Compliance-Fortschritt in der Dokumentliste
Die Seite Dokumente zeigt jedes Dokument auf einen Blick: welche Version veröffentlicht ist, ob noch ein Entwurf offen ist, welche Gruppen es nutzen und wie weit zugewiesene Personen mit der neuesten Revision sind. Jede Dokumentenkarte zeigt:- Dokumentname — darunter eine kurze Zeile mit veröffentlichter Version und Datum (zum Beispiel Version 2 und wann sie veröffentlicht wurde) oder Noch nicht veröffentlicht, wenn nichts live ist. Bei geplanter Erneuerung erscheint das ebenfalls hier.
- Status — etwa Veröffentlicht oder Neuer Entwurf, wenn noch ein unveröffentlichter Entwurf wartet.
- Gruppen — Badges für Gruppen, die dieses Dokument enthalten. Ohne Gruppen bleibt der Bereich leer.
- Ein Fortschrittsbalken, der sich basierend auf dem Prozentsatz der Personen füllt, die die neueste Revision abgeschlossen haben, plus eine Anzahl wie „3 von 10 Personen“ und ein Prozentsatz.
Wenn niemand einem Dokument zugewiesen ist, zeigt die Karte „Keine Personen“ anstelle eines Fortschrittsbalkens.
Compliance-Fortschritt in der Personenliste
Die Seite Personen zeigt einen ähnlichen Fortschrittsbalken auf der Karte jeder Person. Das zeigt dir, wie viele der zugewiesenen Dokumente jede Person abgeschlossen hat. Jede Personenkarte zeigt:- Ein Status-Badge — Konform, Ausstehend, Benötigt Aufmerksamkeit oder Nicht begonnen — basierend auf ihrem allgemeinen Dokumentabschluss.
- Ein Fortschrittsbalken, der sich basierend auf dem Prozentsatz der zugewiesenen Dokumente füllt, die sie bestätigt hat.
- Eine Anzahl wie „5 von 8 Dokumenten“, die zeigt, wie viele abgeschlossen sind gegenüber wie vielen zugewiesen sind.
Dokumenten-Compliance-Ansicht
Öffne ein beliebiges Dokument, um auf dem Tab Compliance zu landen (die Standardansicht). Diese Liste zeigt jede dem Dokument zugewiesene Person mit ihrem aktuellen Status. So siehst du auf einen Blick, wer die neueste Revision abgeschlossen hat, wer aussteht und wer Nachverfolgung braucht. Wenn das Dokument noch keine veröffentlichte Revision hat, erklärt Compliance, dass du zuerst veröffentlichen musst — öffne Revisionen, um einen Entwurf fertigzustellen und zu veröffentlichen, bevor du den Status hier verfolgst.Personen hinzufügen
Nutze Personen hinzufügen auf dem Tab Compliance, um Personen diesem Dokument zuzuweisen, ohne eine Anfrage zu senden. Zugewiesene Personen erscheinen in der Compliance-Liste, damit du sie verfolgen und Anfragen senden kannst, wenn du bereit bist. Personen hinzuzufügen sendet keine E-Mail.Nach Gruppe filtern
Wenn dieses Dokument einer oder mehreren Gruppen zugewiesen ist (in den Einstellungen des Dokuments), erscheint ein Gruppen-Filter über der Liste. Damit zeigst du nur Personen, die zu den ausgewählten Gruppen gehören. Ist das Dokument keiner Gruppe zugewiesen, wird der Gruppenfilter ausgeblendet — Statusfilter und Suche funktionieren weiterhin. Das ist hilfreich, wenn du die Compliance für ein bestimmtes Team oder eine Abteilung prüfen musst — zum Beispiel zu sehen, welche Mitglieder deiner Gruppe „Freiwillige“ eine Hintergrundüberprüfungsrichtlinie abgeschlossen haben.Personendetailansicht
Öffne eine Person im Bereich Personen, um ihre Compliance zu prüfen. ClearPolicy öffnet standardmäßig den Tab Dokumente der Person — nach dem gleichen Prinzip wie das Öffnen eines Dokuments auf Compliance. Die Kopfzeile zeigt den Namen der Person und ihre Gruppen (oder Keine Gruppen). Nutze Anfrage senden, um eine Dokumentenanfrage an diese Person zu senden, oder öffne den Tab Einstellungen (E-Mail, Telefon, Gruppen, archivieren oder löschen).Tab Dokumente
Der Tab Dokumente ist der zentrale Ort, um den Stand einer Person zu sehen. Wechsle zwischen Aktuell zugewiesen und Zuvor zugewiesen. Nutze Drucken für einen Compliance-Bericht zu einer einzelnen Person oder Dokument hinzufügen, um weitere Dokumente zuzuweisen. Jedes zugewiesene Dokument zeigt:- Dokumentname — darunter eine kurze Zeile mit veröffentlichter Version und Datum oder Noch nicht veröffentlicht. Bei geplanter Erneuerung erscheint das ebenfalls hier.
- Status-Badge — zum Beispiel Signiert, Bestätigt, Signatur ausstehend, Veraltet, Verlängerung fällig oder Nicht angefragt, je nachdem, wie weit diese Person bei diesem Dokument ist.
- Zuletzt abgeschlossen — wann die Person dieses Dokument zuletzt beendet hat, falls zutreffend.
- Aktionen — was als Nächstes möglich ist, hängt vom Status ab:
- Wenn noch eine Anfrage nötig ist (oder eine neue nach Update oder Erneuerung), ist Signatur anfordern oder Bestätigung anfordern die Hauptaktion.
- Bei offener Anfrage steht Erinnern für eine Erinnerung bereit.
- Ist die Person bei der aktuellen Version fertig, ist Signiert Dokument herunterladen oder Bestätigt Dokument herunterladen die Hauptaktion. Eine weitere Anfrage findest du im Zeilenmenü.
- Im Menü findest du den Aktivitätsverlauf und weitere Optionen.
Tab Anfragen
Der Tab Anfragen zeigt jede an diese Person gesendete Anfrage an, einschließlich des Dokumentnamens, des Anfragestatus und wann sie gesendet oder abgeschlossen wurde. Hier erscheinen auch Hinweise zur Zustellungsnachverfolgung, wenn die E-Mail einer Anfrage nicht zugestellt werden konnte. Verwende ihn, wenn du ein detailliertes Bild davon brauchst, was gesendet wurde und was noch aussteht.Gruppen-Compliance-Ansicht
Öffne eine Gruppe über Gruppen in der Seitenleiste, um auf Team- oder Abteilungsebene zu arbeiten. Gruppen öffnen im Tab Personen, wo du Mitglieder nach Compliance-Status filtern und nachfassen kannst. Nutze den Tab Dokumente für den Fortschritt je Dokument innerhalb der Gruppe. Die Gruppen-Liste zeigt außerdem die Abschlussrate sowie Personen- und Dokumentanzahl jeder Gruppe, damit du zuerst die Gruppe mit dem größten Nachholbedarf wählst.Gruppenleitende sehen nur ihnen zugewiesene Gruppen. Eigentümer und Administratoren können alle Gruppen sehen.
Compliance im Gruppen-Tab Dokumente
Der Tab Dokumente der Gruppe funktioniert wie die Haupt-Dokumentenliste, ist aber auf die Gruppe beschränkt — gezählt werden nur Mitglieder dieser Gruppe. Jede Dokumentenkarte zeigt:- Dokumentname — mit Version und Datum (oder Noch nicht veröffentlicht) sowie Erneuerung, falls vorgesehen.
- Ein Fortschrittsbalken mit dem Prozentsatz der Gruppenmitglieder, die die neueste Revision abgeschlossen haben, plus eine Anzahl wie „5 von 12 Personen“ und ein Prozentsatz.
Compliance im Gruppen-Tab Personen
Im Tab Personen zeigt jede Mitgliedskarte einen Compliance-Fortschrittsbalken, der verfolgt, wie viele Dokumente der Gruppe diese Person abgeschlossen hat. Jede Personenkarte zeigt:- Ein Status-Badge — Konform, Ausstehend, Benötigt Aufmerksamkeit oder Nicht begonnen — basierend auf ihrem Abschluss der Gruppen-Dokumente.
- Ein Fortschrittsbalken, der den Prozentsatz der Gruppen-Dokumente zeigt, die sie abgeschlossen hat.
- Eine Anzahl wie „3 von 5 Dokumenten“, die zeigt, wie viele erledigt sind gegenüber wie vielen über die Gruppe zugewiesen sind.