Odeslat připomínky k nevyřízeným žádostem

Když lidé žádost nedokončili, ClearPolicy Vám umožní odeslat připomínku, aniž byste vytvářeli novou žádost. Původní osobní odkaz zůstane platný. Příjemci proto mohou pokračovat tam, kde skončili. Připomínky můžete odesílat ručně, hromadně, nebo je ClearPolicy může odesílat automaticky podle plánu.

​

Odeslat připomínku k jedné žádosti

Když chcete konkrétní osobě připomenout konkrétní dokument:

1. Otevřete Žádosti, kartu Soulad u dokumentu, nebo kartu Žádosti osoby v sekci Lidé.
2. Najděte čekající žádost a otevřete zobrazení aktivity.
3. Klikněte na Odeslat připomínku. Příjemce dostane nový e-mail se stejným osobním odkazem z původní žádosti.

U aktivních žádostí můžete na stránce Žádosti kliknout i přímo na Připomenout.

​

Hromadně odeslat připomínky pomocí Připomenout

Když chcete odeslat e-maily s připomínkami pro skupinu žádostí:

1. Otevřete Žádosti.
2. Použijte hledání, když chcete seznam zúžit.
3. Klikněte na Připomenout a zvolte rozsah:
   • Všechny nevyřízené — každá otevřená žádost
   • Nezobrazeno — odesláno, ještě neotevřeno
   • Zobrazeno — otevřeno, nedokončeno
   • Připomenuto — připomenuto, stále otevřeno
4. Připomínku potvrďte v dialogu. Zobrazený počet odpovídá zvolenému rozsahu a aktivnímu hledání.

ClearPolicy odešle připomínky k žádostem ve zvoleném rozsahu. To je oddělené od karty filtru stavu, kterou právě prohlížíte. Žádosti, které potřebují navázání po doručení, zahrnuté nejsou. Když má jedna osoba víc odpovídajících žádostí, ClearPolicy je podle možností sloučí do jednoho e-mailu s připomínkou.

​

Nastavit automatické připomínky

ClearPolicy může automaticky odesílat připomínky příjemcům, kteří žádosti ještě nedokončili. Automatické připomínky běží denně a platí pro všechny čekající žádosti v organizaci. Když jsou automatické připomínky zapnuté, ClearPolicy každé ráno v časovém pásmu organizace zkontroluje nevyřízené žádosti. S Chytrým navázáním ClearPolicy odešle první připomínku přibližně 48 hodin po odeslání žádosti, pokud ji osoba ještě neotevřela. Když ji otevřela, ale nedokončila, první připomínka odejde přibližně 24 hodin po otevření. Další připomínky pak pokračují v kratším intervalu, dokud je žádost otevřená.

​

Připomínky k termínu

Když je zapnuté vypršení žádostí a žádost má termín, Chytré navázání v posledním týdnu přepne na připomínky k termínu. Běžné připomínky podle zobrazení a nezobrazení se v tomto období pozastaví. Lidé tak k téže žádosti nedostanou dvě připomínky. ClearPolicy odešle jednu automatickou připomínku k každému milníku: Každý milník se u žádosti odešle nejvýš jednou. Automatické připomínky stejně odcházejí ráno v časovém pásmu organizace. Ruční akce Odeslat připomínku a Připomenout v tomto posledním týdnu použijí stejné znění zaměřené na termín. Ruční navázání se tak shoduje s tím, co by ClearPolicy odeslal automaticky. Při pevném intervalu dostane připomínku každá čekající žádost, která je nevyřízená déle než zvolený interval. Když je zapnuté opakování, další připomínky odcházejí ve stejném intervalu, dokud není žádost dokončená, zrušená, nebo nevyprší.

​

Co se stane, když se odešle připomínka

Příjemce dostane nový e-mail se stejným osobním odkazem z původní žádosti. Nový odkaz nepotřebuje. Původní token zůstává platný. Nová žádost se nevytvoří. Protokol aktivity existující žádosti se aktualizuje o odeslání připomínky. Když je zapnuté vypršení žádostí a žádost má termín, e-mail s připomínkou obsahuje datum vypršení. Příjemce tak přesně vidí, kolik času mu zbývá. V posledním týdnu před termínem mají e-maily s připomínkou naléhavější znění podle toho, jak je termín blízko.

​

Kdy se připomínky neodesílají

ClearPolicy u žádosti připomínky přeskočí, dokud potřebuje navázání po doručení. Platí to pro ruční akci Připomenout, hromadné připomenutí, automatické připomínky i připomínky z integrací. Problém s doručením znamená, že se e-mail se žádostí vrátil, neodešel, nebo ho označili jako spam. Tyto žádosti se zobrazí na kartě Chyba v Žádostech a u Lidí. Připomínky k ostatním otevřeným žádostem stejné osoby dál fungují, když navázání potřebuje jen jedna žádost. Jak navázat po problému s doručením:

1. Otevřete žádost a klikněte na Zkontrolovat, abyste viděli, co se stalo.
2. Když je e-mailová adresa správná, klikněte na E-mail je správný — zkusit znovu a k této žádosti odešlete novou připomínku.
3. Když byla e-mailová adresa špatně, upravte ji v Nastavení osoby (ozubené kolo v záhlaví). Pak použijte Zrušit a odeslat znovu, když se e-mail osoby neshoduje s adresou u žádosti.