Suivre qui a signé et qui est en attente

Documentation Index

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ClearPolicy vous offre plusieurs façons de suivre la conformité : des barres de progression de haut niveau sur vos listes de documents et de personnes, aux vues détaillées par document et par personne. Utilisez-les ensemble pour avoir une image claire de la situation et de qui doit encore agir.

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Progression de la conformité sur la liste des documents

La page Documents affiche une barre de progression de conformité sur chaque carte de document. Cela vous donne une vue d’un coup d’œil du nombre de personnes affectées ayant validé la dernière révision — sans ouvrir le document. Chaque carte de document affiche :

• Une barre de progression qui se remplit en fonction du pourcentage de personnes ayant terminé la dernière révision.
• Un décompte comme « 3 sur 10 personnes » montrant combien ont validé par rapport au nombre d’affectées.
• Un pourcentage indiquant le taux de conformité global.

La barre de progression est codée par couleur afin que vous puissiez repérer rapidement les documents qui nécessitent une attention : Si personne n’est affecté à un document, la carte affiche « Aucune personne » au lieu d’une barre de progression.

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Progression de la conformité sur la liste des personnes

La page Personnes affiche une barre de progression similaire sur la carte de chaque personne. Cela vous indique combien de documents qui lui sont affectés chaque personne a terminés. Chaque carte de personne affiche :

• Un badge de statut — Conforme, En attente, Nécessite une attention ou Non commencé — basé sur sa finalisation globale des documents.
• Une barre de progression qui se remplit en fonction du pourcentage de documents affectés qu’elle a validés.
• Un décompte comme « 5 sur 8 documents » montrant combien sont terminés par rapport au nombre d’affectés.

Les mêmes seuils de couleur s’appliquent — rouge en dessous de 50 %, jaune entre 50 % et 79 %, et vert à 80 % ou plus. Si une personne n’a pas de documents affectés, la carte affiche « Aucun document ».

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Vue de conformité du document

Ouvrez n’importe quel document et allez dans l’onglet Conformité. Cette vue liste chaque personne affectée au document avec son statut actuel. Utilisez-la pour voir d’un coup d’œil combien de personnes ont terminé la demande et qui est encore en attente.

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Filtrer par groupe

Si vous organisez les personnes en groupes, vous pouvez restreindre la liste de conformité pour n’afficher que les personnes dans des groupes spécifiques. Utilisez le menu déroulant Groupes au-dessus de la liste pour sélectionner un ou plusieurs groupes. La liste se met à jour automatiquement pour n’afficher que les personnes qui appartiennent aux groupes sélectionnés. C’est utile lorsque vous devez vérifier la conformité d’une équipe ou d’un service spécifique — par exemple, voir quels membres de votre groupe « Bénévoles » ont terminé une politique de vérification des antécédents.

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Vue de détails de la personne

Ouvrez une personne dans la section Personnes pour voir sa conformité en un coup d’œil. La page de détails de la personne comporte plusieurs onglets :

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Onglet Aperçu

L’onglet Aperçu vous donne un résumé de la conformité et des détails de la personne. Il affiche :

• Jauge de conformité — un indicateur visuel du pourcentage de documents affectés que cette personne a terminés.
• Nombre de documents — combien de documents sont affectés à cette personne.
• Temps de réponse moyen — combien de jours cette personne met généralement à terminer une demande.
• Coordonnées de la personne — l’e-mail, le numéro de téléphone, les appartenances aux groupes et la date à laquelle elle a été ajoutée.

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Onglet Documents

L’onglet Documents liste chaque document affecté à la personne. Chaque ligne affiche :

• Nom du document — avec le type de validation (accusé de lecture ou signature), les associations de groupes et l’intervalle de renouvellement.
• Badge de statut — si le document a été terminé, est en attente ou nécessite une attention.
• Date de finalisation — quand la personne a terminé le document pour la dernière fois, le cas échéant.
• Actions rapides — envoyez une demande, envoyez un rappel ou consultez l’historique d’activité complet.

Utilisez cet onglet lorsque vous devez voir exactement où en est une personne sur chaque document et agir sur des éléments individuels.

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Onglet Demandes

L’onglet Demandes affiche chaque demande envoyée à cette personne, y compris le nom du document, le statut de la demande et la date d’envoi ou de finalisation. Utilisez-le lorsque vous avez besoin d’une image détaillée de ce qui a été envoyé et de ce qui est encore en attente.

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Vue de conformité du groupe

Ouvrez un groupe pour voir la conformité au niveau du groupe. La page d’aperçu affiche des cartes récapitulatives indiquant combien de membres sont conformes, en attente ou nécessitent une attention. Les cartes avec des décomptes actifs sont codées par couleur — rose pour Nécessite une attention et ambre pour En attente — afin que vous puissiez repérer les problèmes d’un coup d’œil. Cliquez sur n’importe quelle carte de statut pour passer à l’onglet Personnes du groupe pré-filtré par ce statut.

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Conformité sur l’onglet Documents du groupe

L’onglet Documents du groupe affiche une barre de progression de conformité sur chaque carte de document. Cela fonctionne de la même manière que la liste principale des documents, mais limitée au groupe — il ne compte que les personnes membres de ce groupe. Chaque carte de document affiche :

• Une barre de progression montrant le pourcentage de membres du groupe ayant terminé la dernière révision.
• Un décompte comme « 5 sur 12 personnes » montrant combien de membres du groupe ont validé par rapport au nombre affecté.
• Un pourcentage pour le taux de conformité global au sein du groupe.

Les mêmes seuils de couleur s’appliquent — rouge en dessous de 50 %, jaune entre 50 % et 79 %, et vert à 80 % ou plus. Si aucun membre du groupe n’est affecté au document, la carte affiche « Aucune personne ».

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Conformité sur l’onglet Personnes du groupe

Sur l’onglet Personnes, chaque carte de membre affiche une barre de progression de conformité qui suit le nombre de documents du groupe que cette personne a terminés. Chaque carte de personne affiche :

• Un badge de statut — Conforme, En attente, Nécessite une attention ou Non commencé — basé sur sa finalisation des documents du groupe.
• Une barre de progression montrant le pourcentage de documents du groupe qu’elle a terminés.
• Un décompte comme « 3 sur 5 documents » montrant combien sont terminés par rapport au nombre affecté via le groupe.

Utilisez les boutons de filtre de statut pour restreindre la liste par statut de conformité — Conforme, En attente, Nécessite une attention ou Non commencé. Chaque bouton affiche un décompte afin que vous puissiez voir rapidement combien de membres tombent dans chaque catégorie. Cliquez sur la ligne d’un membre pour la développer et voir une ventilation par document incluant le statut du document, la date de finalisation et la date du dernier envoi de demande ou de rappel. Vous pouvez envoyer des demandes, envoyer des rappels ou consulter l’historique d’activité complet directement depuis la ligne développée. Pour plus de détails sur les statuts de conformité du groupe, consultez personnes et groupes.

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Statuts des demandes

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Télécharger un reçu de finalisation

Pour toute demande terminée, vous pouvez télécharger un reçu de piste d’audit. Le reçu comprend le nom du destinataire, le document et la révision qu’il a validés, l’horodatage et les métadonnées supplémentaires capturées au moment de la finalisation. Ouvrez la vue d’activité de la demande et recherchez l’option de téléchargement.

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Historique d’activité

Chaque demande possède une chronologie d’activité qui montre la séquence complète des événements : quand la demande a été envoyée, quand le destinataire a consulté le document et quand il a terminé la validation. Ouvrez une demande depuis l’onglet de conformité ou l’onglet de demandes de la personne pour consulter le journal d’activité.