. Otevřené žádosti si drží jméno a e-mail příjemce z okamžiku odeslání. Úprava profilu osoby už odeslané žádosti nezmění.1
Otevřete dotčenou žádost
Otevřete Žádosti a klikněte na Chyba, nebo otevřete profil osoby a v upozornění na kontrolu doručení použijte Zobrazit žádosti.
2
Zkontrolujte, co se stalo
Na řádku žádosti klikněte na Zkontrolovat. Uvidíte e-mailovou adresu, stav doručení, podrobnosti chyby a kdy problém nastal.
3
Zvolte, jak navázat
V dialogu kontroly zvolte jednu možnost:
- E-mail je správný — zkusit znovu odešle k této žádosti novou připomínku na stejnou adresu. Použijte to, když je adresa správná a selhání mohlo být dočasné.
- Upravit e-mail otevře Nastavení osoby (ozubené kolo v záhlaví), když potřebujete e-mail opravit.
4
Po úpravě e-mailu odešlete žádost znovu
Když jste e-mail osoby změnili a už se neshoduje s adresou u neúspěšné žádosti, klikněte na Zrušit a odeslat znovu. ClearPolicy neúspěšnou žádost zruší a odešle novou s aktuálními údaji osoby.
Problém s doručením neznamená vždy, že je e-mailová adresa špatně. Dočasné potíže poštovního serveru mohou způsobit nedoručení, i když je adresa správná.
Navázat na skupinu žádostí
Na stránce Žádosti klikněte na Připomenout a odešlete e-maily s připomínkami pro skupinu otevřených žádostí. V nabídce zvolte rozsah:
Nejdřív použijte hledání, když chcete zúžit, kdo připomínku dostane. Potvrzovací dialog ukáže, kolik žádostí bude připomenuto, a upozorní, když je hledání aktivní.
Zvolený rozsah je oddělený od karty filtru stavu, kterou právě prohlížíte. Žádosti, které potřebují navázání po doručení, zahrnuté nejsou. Když má jedna osoba víc odpovídajících žádostí, ClearPolicy je podle možností sloučí do jednoho e-mailu s připomínkou.
Odeslat novou žádost
Na stránce Žádosti klikněte na Odeslat žádost, když víte, který dokument a kteří lidé potřebují novou žádost. Žádosti stále můžete odesílat z dokumentu, z profilu osoby, nebo ze skupiny. Stránku Žádosti použijte, když už kontrolujete navázání a chcete odeslat další žádost, aniž byste frontu opustili.Uzavřít žádost, která se nemá dokončit
Otevřete nabídku akcí řádku a aktivní žádost zrušte, nebo ji nechte vypršet.- Zrušit žádost uzavře žádost, kterou už tým nechce, aby osoba dokončila.
- Nechat žádost vypršet žádost ihned uzavře, když už nemá být k dispozici.
Zaznamenat papír v evidenci
Když někdo nemůže žádost dokončit online, stav a doklad v ClearPolicy stejně uchováte. Výchozí cesta zůstává elektronické dokončení. Papír v evidenci použijte, když vlastnoruční podpis, přístupnost, preference, nebo jiný praktický důvod znamená, že osoba žádost přes odkaz nedokončí. Zaznamenat papír v evidenci může kdokoli, kdo může u žádostí jednat (připomenout, zrušit, nechat vypršet). Zvláštní oprávnění není potřeba.Než začnete
- Žádost musí být stále čekající — ne dokončená, zrušená ani vypršelá.
- Potřebujete PDF nebo obrázek podepsané papírové kopie. ClearPolicy vyžaduje nahrání souboru. Papír v evidenci nelze dokončit jen poznámkou.
- Osoba musí papírovou kopii dokumentu k této žádosti skutečně podepsat.
Zaznamenat papír u čekající žádosti
1
Najděte čekající žádost
Otevřete Žádosti, kartu Žádosti u osoby, nebo kartu Soulad u dokumentu. Najděte otevřenou žádost pro tuto osobu a dokument.
2
Otevřete Zaznamenat papírový podpis
Otevřete nabídku akcí řádku a klikněte na Zaznamenat papírový podpis.
3
Nahrajte podepsanou papírovou kopii
Vyberte PDF nebo obrázek podepsané papírové kopie. Potvrďte, že jste od osoby získali vlastnoruční podpis (nebo papírové potvrzení seznámení) na papírové kopii tohoto dokumentu.
4
Odešlete
Odešlete formulář. ClearPolicy označí žádost jako dokončenou, aktualizuje soulad pro tuto verzi dokumentu a zastaví připomínky k žádosti.
Papír v evidenci není elektronický podpis. ClearPolicy u dokončení na papíře nevytváří elektronický certifikát potvrzení. Když osoba může dokončit online, dávejte přednost elektronickému dokončení. Více v jak fungují potvrzení.
Stáhnout dokončené dokumenty
Způsob stažení závisí na tom, jak byla žádost dokončena.
Tato stažení použijte, když potřebujete záznam do spisu, k auditu, nebo k interní kontrole.