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Verwende den Bereich Personen, um die Personen zu verwalten, die Dokumentanfragen erhalten. Eine Person benötigt nur einen Namen und eine E-Mail-Adresse. Sie benötigt kein ClearPolicy-Konto.

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Eine Person hinzufügen

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Personen öffnen

Klicke in der Seitenleiste auf Personen.
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Auf Person hinzufügen klicken

Klicke auf Person hinzufügen.
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Ihre Daten eingeben

Gib den Namen und die E-Mail-Adresse der Person ein. Du kannst auch eine Telefonnummer hinzufügen und Gruppen zuweisen.
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Person speichern

Klicke auf Speichern. Die Person ist bereit, Anfragen zu erhalten.
Verwende Gruppen, wenn du regelmäßig dieselben Dokumente an dasselbe Team, dieselbe Abteilung, denselben Standort oder dieselbe Freiwilligenrolle sendest.

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Die richtigen Personen finden

Die Seite Personen enthält Suche, Status-Schaltflächen und Filter.

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Die Daten einer Person bearbeiten

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Person öffnen

Klicke auf eine Person in der Liste Personen. ClearPolicy öffnet ihren Tab Dokumente.
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Gehe zu Einstellungen

Öffne den Tab Einstellungen der Person.
3

Daten oder Gruppen aktualisieren

Bearbeite ihren Namen, ihre E-Mail-Adresse, Telefonnummer oder zugewiesenen Gruppen.
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Änderungen speichern

Klicke auf Speichern für Datenänderungen. Gruppenänderungen werden nach der Aktualisierung der Gruppenliste gespeichert.
Offene Anfragen behalten den Namen und die E-Mail-Adresse vom Zeitpunkt des Versands. Wenn du eine korrigierte E-Mail im Profil der Person speicherst, ändern sich bereits laufende Anfragen nicht. Um den Empfänger unter einer neuen Adresse zu erreichen, brich die betroffenen Anfragen ab und sende sie erneut über Anfragen oder das Profil der Person.

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E-Mail-Zustellfehler beheben

Wenn eine ausstehende Anfrage-E-Mail nicht zugestellt werden kann, hebt ClearPolicy die Person im Filter Fehler hervor und zeigt eine Warnung in ihrem Profil und auf der Einstellungen-Seite an. Die Warnung zeigt, wie viele ausstehende Anfragen fehlgeschlagen sind, und verlinkt zu den betroffenen Anfragen. Von dort aus:
  1. Öffne die Einstellungen der Person und korrigiere ihre E-Mail-Adresse bei Bedarf.
  2. Öffne die fehlgeschlagene Anfrage und klicke auf Abbrechen und erneut senden, wenn die E-Mail der Person nicht mehr mit der Adresse der Anfrage übereinstimmt.
ClearPolicy sendet keine Erinnerungen für Anfragen mit Zustellfehlern. Siehe Anfragen verwalten für den vollständigen Ablauf.

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Sammelaktionen verwenden

Wähle eine oder mehrere Personen in der Liste Personen aus, um Sammelaktionen anzuzeigen.
  • Zu Gruppe hinzufügen — Fügt die ausgewählten Personen einer bestehenden Gruppe hinzu.
  • Erinnern — Sendet Erinnerungs-E-Mails an ausgewählte Personen mit ausstehenden Anfragen.
  • Archivieren — Verschiebt ausgewählte aktive Personen aus den aktiven Listen.
  • Dearchivieren — Stellt ausgewählte archivierte Personen in den aktiven Listen wieder her.
Erinnern sendet nur Erinnerungen an ausgewählte Personen, die derzeit ausstehende Anfragen haben.

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Eine Person archivieren oder dearchivieren

Archiviere jemanden, wenn er keine aktiven Anfragen mehr benötigt, du aber den Verlauf behalten musst. Archivierte Personen werden aus aktiven Listen und Compliance-Zählungen entfernt. Das Archivieren einer Person storniert ihre offenen Dokumentanfragen. Abgeschlossene Anfragen und stornierte Verläufe bleiben erhalten. Dearchivieren stellt sie in den aktiven Listen wieder her, sendet stornierte Anfragen aber nicht erneut. Sende neue Anfragen, wenn sie Dokumente erneut abschließen sollen. Um eine einzelne Person zu archivieren oder zu dearchivieren, öffne ihre Einstellungen und verwende die Aktion in der Gefahrenzone. Um mehrere Personen zu archivieren oder zu dearchivieren, wähle sie in der Liste Personen aus und verwende die Sammelaktion.

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Eine Person löschen

Die Option Löschen ist in den Einstellungen der Person verfügbar, wenn ClearPolicy die Person sicher entfernen kann. Wenn die Person Anfrageverlauf hat, archiviere sie stattdessen, damit dein Audit-Verlauf intakt bleibt.
Das Löschen einer Person entfernt ihren Datensatz. Archivieren ist meist die bessere Wahl, wenn du eine Aufzeichnung vergangener Anfragen oder Abschlüsse behalten musst.
Zuletzt geändert am 22. August 2026