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Una vez que un documento está publicado, puedes enviar solicitudes a cualquiera de tus personas. Cada destinatario recibe un correo personal con un enlace único — no necesitan una cuenta para completar la solicitud. Puedes enviar a personas individuales o a un grupo entero a la vez. Las solicitudes nuevas recogen una firma electrónica (nombre escrito) para que las personas acusen de recibo la política con un rastro de auditoría.
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Abre un documento publicado

Ve a la sección Documentos y selecciona el documento que quieres enviar. Asegúrate de que el documento tiene una revisión publicada antes de continuar.
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Haz clic en Enviar solicitud

En la página del documento, haz clic en Enviar solicitud o Solicitar firma para abrir el formulario de solicitud.
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Selecciona personas o un grupo

En la hoja de solicitud, busca en la lista de personas y marca quién debe recibir la solicitud. Desplázate por la lista para cargar más personas a medida que avanzas.Usa Seleccionar todas las personas para seleccionar a todos en tu organización (cuando no estás buscando), o Seleccionar personas coincidentes cuando hay una búsqueda activa. Después puedes desmarcar personas individuales si lo necesitas.Puedes enviar a un máximo de 500 personas en un envío. Para llegar a un listado mayor, envía por lotes o usa un grupo.Desde un grupo, puedes seguir enviando a todo el grupo (o usar Enviar pendientes) sin elegir personas una por una.
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Añade una nota a los destinatarios (opcional)

Haz clic en Añadir una nota a los destinatarios si quieres una nota personal con la solicitud. La nota aparece en el correo que reciben tus destinatarios y en la página de acuse de recibo donde completan la solicitud.Por ejemplo, podrías escribir: “Por favor, revisa y acepta esta política antes de tu próximo turno.”Si estás enviando desde un grupo que tiene un mensaje predeterminado para destinatarios, la nota se rellena previamente con ese mensaje. Puedes editarla antes de enviar o quitarla por completo.
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Envía las solicitudes

Haz clic en Enviar. Cada persona seleccionada recibe un correo personal con un enlace único a su página de acuse de recibo. Los enlaces son individuales — cada destinatario tiene su propia URL privada.

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Añadir una nota a los destinatarios

Una nota a los destinatarios es un mensaje opcional que puedes incluir al enviar una solicitud. Da a las personas contexto sobre por qué reciben la solicitud y lo que necesitas que hagan. Las notas aparecen en dos lugares:
  • En el correo — directamente en el correo de notificación que recibe el destinatario.
  • En la página de acuse de recibo — mostrado como mensaje de tu organización cuando el destinatario abre su enlace personal.
Puedes escribir una nota cada vez que envíes una solicitud, o ahorrar tiempo estableciendo un mensaje predeterminado para destinatarios en un grupo. Cuando envías solicitudes desde ese grupo, la nota se rellena automáticamente. Aún puedes editarla o eliminarla antes de enviar. Para establecer un mensaje predeterminado para destinatarios en un grupo, abre la pestaña Configuración del grupo y rellena el campo Mensaje predeterminado para destinatarios. También puedes establecerlo al crear el grupo por primera vez.
Los mensajes predeterminados para destinatarios son especialmente útiles para grupos en los que envías el mismo tipo de solicitud con regularidad. Por ejemplo, un grupo “Nuevos voluntarios” podría incluir siempre un mensaje como “¡Bienvenido! Por favor, revisa y firma esto antes de tu primer día de voluntariado.”

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Correos automáticos de solicitud

Los grupos tienen un ajuste Correos automáticos de solicitud que envía correos de solicitud automáticamente siempre que añades personas o documentos al grupo. Está activado por defecto al crear un nuevo grupo. Cuando los correos automáticos de solicitud están activados:
  • Añadir una persona al grupo — ClearPolicy crea solicitudes de acuse de recibo para cada documento publicado asignado al grupo y envía a la persona un único correo con enlaces a todos ellos.
  • Añadir un documento al grupo — ClearPolicy crea solicitudes de acuse de recibo para cada persona del grupo y envía a cada persona un correo con el documento recién asignado.
Esto significa que no necesitas enviar solicitudes manualmente después de actualizar los miembros o documentos de un grupo — ClearPolicy se encarga por ti.

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Activar o desactivar los correos automáticos de solicitud

Puedes alternar este ajuste en dos lugares:
  • Al crear un grupo — el conmutador Correos automáticos de solicitud aparece en el formulario de creación del grupo. Está activado por defecto.
  • En un grupo existente — abre la Configuración del grupo y encuentra el conmutador Correos automáticos de solicitud en la sección Automatización.
La tarjeta del grupo en la página Grupos muestra un icono que indica si los correos automáticos están activados o desactivados para cada grupo.
Desactiva los correos automáticos de solicitud si quieres controlar exactamente cuándo salen las solicitudes — por ejemplo, si estás construyendo un grupo por anticipado y planeas enviar todas las solicitudes a la vez más tarde.
Los correos automáticos de solicitud solo se aplican a documentos publicados. Si un documento asignado al grupo aún no tiene una revisión publicada, no se crea ninguna solicitud para ese documento hasta que se publique y envíes las solicitudes manualmente.

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Qué ven los destinatarios

Los destinatarios reciben un correo con un enlace a una página pública de acuse de recibo. No se requiere una cuenta de miembro del equipo. Desde esa página, pueden leer el documento y escribir su nombre para firmar. Si incluiste una nota a los destinatarios, aparece en el correo y como nota destacada en la página de acuse de recibo. Tras completar la solicitud en línea, pueden descargar un recibo que confirma su respuesta. Si la expiración de solicitudes está activada, el correo y la página de acuse de recibo muestran ambos la fecha límite de expiración para que el destinatario sepa cuándo necesita completar la solicitud. Las personas también pueden abrir el portal de firma con un código de un solo uso por correo para ver todas las solicitudes pendientes y firmadas de esa dirección—útil si perdieron un correo o tienen varios documentos en espera.
También puedes enviar solicitudes desde el perfil de una persona. Abre una persona en la sección Personas y haz clic en Enviar solicitud en el encabezado para elegir un documento y enviar una solicitud a esa persona.
Usa Grupos para enviar a muchas personas a la vez sin seleccionarlas individualmente. Organiza a las personas en grupos por anticipado para que el envío masivo sea más rápido.
Última modificación el 21 de agosto de 2026