Gérer les demandes

La page Demandes est la file de travail des demandes de documents dans votre organisation. Utilisez-la lorsque vous devez voir ce qui reste en attente et décider quelles personnes relancer. Une demande correspond à une personne invitée à accuser réception d’un document ou à le signer. La page Demandes regroupe ces demandes individuelles afin que vous n’ayez pas à ouvrir chaque personne ou chaque document.

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Ouvrir les demandes

Cliquez sur Demandes dans la barre latérale. La page s’ouvre par défaut sur À relancer. Cette vue se concentre sur les demandes actives qui ne sont pas terminées, annulées ou expirées.

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Trouver les demandes qui nécessitent une attention

Utilisez les filtres de statut en haut de la page pour réduire la liste. Vous pouvez aussi rechercher par nom de personne, adresse e-mail de la personne ou nom de document.

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Lire la liste des demandes

Chaque ligne affiche :

• Personne — qui a reçu la demande.
• Document — quel document elle doit terminer.
• Statut — si la demande a été envoyée, consultée, terminée, annulée, expirée ou n’a pas pu être livrée. Les problèmes de livraison apparaissent comme Rebond, Échec de livraison ou Signalé comme spam.
• Demandée — quand la demande a été créée.
• Dernier rappel — quand le rappel le plus récent a été envoyé, le cas échéant.

Utilisez le lien Document pour ouvrir le document. Utilisez le nom de la personne pour ouvrir son profil lorsque l’enregistrement de personne est disponible.

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Relancer une demande

Pour les demandes actives, cliquez sur Relancer pour envoyer un e-mail de rappel. Le rappel utilise le même lien personnel que la demande d’origine. Il ne crée pas de nouvelle demande. Utilisez Activité pour examiner ce qui s’est passé pour une demande. La chronologie d’activité affiche des événements comme l’envoi, la consultation, le rappel, la finalisation, l’annulation, l’expiration ou l’échec de livraison.

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Corriger un échec de livraison

Lorsqu’un e-mail de demande rebondit, ne peut pas être envoyé ou est marqué comme spam, ClearPolicy affiche la demande dans l’onglet Échecs et met à jour son statut. ClearPolicy n’envoie pas de rappels pour ces demandes. Les demandes ouvertes conservent le nom et l’e-mail du destinataire au moment de l’envoi. La mise à jour du profil de la personne ne modifie pas les demandes déjà en cours.

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Relancer un groupe de demandes

Cliquez sur Relancer sur la page Demandes pour envoyer des e-mails de rappel à un groupe de demandes ouvertes. Choisissez une portée dans le menu : Utilisez d’abord la recherche si vous voulez limiter les personnes qui reçoivent le rappel. La boîte de confirmation indique combien de demandes seront relancées et le signale lorsqu’une recherche est active. La portée choisie est indépendante de l’onglet de filtre de statut que vous consultez. Les demandes nécessitant un suivi de livraison ne sont pas incluses. Si une personne a plusieurs demandes correspondantes, ClearPolicy les regroupe dans un seul e-mail de rappel lorsque c’est possible.

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Envoyer une nouvelle demande

Cliquez sur Envoyer une demande depuis la page Demandes lorsque vous savez quel document et quelles personnes ont besoin d’une nouvelle demande. Vous pouvez toujours envoyer des demandes depuis un document, un profil de personne ou un groupe. Utilisez la page Demandes lorsque vous examinez déjà le travail de suivi et souhaitez envoyer une autre demande sans quitter la file.

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Fermer une demande qui ne doit pas être terminée

Ouvrez le menu d’actions de la ligne pour annuler ou faire expirer une demande active.

• Annuler la demande ferme une demande que votre équipe ne souhaite plus que la personne termine.
• Faire expirer la demande ferme immédiatement une demande lorsqu’elle ne doit plus être disponible.

Après l’annulation ou l’expiration d’une demande, la personne ne peut plus la terminer depuis son lien. La demande reste dans l’historique ClearPolicy afin que vous puissiez voir plus tard ce qui s’est passé.

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Enregistrer un papier au dossier

Lorsqu’une personne ne peut pas terminer une demande en ligne, vous pouvez quand même conserver le statut et la preuve dans ClearPolicy. La finalisation électronique reste le chemin par défaut. Utilisez le papier au dossier lorsque la signature manuscrite, l’accessibilité, la préférence ou une autre raison pratique signifie que la personne ne terminera pas via son lien. Toute personne pouvant agir sur les demandes (relancer, annuler, faire expirer) peut enregistrer un papier au dossier. Aucune autorisation spéciale n’est requise.

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Avant de commencer

• La demande doit encore être en attente — non terminée, annulée ou expirée.
• Vous avez besoin d’un PDF ou d’une image de la copie papier signée. ClearPolicy exige l’import d’un fichier ; vous ne pouvez pas finaliser le papier au dossier avec une simple note.
• La personne doit avoir réellement signé ou accusé la copie papier de ce document pour cette demande.

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Enregistrer le papier sur une demande en attente

Après l’enregistrement, la finalisation affiche Papier au dossier. L’activité inclut Signature papier enregistrée avec le membre de l’équipe qui l’a enregistrée.

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Télécharger les documents terminés

La façon de télécharger dépend de la manière dont la demande a été terminée. Utilisez ces téléchargements lorsque vous avez besoin d’un enregistrement pour vos dossiers, un audit ou une revue interne.

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Quand utiliser Demandes, Personnes, Documents et Rapports

Utilisez chaque zone pour un type de question différent.