Gestionar solicitudes

La página Solicitudes es la cola de trabajo para las solicitudes de documento de tu organización. Úsala cuando necesites ver qué sigue pendiente y decidir quién necesita seguimiento. Una solicitud es una persona a quien se le pide que acuse recibo de un documento o lo firme. La página Solicitudes reúne esas solicitudes individuales para que no tengas que abrir primero cada persona o documento.

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Abrir solicitudes

Haz clic en Solicitudes en la barra lateral. La página se abre en Requiere seguimiento de forma predeterminada. Esta vista se centra en solicitudes activas que no se han completado, cancelado ni expirado.

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Encontrar las solicitudes que necesitan atención

Usa los filtros de estado en la parte superior de la página para acotar la lista. También puedes buscar por nombre de la persona, correo electrónico de la persona o nombre del documento.

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Leer la lista de solicitudes

Cada fila muestra:

• Persona — quién recibió la solicitud.
• Documento — qué documento debe completar.
• Estado — si la solicitud se envió, se vio, se completó, se canceló, expiró o no pudo entregarse. Los problemas de entrega aparecen como Rebotado, Entrega fallida o Marcado como spam.
• Solicitada — cuándo se creó la solicitud.
• Último recordatorio — cuándo se envió el recordatorio más reciente, si lo hay.

Usa el enlace Documento para abrir el documento. Usa el nombre de la persona para abrir su perfil cuando el registro de persona esté disponible.

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Hacer seguimiento de una solicitud

Para solicitudes activas, haz clic en Recordar para enviar un correo de recordatorio. El recordatorio usa el mismo enlace personal de la solicitud original. No crea una nueva solicitud. Usa Actividad para revisar qué ocurrió con una solicitud. La línea de tiempo de actividad muestra eventos como cuándo se envió, se vio, se recordó, se completó, se canceló, expiró o no pudo entregarse.

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Corregir un fallo de entrega

Cuando un correo de solicitud rebota, no se puede enviar o se marca como spam, ClearPolicy muestra la solicitud en la pestaña Fallos y actualiza su estado. ClearPolicy no envía recordatorios para estas solicitudes. Las solicitudes abiertas conservan el nombre y el correo del destinatario del momento en que se enviaron. Actualizar el perfil de la persona no cambia las solicitudes que ya están en curso.

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Hacer seguimiento de un grupo de solicitudes

Haz clic en Recordar en la página Solicitudes para enviar correos de recordatorio a un grupo de solicitudes abiertas. Elige un alcance en el menú: Usa primero la búsqueda si quieres acotar quién recibe el recordatorio. El cuadro de confirmación muestra cuántas solicitudes se recordarán e indica cuando hay una búsqueda activa. El alcance que elijas es independiente de la pestaña de filtro de estado que estés viendo. Las solicitudes que necesitan seguimiento de entrega no se incluyen. Si una persona tiene varias solicitudes coincidentes, ClearPolicy las agrupa en un solo correo de recordatorio cuando es posible.

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Enviar una nueva solicitud

Haz clic en Enviar solicitud desde la página Solicitudes cuando sepas qué documento y qué personas necesitan una nueva solicitud. También puedes enviar solicitudes desde un documento, el perfil de una persona o un grupo. Usa la página Solicitudes cuando ya estés revisando trabajo de seguimiento y quieras enviar otra solicitud sin salir de la cola.

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Cerrar una solicitud que no debe completarse

Abre el menú de acciones de la fila para cancelar o expirar una solicitud activa.

• Cancelar solicitud cierra una solicitud que tu equipo ya no quiere que la persona complete.
• Expirar solicitud cierra una solicitud de inmediato cuando ya no debe estar disponible.

Después de cancelar o expirar una solicitud, la persona ya no puede completarla desde su enlace. La solicitud permanece en el historial de ClearPolicy para que puedas ver qué ocurrió más adelante.

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Registrar papel en el expediente

Cuando alguien no puede completar una solicitud en línea, aún puedes mantener el estado y la evidencia en ClearPolicy. La finalización electrónica sigue siendo la vía predeterminada. Usa papel en el expediente cuando la firma manuscrita, la accesibilidad, la preferencia u otro motivo práctico haga que la persona no termine por su enlace. Cualquiera que pueda actuar sobre solicitudes (recordar, cancelar, expirar) puede registrar papel en el expediente. No se requiere un permiso especial.

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Antes de empezar

• La solicitud debe seguir pendiente — no completada, cancelada ni expirada.
• Necesitas un PDF o una imagen de la copia en papel firmada. ClearPolicy exige subir un archivo; no puedes completar papel en el expediente solo con una nota.
• La persona debe haber firmado o acusado realmente la copia en papel de este documento para esta solicitud.

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Registrar papel en una solicitud pendiente

Después de registrar, la finalización muestra Papel en el expediente. La actividad incluye Firma en papel registrada con el miembro del equipo que la registró.

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Descargar documentos completados

Cómo descargas depende de cómo se completó la solicitud. Usa estas descargas cuando necesites un registro para tus archivos, una auditoría o una revisión interna.

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Cuándo usar Solicitudes, Personas, Documentos e Informes

Usa cada área para una pregunta diferente.