La page Demandes est la file de travail des demandes de documents dans votre organisation. Utilisez-la lorsque vous devez voir ce qui reste en attente et décider quelles personnes relancer.
Une demande correspond à une personne invitée à accuser réception d’un document ou à le signer. La page Demandes regroupe ces demandes individuelles afin que vous n’ayez pas à ouvrir chaque personne ou chaque document.
Les propriétaires et les administrateurs peuvent utiliser la page Demandes de toute l’organisation. Les Group Managers traitent les demandes depuis leurs pages de groupe attribuées.
Ouvrir les demandes
Cliquez sur Demandes dans la barre latérale.
La page s’ouvre par défaut sur À relancer. Cette vue se concentre sur les demandes actives qui ne sont pas terminées, annulées ou expirées.
Trouver les demandes qui nécessitent une attention
Utilisez les filtres de statut en haut de la page pour réduire la liste.
| Filtre | Utilisez-le pour |
|---|
| À relancer | Examiner les demandes actives qui ne sont pas encore terminées. |
| Non consultées | Trouver les personnes qui ont reçu une demande mais ne l’ont pas encore ouverte. |
| Consultées | Trouver les personnes qui ont ouvert la demande mais ne l’ont pas terminée. |
| Relancées | Examiner les demandes pour lesquelles un rappel a déjà été envoyé. |
| Terminées | Retrouver les demandes accusées ou signées. |
| Annulées/expirées | Examiner les demandes qui ne peuvent plus être terminées. |
| Toutes | Rechercher dans tout l’historique des demandes. |
Lire la liste des demandes
Chaque ligne affiche :
- Personne — qui a reçu la demande.
- Document — quel document elle doit terminer.
- Statut — si la demande a été envoyée, consultée, terminée, annulée ou expirée.
- Demandée — quand la demande a été créée.
- Dernier rappel — quand le rappel le plus récent a été envoyé, le cas échéant.
Utilisez le lien Document pour ouvrir le document. Utilisez le nom de la personne pour ouvrir son profil lorsque l’enregistrement de personne est disponible.
Relancer une demande
Pour les demandes actives, cliquez sur Relancer pour envoyer un e-mail de rappel. Le rappel utilise le même lien personnel que la demande d’origine. Il ne crée pas de nouvelle demande.
Utilisez Activité pour examiner ce qui s’est passé pour une demande. La chronologie d’activité affiche des événements comme l’envoi, la consultation, le rappel, la finalisation, l’annulation ou l’expiration de la demande.
Commencez par les demandes Consultées lorsque vous avez besoin d’avancer rapidement. Ces personnes ont déjà ouvert la demande, donc un rappel peut suffire à les aider à terminer.
Relancer un groupe de demandes
Lorsque vous affichez À relancer, Non consultées, Consultées ou Relancées, cliquez sur Tout relancer pour envoyer des e-mails de rappel pour chaque demande correspondant à la vue actuelle.
Utilisez d’abord les filtres et la recherche si vous voulez limiter les personnes qui reçoivent le rappel. Par exemple, filtrez sur Non consultées avant de cliquer sur Tout relancer lorsque vous voulez joindre les personnes qui n’ont pas encore ouvert leurs demandes.
Si une personne a plusieurs demandes correspondantes, ClearPolicy les regroupe dans un seul e-mail de rappel lorsque c’est possible.
Envoyer une nouvelle demande
Cliquez sur Envoyer une demande depuis la page Demandes lorsque vous savez quel document et quelles personnes ont besoin d’une nouvelle demande.
Vous pouvez toujours envoyer des demandes depuis un document, un profil de personne ou un groupe. Utilisez la page Demandes lorsque vous examinez déjà le travail de suivi et souhaitez envoyer une autre demande sans quitter la file.
Fermer une demande qui ne doit pas être terminée
Ouvrez le menu d’actions de la ligne pour annuler ou faire expirer une demande active.
- Annuler la demande ferme une demande que votre équipe ne souhaite plus que la personne termine.
- Faire expirer la demande ferme immédiatement une demande lorsqu’elle ne doit plus être disponible.
Après l’annulation ou l’expiration d’une demande, la personne ne peut plus la terminer depuis son lien. La demande reste dans l’historique ClearPolicy afin que vous puissiez voir plus tard ce qui s’est passé.
Télécharger les documents terminés
Pour les demandes terminées, ouvrez le menu d’actions de la ligne et téléchargez le document accusé ou signé. Utilisez cela lorsque vous avez besoin d’un enregistrement pour vos dossiers, un audit ou une revue interne.
Quand utiliser Demandes, Personnes, Documents et Rapports
Utilisez chaque zone pour un type de question différent.
| Zone | Idéal pour |
|---|
| Demandes | Décider quelles demandes non terminées nécessitent un suivi aujourd’hui. |
| Personnes | Vérifier tout ce qu’une personne doit terminer. |
| Documents | Vérifier la finalisation d’un document ou envoyer des demandes pour ce document. |
| Rapports | Préparer des résumés, des exports ou des documents imprimés pour revue. |
