Verfolgen, wer unterschrieben hat und wer aussteht

Documentation Index

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ClearPolicy bietet dir mehrere Möglichkeiten, die Compliance zu verfolgen: von übergeordneten Fortschrittsbalken in deinen Dokument- und Personenlisten bis hin zu detaillierten Ansichten pro Dokument und pro Person. Verwende sie zusammen, um ein klares Bild davon zu erhalten, wie die Lage steht und wer noch handeln muss.

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Compliance-Fortschritt in der Dokumentliste

Die Seite Dokumente zeigt einen Compliance-Fortschrittsbalken auf jeder Dokumentenkarte. Damit erhältst du eine Übersicht auf einen Blick, wie viele zugewiesene Personen die neueste Revision bestätigt haben — ohne das Dokument zu öffnen. Jede Dokumentenkarte zeigt:

• Ein Fortschrittsbalken, der sich basierend auf dem Prozentsatz der Personen füllt, die die neueste Revision abgeschlossen haben.
• Eine Anzahl wie „3 von 10 Personen“, die zeigt, wie viele bestätigt haben gegenüber wie vielen zugewiesen sind.
• Ein Prozentsatz, der die Gesamt-Compliance-Rate zeigt.

Der Fortschrittsbalken ist farblich kodiert, damit du Dokumente, die Aufmerksamkeit erfordern, schnell erkennst: Wenn niemand einem Dokument zugewiesen ist, zeigt die Karte „Keine Personen“ anstelle eines Fortschrittsbalkens.

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Compliance-Fortschritt in der Personenliste

Die Seite Personen zeigt einen ähnlichen Fortschrittsbalken auf der Karte jeder Person. Das zeigt dir, wie viele der zugewiesenen Dokumente jede Person abgeschlossen hat. Jede Personenkarte zeigt:

• Ein Status-Badge — Konform, Ausstehend, Benötigt Aufmerksamkeit oder Nicht begonnen — basierend auf ihrem allgemeinen Dokumentabschluss.
• Ein Fortschrittsbalken, der sich basierend auf dem Prozentsatz der zugewiesenen Dokumente füllt, die sie bestätigt hat.
• Eine Anzahl wie „5 von 8 Dokumenten“, die zeigt, wie viele abgeschlossen sind gegenüber wie vielen zugewiesen sind.

Es gelten dieselben Farbschwellen — Rot unter 50 %, Gelb zwischen 50 % und 79 % und Grün bei 80 % oder mehr. Wenn einer Person keine Dokumente zugewiesen sind, zeigt die Karte „Keine Dokumente“ an.

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Dokumenten-Compliance-Ansicht

Öffne ein beliebiges Dokument und gehe zum Tab Compliance. Diese Ansicht listet jede dem Dokument zugewiesene Person zusammen mit ihrem aktuellen Status auf. Verwende sie, um auf einen Blick zu sehen, wie viele Personen die Anfrage abgeschlossen haben und wer noch aussteht.

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Nach Gruppe filtern

Wenn du Personen in Gruppen organisierst, kannst du die Compliance-Liste so eingrenzen, dass nur Personen in bestimmten Gruppen angezeigt werden. Verwende das Dropdown Gruppen über der Liste, um eine oder mehrere Gruppen auszuwählen. Die Liste aktualisiert sich automatisch, um nur Personen anzuzeigen, die zu den ausgewählten Gruppen gehören. Das ist hilfreich, wenn du die Compliance für ein bestimmtes Team oder eine Abteilung prüfen musst — zum Beispiel zu sehen, welche Mitglieder deiner Gruppe „Freiwillige“ eine Hintergrundüberprüfungsrichtlinie abgeschlossen haben.

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Personendetailansicht

Öffne eine Person im Bereich Personen, um ihre Compliance auf einen Blick zu sehen. Die Personendetailseite verfügt über mehrere Tabs:

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Tab Übersicht

Der Tab Übersicht gibt dir eine Zusammenfassung der Compliance und der Daten der Person. Er zeigt:

• Compliance-Anzeige — eine visuelle Anzeige des Prozentsatzes der zugewiesenen Dokumente, die diese Person abgeschlossen hat.
• Dokumentanzahl — wie viele Dokumente dieser Person zugewiesen sind.
• Durchschnittliche Antwortzeit — wie viele Tage diese Person normalerweise zum Abschluss einer Anfrage benötigt.
• Personendaten — die E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Gruppenmitgliedschaften und das Datum, an dem sie hinzugefügt wurde.

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Tab Dokumente

Der Tab Dokumente listet jedes der Person zugewiesene Dokument auf. Jede Zeile zeigt:

• Dokumentname — mit dem Bestätigungstyp (Kenntnisnahme oder Unterschrift), Gruppenzuordnungen und Erneuerungsintervall.
• Status-Badge — ob das Dokument abgeschlossen wurde, aussteht oder Aufmerksamkeit benötigt.
• Abschlussdatum — wann die Person das Dokument zuletzt abgeschlossen hat, falls zutreffend.
• Schnellaktionen — sende eine Anfrage, mahne eine Erinnerung an oder sieh dir den vollständigen Aktivitätsverlauf an.

Verwende diesen Tab, wenn du genau sehen musst, wie eine Person bei jedem Dokument steht, und bei einzelnen Punkten handeln willst.

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Tab Anfragen

Der Tab Anfragen zeigt jede an diese Person gesendete Anfrage an, einschließlich des Dokumentnamens, des Anfragestatus und wann sie gesendet oder abgeschlossen wurde. Verwende ihn, wenn du ein detailliertes Bild davon brauchst, was gesendet wurde und was noch aussteht.

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Gruppen-Compliance-Ansicht

Öffne eine Gruppe, um die Compliance auf Gruppenebene zu sehen. Die Übersichtsseite zeigt Zusammenfassungskarten mit der Anzahl der Mitglieder, die konform, ausstehend sind oder Aufmerksamkeit benötigen. Karten mit aktiven Anzahlen sind farblich kodiert — Rosa für Benötigt Aufmerksamkeit und Bernstein für Ausstehend — sodass du Probleme auf einen Blick erkennst. Klicke auf eine beliebige Statuskarte, um zum Tab Personen der Gruppe zu springen, der bereits nach diesem Status vorgefiltert ist.

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Compliance im Gruppen-Tab Dokumente

Der Tab Dokumente der Gruppe zeigt einen Compliance-Fortschrittsbalken auf jeder Dokumentenkarte. Das funktioniert genauso wie in der Haupt-Dokumentenliste, ist aber auf die Gruppe beschränkt — es werden nur Personen gezählt, die Mitglieder dieser Gruppe sind. Jede Dokumentenkarte zeigt:

• Ein Fortschrittsbalken, der den Prozentsatz der Gruppenmitglieder zeigt, die die neueste Revision abgeschlossen haben.
• Eine Anzahl wie „5 von 12 Personen“, die zeigt, wie viele Gruppenmitglieder bestätigt haben gegenüber wie vielen zugewiesen sind.
• Ein Prozentsatz für die Gesamt-Compliance-Rate innerhalb der Gruppe.

Es gelten dieselben Farbschwellen — Rot unter 50 %, Gelb zwischen 50 % und 79 % und Grün bei 80 % oder mehr. Wenn keine Gruppenmitglieder dem Dokument zugewiesen sind, zeigt die Karte „Keine Personen“ an.

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Compliance im Gruppen-Tab Personen

Im Tab Personen zeigt jede Mitgliedskarte einen Compliance-Fortschrittsbalken, der verfolgt, wie viele Dokumente der Gruppe diese Person abgeschlossen hat. Jede Personenkarte zeigt:

• Ein Status-Badge — Konform, Ausstehend, Benötigt Aufmerksamkeit oder Nicht begonnen — basierend auf ihrem Abschluss der Gruppen-Dokumente.
• Ein Fortschrittsbalken, der den Prozentsatz der Gruppen-Dokumente zeigt, die sie abgeschlossen hat.
• Eine Anzahl wie „3 von 5 Dokumenten“, die zeigt, wie viele erledigt sind gegenüber wie vielen über die Gruppe zugewiesen sind.

Verwende die Status-Filterschaltflächen, um die Liste nach Compliance-Status einzugrenzen — Konform, Ausstehend, Benötigt Aufmerksamkeit oder Nicht begonnen. Jede Schaltfläche zeigt eine Anzahl, damit du schnell siehst, wie viele Mitglieder in jede Kategorie fallen. Klicke auf die Zeile eines beliebigen Mitglieds, um sie zu erweitern und eine Aufschlüsselung pro Dokument zu sehen, einschließlich Dokumentstatus, Abschlussdatum und wann die letzte Anfrage oder Erinnerung gesendet wurde. Du kannst Anfragen senden, Erinnerungen anmahnen oder den vollständigen Aktivitätsverlauf direkt aus der erweiterten Zeile anzeigen. Weitere Details zu den Gruppen-Compliance-Status findest du unter Personen und Gruppen.

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Anfragestatus

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Einen Abschlussbeleg herunterladen

Für jede abgeschlossene Anfrage kannst du einen Audit-Trail-Beleg herunterladen. Der Beleg enthält den Namen des Empfängers, das Dokument und die Revision, die er bestätigt hat, den Zeitstempel und zusätzliche Metadaten, die zum Zeitpunkt des Abschlusses erfasst wurden. Öffne die Aktivitätsansicht der Anfrage und suche nach der Download-Option.

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Aktivitätsverlauf

Jede Anfrage verfügt über eine Aktivitäts-Timeline, die die vollständige Abfolge von Ereignissen zeigt: wann die Anfrage gesendet wurde, wann der Empfänger das Dokument angesehen hat und wann er die Bestätigung abgeschlossen hat. Öffne eine Anfrage aus dem Compliance-Tab oder aus dem Anfragen-Tab der Person, um das Aktivitätsprotokoll anzuzeigen.