La página Solicitudes es la cola de trabajo para las solicitudes de documento de tu organización. Úsala cuando necesites ver qué sigue pendiente y decidir quién necesita seguimiento.
Una solicitud es una persona a quien se le pide que acuse recibo de un documento o lo firme. La página Solicitudes reúne esas solicitudes individuales para que no tengas que abrir primero cada persona o documento.
Los propietarios y administradores pueden usar la página Solicitudes de toda la organización. Los Group Managers gestionan solicitudes desde sus páginas de grupo asignadas.
Abrir solicitudes
Haz clic en Solicitudes en la barra lateral.
La página se abre en Requiere seguimiento de forma predeterminada. Esta vista se centra en solicitudes activas que no se han completado, cancelado ni expirado.
Encontrar las solicitudes que necesitan atención
Usa los filtros de estado en la parte superior de la página para acotar la lista.
| Filtro | Úsalo para |
|---|
| Requiere seguimiento | Revisar solicitudes activas que siguen sin terminar. |
| No vistas | Encontrar personas a quienes se envió una solicitud pero que aún no la han abierto. |
| Vistas | Encontrar personas que abrieron la solicitud pero no la han completado. |
| Recordadas | Revisar solicitudes en las que ya se envió un recordatorio. |
| Completadas | Buscar solicitudes que se acusaron o firmaron. |
| Canceladas/expiradas | Revisar solicitudes que ya no se pueden completar. |
| Todas | Buscar en todo el historial de solicitudes. |
Leer la lista de solicitudes
Cada fila muestra:
- Persona — quién recibió la solicitud.
- Documento — qué documento debe completar.
- Estado — si la solicitud se envió, se vio, se completó, se canceló o expiró.
- Solicitada — cuándo se creó la solicitud.
- Último recordatorio — cuándo se envió el recordatorio más reciente, si lo hay.
Usa el enlace Documento para abrir el documento. Usa el nombre de la persona para abrir su perfil cuando el registro de persona esté disponible.
Hacer seguimiento de una solicitud
Para solicitudes activas, haz clic en Recordar para enviar un correo de recordatorio. El recordatorio usa el mismo enlace personal de la solicitud original. No crea una nueva solicitud.
Usa Actividad para revisar qué ocurrió con una solicitud. La línea de tiempo de actividad muestra eventos como cuándo se envió, se vio, se recordó, se completó, se canceló o expiró la solicitud.
Empieza con solicitudes Vistas cuando necesites avanzar rápido. Estas personas ya abrieron la solicitud, así que un recordatorio puede ser suficiente para ayudarles a terminar.
Hacer seguimiento de un grupo de solicitudes
Cuando estés viendo Requiere seguimiento, No vistas, Vistas o Recordadas, haz clic en Recordar a todos para enviar correos de recordatorio para cada solicitud que coincida con la vista actual.
Usa primero los filtros y la búsqueda si quieres acotar quién recibe el recordatorio. Por ejemplo, filtra por No vistas antes de hacer clic en Recordar a todos cuando quieras contactar a personas que aún no han abierto sus solicitudes.
Si una persona tiene varias solicitudes coincidentes, ClearPolicy las agrupa en un solo correo de recordatorio cuando es posible.
Enviar una nueva solicitud
Haz clic en Enviar solicitud desde la página Solicitudes cuando sepas qué documento y qué personas necesitan una nueva solicitud.
También puedes enviar solicitudes desde un documento, el perfil de una persona o un grupo. Usa la página Solicitudes cuando ya estés revisando trabajo de seguimiento y quieras enviar otra solicitud sin salir de la cola.
Cerrar una solicitud que no debe completarse
Abre el menú de acciones de la fila para cancelar o expirar una solicitud activa.
- Cancelar solicitud cierra una solicitud que tu equipo ya no quiere que la persona complete.
- Expirar solicitud cierra una solicitud de inmediato cuando ya no debe estar disponible.
Después de cancelar o expirar una solicitud, la persona ya no puede completarla desde su enlace. La solicitud permanece en el historial de ClearPolicy para que puedas ver qué ocurrió más adelante.
Descargar documentos completados
Para solicitudes completadas, abre el menú de acciones de la fila y descarga el documento acusado o firmado. Úsalo cuando necesites un registro para tus archivos, una auditoría o una revisión interna.
Usa cada área para una pregunta diferente.
| Área | Mejor para |
|---|
| Solicitudes | Decidir qué solicitudes sin terminar necesitan seguimiento hoy. |
| Personas | Revisar todo lo que una persona necesita completar. |
| Documentos | Revisar la finalización de un documento o enviar solicitudes para ese documento. |
| Informes | Preparar resúmenes, exportaciones o registros impresos para revisión. |
