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Utilisez la section Personnes pour gérer les personnes qui reçoivent des demandes de documents. Une personne n’a besoin que d’un nom et d’une adresse e-mail. Elle n’a pas besoin d’un compte ClearPolicy.

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Ajouter une personne

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Ouvrez Personnes

Cliquez sur Personnes dans la barre latérale.
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Cliquez sur Ajouter une personne

Cliquez sur Ajouter une personne.
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Saisissez ses informations

Ajoutez le nom et l’adresse e-mail de la personne. Vous pouvez également ajouter un numéro de téléphone et affecter des groupes.
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Enregistrez la personne

Cliquez sur Enregistrer. La personne est prête à recevoir des demandes.
Utilisez les groupes lorsque vous envoyez régulièrement les mêmes documents à la même équipe, au même service, au même emplacement ou au même rôle de bénévolat.

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Trouver les bonnes personnes

La page Personnes inclut la recherche, des boutons de statut et des filtres.

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Modifier les informations d’une personne

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Ouvrez la personne

Cliquez sur une personne dans la liste Personnes. ClearPolicy ouvre son onglet Documents.
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Allez dans Paramètres

Ouvrez l’onglet Paramètres de la personne.
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Mettez à jour les informations ou les groupes

Modifiez son nom, son adresse e-mail, son numéro de téléphone ou ses groupes affectés.
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Enregistrez les modifications

Cliquez sur Enregistrer pour les modifications de détails. Les modifications de groupe sont enregistrées après la mise à jour de la liste des groupes.
Les demandes ouvertes conservent le nom et l’e-mail du moment de l’envoi. Enregistrer une adresse e-mail corrigée dans le profil de la personne ne modifie pas les demandes déjà en cours. Pour joindre le destinataire à une nouvelle adresse, annulez et renvoyez les demandes concernées depuis Demandes ou le profil de la personne.

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Corriger les échecs de livraison d’e-mail

Lorsqu’un e-mail de demande en attente ne peut pas être livré, ClearPolicy met la personne en évidence dans le filtre Échecs et affiche une alerte sur son profil et sur la page Paramètres. L’alerte indique combien de demandes en attente ont échoué et vous renvoie vers les demandes concernées. À partir de là :
  1. Ouvrez les Paramètres de la personne et corrigez son e-mail si nécessaire.
  2. Ouvrez la demande en échec et cliquez sur Annuler et renvoyer lorsque l’e-mail de la personne ne correspond plus à l’adresse de la demande.
ClearPolicy n’envoie pas de rappels pour les demandes avec des échecs de livraison. Consultez gérer les demandes pour le flux complet.

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Utiliser les actions en masse

Sélectionnez une ou plusieurs personnes dans la liste Personnes pour afficher les actions en masse.
  • Ajouter au groupe — Ajoute les personnes sélectionnées à un groupe existant.
  • Relancer — Envoie des e-mails de rappel aux personnes sélectionnées ayant des demandes en attente.
  • Archiver — Déplace les personnes actives sélectionnées hors des listes actives.
  • Désarchiver — Restaure les personnes archivées sélectionnées dans les listes actives.
Relancer n’envoie des rappels qu’aux personnes sélectionnées ayant actuellement des demandes en attente.

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Archiver ou désarchiver une personne

Archivez quelqu’un quand il n’a plus besoin de demandes actives, mais que vous avez encore besoin de conserver son historique. Les personnes archivées sont retirées des listes actives et des décomptes de conformité. Archiver une personne annule ses demandes de documents ouvertes. Les demandes terminées et l’historique annulé restent conservés. Désarchiver les restaure dans les listes actives, mais ne renvoie pas les demandes annulées. Envoyez de nouvelles demandes s’ils doivent à nouveau compléter des documents. Pour archiver ou désarchiver une seule personne, ouvrez ses Paramètres et utilisez l’action dans la zone de danger. Pour archiver ou désarchiver plusieurs personnes, sélectionnez-les dans la liste Personnes et utilisez l’action en masse.

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Supprimer une personne

La suppression est disponible depuis les Paramètres de la personne lorsque ClearPolicy peut supprimer la personne en toute sécurité. Si la personne a un historique de demandes, archivez-la à la place afin que votre historique d’audit reste intact.
Supprimer une personne efface son enregistrement. L’archivage est généralement le meilleur choix lorsque vous devez conserver un enregistrement des demandes ou validations passées.
Dernière modification le 22 août 2026