Utilisez la section Personnes pour gérer les personnes qui reçoivent des demandes de documents. Une personne n’a besoin que d’un nom et d’une adresse e-mail. Elle n’a pas besoin d’un compte ClearPolicy.
Ajouter une personne
Ouvrez Personnes
Cliquez sur Personnes dans la barre latérale.
Cliquez sur Ajouter une personne
Cliquez sur Ajouter une personne.
Saisissez ses informations
Ajoutez le nom et l’adresse e-mail de la personne. Vous pouvez également ajouter un numéro de téléphone et affecter des groupes.
Enregistrez la personne
Cliquez sur Enregistrer. La personne est prête à recevoir des demandes.
Utilisez les groupes lorsque vous envoyez régulièrement les mêmes documents à la même équipe, au même service, au même emplacement ou au même rôle de bénévolat.
Trouver les bonnes personnes
La page Personnes inclut la recherche, des boutons de statut et des filtres.
| Filtre | Utilisez-le pour |
|---|
| Recherche | Trouver une personne par son nom ou son adresse e-mail. |
| Boutons de statut | Afficher les personnes qui sont Conformes, En attente, Nécessite une attention ou Non commencé. |
| Groupes | Afficher les personnes affectées à un ou plusieurs groupes. |
| Statuts de document | Trouver des personnes avec des besoins de documents spécifiques, tels que documents en attente, obsolètes, à renouveler ou non demandés. |
| Actives / archivées | Basculer entre les personnes actives et archivées. |
Ouvrez la personne
Cliquez sur une personne dans la liste Personnes.
Allez dans Paramètres
Ouvrez l’onglet Paramètres de la personne.
Mettez à jour les informations ou les groupes
Modifiez son nom, son adresse e-mail, son numéro de téléphone ou ses groupes affectés.
Enregistrez les modifications
Cliquez sur Enregistrer pour les modifications de détails. Les modifications de groupe sont enregistrées après la mise à jour de la liste des groupes.
Utiliser les actions en masse
Sélectionnez une ou plusieurs personnes dans la liste Personnes pour afficher les actions en masse.
- Ajouter au groupe — Ajoute les personnes sélectionnées à un groupe existant.
- Relancer — Envoie des e-mails de rappel aux personnes sélectionnées ayant des demandes en attente.
- Archiver — Déplace les personnes actives sélectionnées hors des listes actives.
- Désarchiver — Restaure les personnes archivées sélectionnées dans les listes actives.
Relancer n’envoie des rappels qu’aux personnes sélectionnées ayant actuellement des demandes en attente.
Archiver ou désarchiver une personne
Archivez quelqu’un quand il n’a plus besoin de demandes actives, mais que vous avez encore besoin de conserver son historique. Les personnes archivées sont retirées des listes actives et des décomptes de conformité. Leurs enregistrements passés de demandes et de validations sont conservés.
Pour archiver ou désarchiver une seule personne, ouvrez son onglet Paramètres et utilisez l’action dans la zone de danger. Pour archiver ou désarchiver plusieurs personnes, sélectionnez-les dans la liste Personnes et utilisez l’action en masse.
Supprimer une personne
La suppression est disponible depuis l’onglet Paramètres de la personne lorsque ClearPolicy peut supprimer la personne en toute sécurité. Si la personne a un historique de demandes, archivez-la à la place afin que votre historique d’audit reste intact.
Supprimer une personne efface son enregistrement. L’archivage est généralement le meilleur choix lorsque vous devez conserver un enregistrement des demandes ou validations passées.
