Enviar un recordatorio para una sola solicitud
Para recordar a una persona concreta sobre un documento concreto desde Solicitudes:- Encuentra la solicitud pendiente en la lista.
- Haz clic en Recordar para enviar un recordatorio de inmediato con el mismo enlace personal de la solicitud original.
- O abre el menú junto a Recordar y elige Recordar con nota… si quieres añadir o reemplazar la nota de esa solicitud antes de que salga el recordatorio.
Enviar recordatorios masivos con Recordar
Para enviar correos de recordatorio a un grupo de solicitudes:- Abre Solicitudes.
- Usa la búsqueda si quieres acotar la lista.
- Haz clic en Recordar y elige un alcance:
- Todos pendientes — cada solicitud abierta
- No visto — enviada, aún no abierta
- Visto — abierta, sin terminar
- Recordado — recordada, sigue abierta
- Confirma el recordatorio en el cuadro de diálogo. El total mostrado refleja el alcance y cualquier búsqueda activa.
- Opcionalmente, haz clic en Añadir una nota a los destinatarios en el cuadro de confirmación. Si añades una nota, reemplaza la nota anterior de cada solicitud incluida en este recordatorio; después ClearPolicy envía los recordatorios.
Configurar recordatorios automáticos
ClearPolicy puede enviar automáticamente recordatorios a los destinatarios que no hayan completado sus solicitudes. Los recordatorios automáticos se ejecutan a diario y se aplican a todas las solicitudes pendientes de tu organización.1
Abre la configuración de solicitudes de documento
Haz clic en Configuración en la barra lateral y selecciona Solicitudes de documento.
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Activa los recordatorios automáticos
En la sección Recordatorios automáticos, activa el conmutador Activar recordatorios automáticos.
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Elige la cadencia del recordatorio
Selecciona cuánto debe esperar ClearPolicy antes de enviar el primer recordatorio. Las opciones disponibles son Cada día, 3 días, 5 días, 7 días o 14 días después de enviar la solicitud.
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Opcionalmente, activa los recordatorios repetidos
Activa Repetir recordatorios hasta completar si quieres que ClearPolicy siga enviando recordatorios al mismo intervalo hasta que el destinatario complete la solicitud.
Los recordatorios automáticos aparecen en el registro de actividad de la solicitud como “Recordado (Programado)” para que puedas distinguirlos de los recordatorios manuales.
Qué ocurre cuando se envía un recordatorio
El destinatario recibe un nuevo correo con el mismo enlace personal de su solicitud original. No necesita un nuevo enlace — el token original sigue siendo válido. No se crea una nueva solicitud, y el registro de actividad de la solicitud existente se actualiza para reflejar que se envió un recordatorio. Si la solicitud tiene una nota a los destinatarios, esa nota se incluye en el correo de recordatorio. Cuando usas Recordar con nota… o añades una nota en un recordatorio masivo, ClearPolicy actualiza primero la nota guardada y luego envía el recordatorio. Si la expiración de solicitudes está activada y la solicitud tiene una fecha límite, el correo de recordatorio incluye la fecha de expiración para que el destinatario pueda ver exactamente cuánto tiempo le queda.Los correos de recordatorio usan el mismo enlace con token personal que la solicitud original. Enviar un recordatorio no crea una nueva solicitud ni cambia el estado de la solicitud.
Cuándo no se envían recordatorios
ClearPolicy omite los recordatorios cuando la última entrega de correo de una solicitud falló. Esto aplica a las acciones Recordar manuales, los recordatorios masivos, los recordatorios automáticos y los recordatorios enviados a través de integraciones. Un fallo de entrega significa que el correo de la solicitud rebotó, no se pudo enviar o se marcó como spam. Estas solicitudes aparecen en la pestaña Fallos en Solicitudes y Personas. Para hacer seguimiento después de un fallo de entrega:- Corrige el correo de la persona en su Configuración si es necesario.
- Usa Cancelar y reenviar en la solicitud fallida para enviar un correo nuevo con los datos actuales de la persona.
Enviar un recordatorio no corrige un problema de entrega. Cancela y reenvía la solicitud después de actualizar la dirección de correo del destinatario.