Los propietarios y administradores pueden usar la página Solicitudes de toda la organización. Los Group Managers gestionan solicitudes desde sus páginas de grupo asignadas.
Abrir solicitudes
Haz clic en Solicitudes en la barra lateral. La página se abre en Requiere seguimiento de forma predeterminada. Esta vista se centra en solicitudes activas que no se han completado, cancelado ni expirado.Encontrar las solicitudes que necesitan atención
Usa los filtros de estado en la parte superior de la página para acotar la lista.| Filtro | Úsalo para |
|---|---|
| Fallos | Encontrar solicitudes pendientes cuyo último correo no pudo entregarse. Esta pestaña aparece solo cuando al menos una solicitud tiene un fallo de entrega. |
| Requiere seguimiento | Revisar solicitudes activas que siguen sin terminar. |
| No vistas | Encontrar personas a quienes se envió una solicitud pero que aún no la han abierto. |
| Vistas | Encontrar personas que abrieron la solicitud pero no la han completado. |
| Recordadas | Revisar solicitudes en las que ya se envió un recordatorio. |
| Completadas | Buscar solicitudes que se acusaron o firmaron. |
| Canceladas/expiradas | Revisar solicitudes que ya no se pueden completar. |
| Todas | Buscar en todo el historial de solicitudes. |
Leer la lista de solicitudes
Cada fila muestra:- Persona — quién recibió la solicitud.
- Documento — qué documento debe completar.
- Estado — si la solicitud se envió, se vio, se completó, se canceló, expiró o no pudo entregarse. Los problemas de entrega aparecen como Rebotado, Entrega fallida o Marcado como spam.
- Solicitada — cuándo se creó la solicitud.
- Último recordatorio — cuándo se envió el recordatorio más reciente, si lo hay.
Hacer seguimiento de una solicitud
Para solicitudes activas, haz clic en Recordar para enviar un correo de recordatorio. El recordatorio usa el mismo enlace personal de la solicitud original. No crea una nueva solicitud. Usa Actividad para revisar qué ocurrió con una solicitud. La línea de tiempo de actividad muestra eventos como cuándo se envió, se vio, se recordó, se completó, se canceló, expiró o no pudo entregarse.Corregir un fallo de entrega
Cuando un correo de solicitud rebota, no se puede enviar o se marca como spam, ClearPolicy muestra la solicitud en la pestaña Fallos y actualiza su estado. ClearPolicy no envía recordatorios para estas solicitudes. Las solicitudes abiertas conservan el nombre y el correo del destinatario del momento en que se enviaron. Actualizar el perfil de la persona no cambia las solicitudes que ya están en curso.Abre la solicitud fallida
Abre Solicitudes y haz clic en Fallos, o abre el perfil de la persona y usa la alerta de fallo de entrega.
Revisa qué ocurrió
Haz clic en Revisar en la fila de la solicitud para ver a qué dirección de correo se envió y por qué los recordatorios están en pausa.
Corrige el correo si es necesario
Abre la pestaña Configuración de la persona y guarda la dirección de correo corregida.
Si el correo de la persona sigue coincidiendo con la dirección de la solicitud fallida, usa Revisar para confirmar que la dirección es correcta y pide al destinatario que revise los filtros de spam o proporcione otra bandeja de entrada. ClearPolicy no enviará recordatorios adicionales hasta que el problema de entrega se resuelva con una nueva solicitud.
Hacer seguimiento de un grupo de solicitudes
Haz clic en Recordar en la página Solicitudes para enviar correos de recordatorio a un grupo de solicitudes abiertas. Elige un alcance en el menú:| Alcance | Úsalo para |
|---|---|
| Todos pendientes | Recordar a todas las personas con una solicitud abierta. |
| No visto | Contactar a personas a quienes se envió una solicitud pero que aún no la han abierto. |
| Visto | Hacer seguimiento con personas que abrieron una solicitud pero no la han terminado. |
| Recordado | Enviar otro recordatorio para solicitudes que ya se recordaron y siguen abiertas. |
Enviar una nueva solicitud
Haz clic en Enviar solicitud desde la página Solicitudes cuando sepas qué documento y qué personas necesitan una nueva solicitud. También puedes enviar solicitudes desde un documento, el perfil de una persona o un grupo. Usa la página Solicitudes cuando ya estés revisando trabajo de seguimiento y quieras enviar otra solicitud sin salir de la cola.Cerrar una solicitud que no debe completarse
Abre el menú de acciones de la fila para cancelar o expirar una solicitud activa.- Cancelar solicitud cierra una solicitud que tu equipo ya no quiere que la persona complete.
- Expirar solicitud cierra una solicitud de inmediato cuando ya no debe estar disponible.
Registrar papel en el expediente
Cuando alguien no puede completar una solicitud en línea, aún puedes mantener el estado y la evidencia en ClearPolicy. La finalización electrónica sigue siendo la vía predeterminada. Usa papel en el expediente cuando la firma manuscrita, la accesibilidad, la preferencia u otro motivo práctico haga que la persona no termine por su enlace. Cualquiera que pueda actuar sobre solicitudes (recordar, cancelar, expirar) puede registrar papel en el expediente. No se requiere un permiso especial.Antes de empezar
- La solicitud debe seguir pendiente — no completada, cancelada ni expirada.
- Necesitas un PDF o una imagen de la copia en papel firmada. ClearPolicy exige subir un archivo; no puedes completar papel en el expediente solo con una nota.
- La persona debe haber firmado o acusado realmente la copia en papel de este documento para esta solicitud.
Registrar papel en una solicitud pendiente
Encontrar la solicitud pendiente
Abre Solicitudes, la pestaña Solicitudes de una persona o la pestaña Cumplimiento del documento. Localiza la solicitud abierta para esa persona y ese documento.
Abrir Registrar firma en papel
Abre el menú de acciones de la fila y haz clic en Registrar firma en papel.
Subir la copia en papel firmada
Elige un PDF o una imagen de la copia en papel firmada. Confirma que obtuviste de la persona una firma manuscrita (o un acuse en papel) en una copia en papel de este documento.
El papel en el expediente no es una firma electrónica. ClearPolicy no crea un certificado electrónico de acuse de recibo para finalizaciones en papel. Prefiere la finalización electrónica cuando la persona pueda terminar en línea. Más información en cómo funcionan los acuses de recibo.
Descargar documentos completados
Cómo descargas depende de cómo se completó la solicitud.| Finalización | Acción del menú | Qué obtienes |
|---|---|---|
| Electrónica (la persona completó en línea) | Descargar documento firmado o Descargar documento acusado | Paquete del documento con certificado electrónico |
| Papel en el expediente | Descargar archivo subido | La copia en papel firmada que subió tu equipo |
Cuándo usar Solicitudes, Personas, Documentos e Informes
Usa cada área para una pregunta diferente.| Área | Mejor para |
|---|---|
| Solicitudes | Decidir qué solicitudes sin terminar necesitan seguimiento hoy. |
| Personas | Revisar todo lo que una persona necesita completar. |
| Documentos | Revisar la finalización de un documento o enviar solicitudes para ese documento. |
| Informes | Preparar resúmenes, exportaciones o registros impresos para revisión. |