Ajouter une personne
Saisissez ses informations
Ajoutez le nom et l’adresse e-mail de la personne. Vous pouvez également ajouter un numéro de téléphone et affecter des groupes.
Trouver les bonnes personnes
La page Personnes inclut la recherche, des boutons de statut et des filtres.| Filtre | Utilisez-le pour |
|---|---|
| Recherche | Trouver une personne par son nom ou son adresse e-mail. |
| Boutons de statut | Afficher les personnes qui sont Conformes, En attente, Nécessite une attention, Non commencé ou Échecs. Le bouton Échecs n’apparaît que lorsqu’au moins une personne a une demande en attente avec un échec de livraison. |
| Groupes | Afficher les personnes affectées à un ou plusieurs groupes. |
| Statuts de document | Trouver des personnes avec des besoins de documents spécifiques, tels que documents en attente, obsolètes, à renouveler ou non demandés. |
| Actives / archivées | Basculer entre les personnes actives et archivées. |
Modifier les informations d’une personne
Mettez à jour les informations ou les groupes
Modifiez son nom, son adresse e-mail, son numéro de téléphone ou ses groupes affectés.
Les demandes ouvertes conservent le nom et l’e-mail du moment de l’envoi. Enregistrer une adresse e-mail corrigée dans le profil de la personne ne modifie pas les demandes déjà en cours. Pour joindre le destinataire à une nouvelle adresse, annulez et renvoyez les demandes concernées depuis Demandes ou le profil de la personne.
Corriger les échecs de livraison d’e-mail
Lorsqu’un e-mail de demande en attente ne peut pas être livré, ClearPolicy met la personne en évidence dans le filtre Échecs et affiche une alerte sur son profil et dans l’onglet Paramètres. L’alerte indique combien de demandes en attente ont échoué et vous renvoie vers les demandes concernées. À partir de là :- Ouvrez l’onglet Paramètres de la personne et corrigez son e-mail si nécessaire.
- Ouvrez la demande en échec et cliquez sur Annuler et renvoyer lorsque l’e-mail de la personne ne correspond plus à l’adresse de la demande.
Utiliser les actions en masse
Sélectionnez une ou plusieurs personnes dans la liste Personnes pour afficher les actions en masse.- Ajouter au groupe — Ajoute les personnes sélectionnées à un groupe existant.
- Relancer — Envoie des e-mails de rappel aux personnes sélectionnées ayant des demandes en attente.
- Archiver — Déplace les personnes actives sélectionnées hors des listes actives.
- Désarchiver — Restaure les personnes archivées sélectionnées dans les listes actives.
Relancer n’envoie des rappels qu’aux personnes sélectionnées ayant actuellement des demandes en attente.