Usa la sección Personas para gestionar a las personas que reciben solicitudes de documentos. Una persona solo necesita un nombre y una dirección de correo electrónico. No necesita una cuenta de ClearPolicy.
Añadir una persona
Abre Personas
Haz clic en Personas en la barra lateral.
Haz clic en Añadir persona
Haz clic en Añadir persona.
Introduce sus datos
Añade el nombre y la dirección de correo electrónico de la persona. También puedes añadir un número de teléfono y asignar grupos.
Guarda la persona
Haz clic en Guardar. La persona está lista para recibir solicitudes.
Usa grupos cuando envíes con frecuencia los mismos documentos al mismo equipo, departamento, ubicación o rol de voluntariado.
Encontrar a las personas adecuadas
La página Personas incluye búsqueda, botones de estado y filtros.
| Filtro | Úsalo para |
|---|
| Búsqueda | Encontrar a una persona por nombre o correo electrónico. |
| Botones de estado | Mostrar personas que están Cumplidas, Pendientes, Necesitan atención o Sin iniciar. |
| Grupos | Mostrar personas asignadas a uno o varios grupos. |
| Estados de documento | Encontrar personas con necesidades de documentos específicas, como pendientes, desactualizados, con renovación pendiente o sin solicitar. |
| Activas / archivadas | Cambiar entre personas activas y archivadas. |
Editar los datos de una persona
Abre la persona
Haz clic en una persona de la lista Personas.
Ve a Configuración
Abre la pestaña Configuración de la persona.
Actualiza los datos o grupos
Edita su nombre, correo electrónico, número de teléfono o grupos asignados.
Guarda los cambios
Haz clic en Guardar para los cambios de datos. Los cambios de grupo se guardan después de actualizar la lista de grupos.
Usar acciones masivas
Selecciona una o varias personas de la lista Personas para mostrar las acciones masivas.
- Añadir a grupo — Añade las personas seleccionadas a un grupo existente.
- Recordar — Envía correos de recordatorio a las personas seleccionadas que tienen solicitudes pendientes.
- Archivar — Mueve a las personas activas seleccionadas fuera de las listas activas.
- Desarchivar — Restaura a las personas archivadas seleccionadas a las listas activas.
Recordar solo envía recordatorios a las personas seleccionadas que actualmente tienen solicitudes pendientes.
Archivar o desarchivar a una persona
Archiva a alguien cuando ya no necesita solicitudes activas, pero aún necesitas conservar su historial. Las personas archivadas se eliminan de las listas activas y de los recuentos de cumplimiento. Sus registros pasados de solicitudes y acuses de recibo se conservan.
Para archivar o desarchivar a una sola persona, abre su pestaña Configuración y usa la acción en la zona de peligro. Para archivar o desarchivar a varias personas, selecciónalas en la lista Personas y usa la acción masiva.
Eliminar a una persona
La opción Eliminar está disponible desde la pestaña Configuración de la persona cuando ClearPolicy puede eliminarla de forma segura. Si la persona tiene historial de solicitudes, archívala en su lugar para que tu historial de auditoría permanezca intacto.
Eliminar a una persona elimina su registro. Archivar suele ser la mejor opción cuando necesitas conservar un registro de las solicitudes o finalizaciones anteriores.
