Verwende den Bereich Personen, um die Personen zu verwalten, die Dokumentanfragen erhalten. Eine Person benötigt nur einen Namen und eine E-Mail-Adresse. Sie benötigt kein ClearPolicy-Konto.
Eine Person hinzufügen
Personen öffnen
Klicke in der Seitenleiste auf Personen.
Auf Person hinzufügen klicken
Klicke auf Person hinzufügen.
Ihre Daten eingeben
Gib den Namen und die E-Mail-Adresse der Person ein. Du kannst auch eine Telefonnummer hinzufügen und Gruppen zuweisen.
Person speichern
Klicke auf Speichern. Die Person ist bereit, Anfragen zu erhalten.
Verwende Gruppen, wenn du regelmäßig dieselben Dokumente an dasselbe Team, dieselbe Abteilung, denselben Standort oder dieselbe Freiwilligenrolle sendest.
Die richtigen Personen finden
Die Seite Personen enthält Suche, Status-Schaltflächen und Filter.
| Filter | Verwende ihn, um |
|---|
| Suche | Eine Person nach Name oder E-Mail-Adresse zu finden. |
| Status-Schaltflächen | Personen anzuzeigen, die Konform, Ausstehend, Benötigt Aufmerksamkeit oder Nicht begonnen sind. |
| Gruppen | Personen anzuzeigen, die einer oder mehreren Gruppen zugewiesen sind. |
| Dokumentstatus | Personen mit bestimmten Dokumentanforderungen zu finden, wie ausstehende, veraltete, erneuerungsfällige oder nicht angeforderte Dokumente. |
| Aktiv / archiviert | Zwischen aktiven und archivierten Personen zu wechseln. |
Die Daten einer Person bearbeiten
Person öffnen
Klicke auf eine Person in der Liste Personen.
Gehe zu Einstellungen
Öffne den Tab Einstellungen der Person.
Daten oder Gruppen aktualisieren
Bearbeite ihren Namen, ihre E-Mail-Adresse, Telefonnummer oder zugewiesenen Gruppen.
Änderungen speichern
Klicke auf Speichern für Datenänderungen. Gruppenänderungen werden nach der Aktualisierung der Gruppenliste gespeichert.
Sammelaktionen verwenden
Wähle eine oder mehrere Personen in der Liste Personen aus, um Sammelaktionen anzuzeigen.
- Zu Gruppe hinzufügen — Fügt die ausgewählten Personen einer bestehenden Gruppe hinzu.
- Erinnern — Sendet Erinnerungs-E-Mails an ausgewählte Personen mit ausstehenden Anfragen.
- Archivieren — Verschiebt ausgewählte aktive Personen aus den aktiven Listen.
- Dearchivieren — Stellt ausgewählte archivierte Personen in den aktiven Listen wieder her.
Erinnern sendet nur Erinnerungen an ausgewählte Personen, die derzeit ausstehende Anfragen haben.
Eine Person archivieren oder dearchivieren
Archiviere jemanden, wenn er keine aktiven Anfragen mehr benötigt, du aber den Verlauf behalten musst. Archivierte Personen werden aus aktiven Listen und Compliance-Zählungen entfernt. Ihre vergangenen Anfrage- und Bestätigungsdatensätze bleiben erhalten.
Um eine einzelne Person zu archivieren oder zu dearchivieren, öffne ihren Tab Einstellungen und verwende die Aktion in der Gefahrenzone. Um mehrere Personen zu archivieren oder zu dearchivieren, wähle sie in der Liste Personen aus und verwende die Sammelaktion.
Eine Person löschen
Die Option Löschen ist im Tab Einstellungen der Person verfügbar, wenn ClearPolicy die Person sicher entfernen kann. Wenn die Person Anfrageverlauf hat, archiviere sie stattdessen, damit dein Audit-Verlauf intakt bleibt.
Das Löschen einer Person entfernt ihren Datensatz. Archivieren ist meist die bessere Wahl, wenn du eine Aufzeichnung vergangener Anfragen oder Abschlüsse behalten musst.
