1
Otevřete zveřejněný dokument
Přejděte do sekce Dokumenty a vyberte dokument, který chcete odeslat. Před pokračováním se ujistěte, že dokument má zveřejněnou verzi.
2
Klikněte na Odeslat žádost
Na stránce dokumentu klikněte na Odeslat žádost nebo Vyžádat podpis a otevřete formulář žádosti.
3
Vyberte lidi nebo skupinu
V listu žádosti prohledejte seznam lidí a zaškrtněte, kdo má žádost dostat. Seznam posouvejte a načtěte další lidi podle potřeby.Použijte Vybrat všechny osoby, když chcete vybrat všechny v organizaci (a nehledáte), nebo Vybrat odpovídající osoby, když je aktivní hledání. Jednotlivé osoby pak můžete podle potřeby odškrtnout.Najednou můžete odeslat nejvýš 500 osobám. Pro větší seznam odešlete po dávkách, nebo použijte skupinu.Ze skupiny můžete dál odeslat celé skupině (nebo použít Odeslat chybějící), aniž byste lidi vybírali jednoho po druhém.
4
Přidejte poznámku příjemcům (volitelné)
Klikněte na Přidat poznámku příjemcům, když chcete k žádosti přidat osobní poznámku. Poznámka se zobrazí v e-mailu, který příjemci dostanou, a na stránce potvrzení, kde žádost dokončí.Můžete například napsat: „Přečtěte si prosím tento předpis a potvrďte ho před další směnou.“Když odesíláte ze skupiny, která má výchozí zprávu příjemcům, poznámka se touto zprávou předvyplní. Před odesláním ji můžete upravit, nebo ji úplně odebrat.
5
Odešlete žádosti
Klikněte na Odeslat žádost. Každá vybraná osoba dostane osobní e-mail s jedinečným odkazem na svou stránku potvrzení. Odkazy jsou individuální. Každý příjemce má vlastní soukromou adresu URL.
Přidat poznámku příjemcům
Poznámka příjemcům je volitelná zpráva, kterou můžete přidat při odesílání žádosti. Dává lidem kontext, proč žádost dostávají a co po nich potřebujete. Poznámky se zobrazí na dvou místech:- V e-mailu — přímo v oznamovacím e-mailu, který příjemce dostane.
- Na stránce potvrzení — jako zpráva od Vaší organizace, když příjemce otevře svůj osobní odkaz.
Přiřazení vs. odeslání
Přiřazení osoby k dokumentu (přes Přidat lidi u dokumentu, nebo Přidat dokument u osoby) ji přidá do souladu, abyste mohli sledovat stav. Ve výchozím nastavení neodesílá e-mail. Při přiřazení můžete zapnout Také odeslat žádost o dokument. ClearPolicy pak odešle stejnou žádost o dokument jako Odeslat žádost, s volitelnou poznámkou. Nechte vypnuté, když přiřazení připravujete a odeslat chcete později. Odeslat žádost (nebo Vyžádat podpis) zůstává hlavním způsobem, jak odesílat e-maily se žádostmi, aniž byste měnili přiřazení. Automatické e-maily se žádostmi u skupin jsou něco jiného: odesílají se, když do skupiny přidáte lidi nebo dokumenty a toto nastavení je zapnuté.Automatické e-maily se žádostmi
Skupiny mají nastavení Automatické e-maily se žádostmi. To automaticky odešle e-maily se žádostmi, kdykoli do skupiny přidáte lidi nebo dokumenty. Při vytvoření nové skupiny je toto nastavení ve výchozím stavu zapnuté. Když jsou automatické e-maily se žádostmi zapnuté:- Přidání osoby do skupiny — ClearPolicy vytvoří žádosti o dokument ke každému zveřejněnému dokumentu přiřazenému skupině a odešle osobě jeden e-mail s odkazy na všechny.
- Přidání dokumentu do skupiny — ClearPolicy vytvoří žádosti o dokument pro každou osobu ve skupině a každé osobě odešle e-mail k nově přiřazenému dokumentu.
Zapnout nebo vypnout automatické e-maily se žádostmi
Toto nastavení můžete přepnout na dvou místech:- Při vytváření skupiny — přepínač Automatické e-maily se žádostmi je ve formuláři vytvoření skupiny. Ve výchozím stavu je zapnutý.
- U existující skupiny — otevřete Nastavení skupiny (ozubené kolo v záhlaví) a přepínač Automatické e-maily se žádostmi najdete v sekci Automatizace.
Automatické e-maily se žádostmi platí jen pro zveřejněné dokumenty. Když dokument přiřazený skupině ještě nemá zveřejněnou verzi, žádost k tomuto dokumentu se nevytvoří, dokud ho nezveřejníte a žádosti neodešlete ručně.
Co příjemci vidí
Příjemci dostanou e-mail s odkazem na veřejnou stránku potvrzení. Účet člena týmu není potřeba. Na této stránce si mohou dokument přečíst a napsat své jméno k podpisu. Když přidáte poznámku příjemcům, zobrazí se v e-mailu i jako zvýrazněná poznámka na stránce potvrzení. Po dokončení žádosti online si mohou stáhnout doklad potvrzující jejich odpověď. Když je zapnuté vypršení žádostí, e-mail i stránka potvrzení zobrazí termín vypršení. Příjemce tak ví, do kdy musí žádost dokončit. Lidé mohou také otevřít portál pro podpis pomocí jednorázového kódu z e-mailu a zobrazit všechny nevyřízené i podepsané žádosti pro tuto adresu. Hodí se to, když e-mail ztratili, nebo na ně čeká víc dokumentů.Žádosti můžete odesílat i z profilu osoby. Otevřete osobu v sekci Lidé a v záhlaví klikněte na Odeslat žádost. Vyberte dokument a odešlete žádost této osobě.