Suivre qui a signé et qui est en attente

ClearPolicy vous offre plusieurs façons de suivre la conformité : des barres de progression de haut niveau sur vos listes de documents et de personnes, aux vues détaillées par document et par personne. Utilisez-les ensemble pour avoir une image claire de la situation et de qui doit encore agir.

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Progression de la conformité sur la liste des documents

La page Documents montre chaque document d’un coup d’œil : quelle version est publiée, s’il reste un brouillon à terminer, quels groupes l’utilisent, et où en sont les personnes affectées sur la dernière révision. Chaque carte de document affiche :

• Nom du document — avec en dessous une courte ligne pour la version publiée et la date (par exemple Version 2 et la date de publication), ou Pas encore publié s’il n’y a rien en ligne. Si le document se renouvelle selon un calendrier, cela apparaît aussi ici.
• Statut — par exemple Publié ou Nouveau brouillon lorsqu’un brouillon non publié attend.
• Groupes — des badges pour les groupes qui incluent ce document. S’il n’y a pas de groupes, cette zone reste vide.
• Une barre de progression qui se remplit selon le pourcentage de personnes ayant terminé la dernière révision, plus un décompte comme « 3 sur 10 personnes » et un pourcentage.

La barre de progression est codée par couleur afin que vous puissiez repérer rapidement les documents qui nécessitent une attention : Si personne n’est affecté à un document, la carte affiche « Aucune personne » au lieu d’une barre de progression.

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Progression de la conformité sur la liste des personnes

La page Personnes affiche une barre de progression similaire sur la carte de chaque personne. Cela vous indique combien de documents qui lui sont affectés chaque personne a terminés. Chaque carte de personne affiche :

• Un badge de statut — Conforme, En attente, Nécessite une attention ou Non commencé — basé sur sa finalisation globale des documents.
• Une barre de progression qui se remplit en fonction du pourcentage de documents affectés qu’elle a validés.
• Un décompte comme « 5 sur 8 documents » montrant combien sont terminés par rapport au nombre d’affectés.

Les mêmes seuils de couleur s’appliquent — rouge en dessous de 50 %, jaune entre 50 % et 79 %, et vert à 80 % ou plus. Si une personne n’a pas de documents affectés, la carte affiche « Aucun document ».

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Vue de conformité du document

Ouvrez n’importe quel document pour arriver sur l’onglet Conformité (la vue par défaut). Cette liste montre chaque personne affectée au document avec son statut actuel. Utilisez-la pour voir d’un coup d’œil qui a terminé la dernière révision, qui est en attente et qui nécessite un suivi. Si le document n’a pas encore de révision publiée, la Conformité indique qu’il faut d’abord publier — ouvrez Révisions pour terminer un brouillon et le publier avant de suivre le statut ici.

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Ajouter des personnes

Utilisez Ajouter des personnes dans l’onglet Conformité pour affecter des personnes à ce document sans envoyer de demande. Les personnes affectées apparaissent dans la liste de conformité afin que vous puissiez les suivre et envoyer des demandes quand vous êtes prêt. Les ajouter ne leur envoie pas d’e-mail.

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Filtrer par groupe

Lorsque ce document est affecté à un ou plusieurs groupes (dans les Paramètres du document), un filtre Groupes apparaît au-dessus de la liste. Utilisez-le pour n’afficher que les personnes qui appartiennent aux groupes sélectionnés. Si le document n’est affecté à aucun groupe, le filtre Groupes est masqué — les filtres de statut et la recherche fonctionnent toujours. C’est utile lorsque vous devez vérifier la conformité d’une équipe ou d’un service spécifique — par exemple, voir quels membres de votre groupe « Bénévoles » ont terminé une politique de vérification des antécédents.

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Vue de détails de la personne

Ouvrez une personne dans la section Personnes pour examiner sa conformité. ClearPolicy ouvre par défaut l’onglet Documents de la personne — le même principe que d’ouvrir un document sur Conformité. L’en-tête affiche le nom de la personne et ses groupes (ou Aucun groupe). Utilisez Envoyer une demande pour envoyer une demande de document à cette personne, ou ouvrez l’onglet Paramètres (e-mail, téléphone, groupes, archiver ou supprimer).

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Onglet Documents

L’onglet Documents est le lieu principal pour voir où en est une personne. Basculez entre Actuellement affectés et Précédemment affectés. Utilisez Imprimer pour un rapport de conformité d’une seule personne, ou Ajouter un document pour en affecter d’autres. Chaque document affecté affiche :

• Nom du document — avec en dessous une courte ligne pour la version publiée et la date, ou Pas encore publié. Si le document se renouvelle selon un calendrier, cela apparaît aussi ici.
• Badge de statut — par exemple Signé, Confirmé, Signature en attente, Obsolète, Renouvellement dû ou Non demandé, selon l’avancement de cette personne pour ce document.
• Dernière finalisation — quand la personne a terminé ce document pour la dernière fois, le cas échéant.
• Actions — la suite dépend du statut :
  • S’il faut encore une demande (ou une nouvelle après une mise à jour ou un renouvellement), le bouton principal est Demander signature ou Envoyer la demande.
  • Si une demande est déjà ouverte, Relancer envoie un rappel.
  • Si la personne est à jour sur la version actuelle, le bouton principal est Télécharger le document signé. Envoyer une autre demande se trouve dans le menu de la ligne.
  • Ouvrez le menu pour l’historique d’activité et d’autres options.

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Onglet Demandes

L’onglet Demandes affiche chaque demande envoyée à cette personne, y compris le nom du document, le statut de la demande et la date d’envoi ou de finalisation. Les alertes de suivi de livraison apparaissent aussi ici lorsqu’un e-mail de demande n’a pas pu être livré. Utilisez-le lorsque vous avez besoin d’une image détaillée de ce qui a été envoyé et de ce qui est encore en attente.

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Vue de conformité du groupe

Ouvrez un groupe depuis Groupes dans la barre latérale pour travailler au niveau d’une équipe ou d’un service. Les groupes s’ouvrent sur l’onglet Personnes, où vous pouvez filtrer les membres par statut de conformité et faire un suivi. Utilisez l’onglet Documents pour la progression par document au sein du groupe. La liste Groupes affiche aussi le taux d’achèvement, le nombre de personnes et le nombre de documents de chaque groupe pour choisir en premier celui qui nécessite de l’attention.

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Conformité sur l’onglet Documents du groupe

L’onglet Documents du groupe fonctionne comme la liste principale des documents, mais limitée au groupe : seuls les membres de ce groupe sont comptés. Chaque carte de document affiche :

• Nom du document — avec version et date (ou Pas encore publié), et le renouvellement le cas échéant.
• Une barre de progression avec le pourcentage de membres du groupe ayant terminé la dernière révision, plus un décompte comme « 5 sur 12 personnes » et un pourcentage.

Les mêmes seuils de couleur s’appliquent — rouge en dessous de 50 %, jaune entre 50 % et 79 %, et vert à 80 % ou plus. Si aucun membre du groupe n’est affecté au document, la carte affiche « Aucune personne ».

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Conformité sur l’onglet Personnes du groupe

Sur l’onglet Personnes, chaque carte de membre affiche une barre de progression de conformité qui suit le nombre de documents du groupe que cette personne a terminés. Chaque carte de personne affiche :

• Un badge de statut — Conforme, En attente, Nécessite une attention ou Non commencé — basé sur sa finalisation des documents du groupe.
• Une barre de progression montrant le pourcentage de documents du groupe qu’elle a terminés.
• Un décompte comme « 3 sur 5 documents » montrant combien sont terminés par rapport au nombre affecté via le groupe.

Utilisez les boutons de filtre de statut pour restreindre la liste par statut de conformité — Conforme, En attente, Nécessite une attention ou Non commencé. Chaque bouton affiche un décompte afin que vous puissiez voir rapidement combien de membres tombent dans chaque catégorie. Cliquez sur la ligne d’un membre pour la développer et voir une ventilation par document incluant le statut du document, la date de finalisation et la date du dernier envoi de demande ou de rappel. Vous pouvez envoyer des demandes, envoyer des rappels ou consulter l’historique d’activité complet directement depuis la ligne développée. Lorsque des personnes du groupe ont encore besoin de demandes pour des documents publiés, Envoyer les manquantes apparaît sur l’onglet Personnes. Utilisez-le pour envoyer ces demandes en lot. Les écarts sur les brouillons ne sont pas inclus tant que le document n’est pas publié. Pour plus de détails sur les statuts de conformité du groupe, consultez personnes et groupes.

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Statuts des demandes

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Papier au dossier dans les vues de conformité

Certaines finalisations sont enregistrées par un membre de l’équipe comme papier au dossier au lieu d’être terminées en ligne. Ces personnes comptent toujours comme à jour pour cette révision du document. Les badges de statut peuvent afficher une note discrète Papier au dossier (par exemple un indicateur d’import) afin de distinguer la méthode sans traiter le papier comme un statut de conformité distinct. Pour enregistrer le papier sur une demande en attente, voir enregistrer un papier au dossier.

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Télécharger un reçu de finalisation

Pour les demandes terminées en ligne, vous pouvez télécharger un reçu de piste d’audit (document signé avec certificat électronique). Le reçu comprend le nom du destinataire, le document et la révision, l’horodatage et les métadonnées supplémentaires capturées au moment de la finalisation. Pour les finalisations papier au dossier, choisissez Télécharger le fichier importé pour obtenir la copie papier signée. Il n’y a pas de certificat électronique pour le papier. Ouvrez les actions de ligne de la demande ou la vue d’activité pour l’option de téléchargement.

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Historique d’activité

Chaque demande possède une chronologie d’activité qui montre la séquence complète des événements : quand la demande a été envoyée, quand le destinataire a consulté le document et quand il a terminé la validation. Ouvrez une demande depuis l’onglet de conformité ou l’onglet de demandes de la personne pour consulter le journal d’activité.