Seguir quién ha firmado y quién está pendiente

ClearPolicy te ofrece varias formas de seguir el cumplimiento: desde barras de progreso de alto nivel en tus listas de documentos y personas, hasta vistas detalladas por documento y por persona. Úsalas juntas para tener una imagen clara de cómo va la situación y quién aún necesita actuar.

​

Progreso de cumplimiento en la lista de documentos

La página Documentos muestra cada documento de un vistazo: qué versión está publicada, si queda un borrador por terminar, qué grupos lo usan y qué tan lejos van las personas asignadas con la última revisión. Cada tarjeta de documento muestra:

• Nombre del documento — debajo, una línea breve con la versión publicada y la fecha (por ejemplo, Versión 2 y cuándo se publicó), o Aún no publicado si no hay nada en vivo. Si el documento se renueva con un plazo, también aparece aquí.
• Estado — por ejemplo Publicado o Nuevo borrador cuando hay un borrador sin publicar.
• Grupos — insignias de los grupos que incluyen este documento. Si no hay grupos, esta zona queda vacía.
• Una barra de progreso que se llena según el porcentaje de personas que han completado la última revisión, más un recuento como “3 de 10 personas” y un porcentaje.

La barra de progreso está codificada por colores para que puedas detectar rápidamente los documentos que requieren atención: Si nadie está asignado a un documento, la tarjeta muestra “Sin personas” en lugar de una barra de progreso.

​

Progreso de cumplimiento en la lista de personas

La página Personas muestra una barra de progreso similar en la tarjeta de cada persona. Esto te indica cuántos de los documentos que tienen asignados ha completado cada persona. Cada tarjeta de persona muestra:

• Una insignia de estado — Cumplido, Pendiente, Necesita atención o Sin iniciar — según su finalización general de documentos.
• Una barra de progreso que se llena según el porcentaje de documentos asignados que ha aceptado.
• Un recuento como “5 de 8 documentos” que muestra cuántos están completos frente a cuántos están asignados.

Se aplican los mismos umbrales de color — rojo por debajo del 50%, amarillo entre el 50% y el 79%, y verde al 80% o más. Si una persona no tiene documentos asignados, la tarjeta muestra “Sin documentos”.

​

Vista de cumplimiento del documento

Abre cualquier documento para aterrizar en la pestaña Cumplimiento (la vista predeterminada). Esta lista muestra cada persona asignada al documento junto con su estado actual. Úsala para ver de un vistazo quién ha completado la última revisión, quién está pendiente y quién necesita seguimiento. Si el documento aún no tiene una revisión publicada, Cumplimiento indica que debes publicar primero — abre Revisiones para terminar un borrador y publicarlo antes de hacer seguimiento aquí.

​

Agregar personas

Usa Agregar personas en la pestaña Cumplimiento para asignar personas a este documento sin enviar una solicitud. Las personas asignadas aparecen en la lista de cumplimiento para que puedas hacerles seguimiento y enviar solicitudes cuando estés listo. Agregar personas no les envía un correo.

​

Filtrar por grupo

Cuando este documento está asignado a uno o más grupos (en la Configuración del documento), aparece un filtro Grupos sobre la lista. Úsalo para mostrar solo a las personas que pertenecen a los grupos seleccionados. Si el documento no está asignado a ningún grupo, el filtro Grupos se oculta — los filtros de estado y la búsqueda siguen funcionando. Esto es útil cuando necesitas comprobar el cumplimiento de un equipo o departamento concreto — por ejemplo, ver qué miembros de tu grupo “Voluntarios” han completado una política de verificación de antecedentes.

​

Vista de detalle de la persona

Abre una persona en la sección Personas para revisar su cumplimiento. ClearPolicy abre de forma predeterminada la pestaña Documentos de la persona — la misma idea que abrir un documento en Cumplimiento. El encabezado muestra el nombre de la persona y sus grupos (o No hay grupos). Usa Enviar solicitud para enviar una solicitud de documento a esta persona, o abre la pestaña Configuración y editar correo, teléfono, grupos, archivar o eliminar.

​

Pestaña Documentos

La pestaña Documentos es el lugar principal para ver cómo va una persona. Cambia entre Asignados actualmente y Asignados anteriormente. Usa Imprimir para un informe de cumplimiento de una sola persona, o Añadir documento para asignar más documentos. Cada documento asignado muestra:

• Nombre del documento — debajo, una línea breve con la versión publicada y la fecha, o Aún no publicado. Si el documento se renueva con un plazo, también aparece aquí.
• Insignia de estado — por ejemplo Firmado, Confirmado, Firma pendiente, Desactualizado, Renovación pendiente o No solicitado, según el avance de esa persona con el documento.
• Última finalización — cuándo completó por última vez la persona este documento, si corresponde.
• Acciones — lo que puedes hacer a continuación depende del estado:
  • Si aún necesitan una solicitud (o una nueva tras una actualización o renovación), el botón principal es Solicitar firma o Enviar solicitud.
  • Si ya hay una solicitud abierta, puedes Recordar para enviar un recordatorio.
  • Si están al día con la versión actual, el botón principal es Descargar documento firmado. Enviar otra solicitud está en el menú de la fila.
  • Abre el menú para el historial de actividad y otras opciones.

​

Pestaña Solicitudes

La pestaña Solicitudes muestra cada solicitud enviada a esta persona, incluido el nombre del documento, el estado de la solicitud y cuándo se envió o se completó. Aquí también aparecen alertas de seguimiento de entrega cuando no se pudo entregar el correo de una solicitud. Úsala cuando necesites una imagen detallada de lo que se ha enviado y lo que sigue pendiente.

​

Vista de cumplimiento del grupo

Abre un grupo desde Grupos en la barra lateral para trabajar a nivel de equipo o departamento. Los grupos se abren en la pestaña Personas, donde puedes filtrar miembros por estado de cumplimiento y hacer seguimiento. Usa la pestaña Documentos para ver el progreso por documento dentro del grupo. La lista de Grupos también muestra la tasa de finalización, el recuento de personas y el de documentos de cada grupo para que elijas primero cuál necesita atención.

​

Cumplimiento en la pestaña Documentos del grupo

La pestaña Documentos del grupo funciona como la lista principal de documentos, pero limitada al grupo: solo cuenta a las personas que son miembros de ese grupo. Cada tarjeta de documento muestra:

• Nombre del documento — con versión y fecha (o Aún no publicado), y renovación cuando aplica.
• Una barra de progreso con el porcentaje de miembros del grupo que han completado la última revisión, más un recuento como “5 de 12 personas” y un porcentaje.

Se aplican los mismos umbrales de color — rojo por debajo del 50%, amarillo entre el 50% y el 79%, y verde al 80% o más. Si ningún miembro del grupo está asignado al documento, la tarjeta muestra “Sin personas”.

​

Cumplimiento en la pestaña Personas del grupo

En la pestaña Personas, cada tarjeta de miembro muestra una barra de progreso de cumplimiento que sigue cuántos documentos del grupo ha completado esa persona. Cada tarjeta de persona muestra:

• Una insignia de estado — Cumplido, Pendiente, Necesita atención o Sin iniciar — según su finalización de los documentos del grupo.
• Una barra de progreso que muestra el porcentaje de documentos del grupo que ha completado.
• Un recuento como “3 de 5 documentos” que muestra cuántos están hechos frente a cuántos están asignados a través del grupo.

Usa los botones de filtro de estado para acotar la lista por estado de cumplimiento — Cumplido, Pendiente, Necesita atención o Sin iniciar. Cada botón muestra un recuento para que veas rápidamente cuántos miembros pertenecen a cada categoría. Haz clic en la fila de cualquier miembro para expandirla y ver un desglose por documento que incluye el estado del documento, la fecha de finalización y cuándo se envió la última solicitud o recordatorio. Puedes enviar solicitudes, mandar recordatorios o ver el historial de actividad completo directamente desde la fila expandida. Cuando las personas del grupo aún necesitan solicitudes para documentos publicados, aparece Enviar pendientes en la pestaña Personas. Úsalo para enviar esas solicitudes de forma masiva. Los huecos en documentos en borrador no se incluyen hasta que el documento se publique. Para más detalles sobre los estados de cumplimiento del grupo, consulta personas y grupos.

​

Estados de las solicitudes

​

Papel en el expediente en las vistas de cumplimiento

Algunas finalizaciones las registra un miembro del equipo como papel en el expediente en lugar de completarse en línea. Esas personas siguen contando como completas para esa revisión del documento. Las insignias de estado pueden mostrar una nota discreta Papel en el expediente (por ejemplo un indicador de subida) para que distinga el método sin tratar el papel como un estado de cumplimiento aparte. Para registrar papel en una solicitud pendiente, consulta registrar papel en el expediente.

​

Descargar un recibo de finalización

Para solicitudes completadas en línea, puedes descargar un recibo de registro de auditoría (documento firmado con certificado electrónico). El recibo incluye el nombre del destinatario, el documento y la revisión, la marca de tiempo y metadatos adicionales del momento de la finalización. Para finalizaciones con papel en el expediente, elige Descargar archivo subido para obtener la copia en papel firmada. No hay certificado electrónico para el papel. Abre las acciones de la fila de la solicitud o la vista de actividad para la opción de descarga.

​

Historial de actividad

Cada solicitud tiene una línea de tiempo de actividad que muestra la secuencia completa de eventos: cuándo se envió la solicitud, cuándo el destinatario vio el documento y cuándo completó el acuse de recibo. Abre una solicitud desde la pestaña de cumplimiento o desde la pestaña de solicitudes de la persona para ver el registro de actividad.