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Les nouvelles organisations ont l’expiration des demandes activée par défaut avec une fenêtre de 30 jours. Vous pouvez modifier la fenêtre ou désactiver l’expiration dans Paramètres → Demandes de documents. Les organisations existantes conservent leurs paramètres actuels jusqu’à ce que vous les modifiiez. Lorsque l’expiration des demandes est activée, les demandes de validation non terminées sont automatiquement marquées comme expirées après le nombre de jours que vous choisissez.

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Configurer l’expiration des demandes

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Ouvrez les paramètres des demandes de documents

Cliquez sur Paramètres dans la barre latérale, puis sélectionnez Demandes de documents.
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Activez ou désactivez l'expiration des demandes

Dans la section Expiration des demandes de documents, utilisez le commutateur Activer l’expiration des demandes de documents.
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Choisissez une fenêtre d'expiration

Sélectionnez le nombre de jours pendant lesquels une demande doit rester ouverte avant d’expirer. Les options disponibles sont 3 jours, 5 jours, 7 jours, 14 jours, 30 jours ou 60 jours.
ParamètreOptionsPar défaut pour les nouvelles organisations
Activer l’expiration des demandesActivé / DésactivéActivé
Fenêtre d’expiration3, 5, 7, 14, 30 ou 60 jours30 jours
Les paramètres d’expiration ne s’appliquent qu’aux nouvelles demandes créées après l’activation ou la modification de la fonctionnalité. Les demandes en attente existantes ne sont pas affectées rétroactivement.

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Comment fonctionne l’expiration

Lorsque l’expiration des demandes est activée, chaque nouvelle demande de validation reçoit une échéance basée sur la fenêtre d’expiration choisie. ClearPolicy vérifie quotidiennement les demandes expirées et marque celles qui ont dépassé leur échéance. Une fois qu’une demande expire :
  • Le statut de la demande passe à Expirée.
  • La demande apparaît sous Annulées/Expirées sur la page Demandes.
  • Le destinataire ne peut plus terminer la validation. S’il ouvre son lien, il voit un message expliquant que la demande a expiré et lui demandant de contacter l’expéditeur pour obtenir un nouveau lien.
  • L’événement d’expiration est enregistré dans le journal d’activité de la demande avec l’échéance d’origine.

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Comment les destinataires voient l’échéance

Lorsque l’expiration des demandes est activée, ClearPolicy affiche l’échéance aux destinataires à plusieurs endroits afin qu’ils sachent combien de temps ils ont :
  • Notifications par e-mail — L’e-mail initial de la demande et les e-mails de rappel incluent un avis visible avec la date et l’heure exactes d’expiration.
  • Page de validation — Lorsqu’un destinataire ouvre son lien personnel, une bannière d’avertissement apparaît en haut de la page avec l’échéance. La date d’expiration apparaît également dans les détails de la demande dans la barre latérale.
Cela aide les destinataires à prioriser les demandes urgentes et à les terminer avant l’expiration du lien.

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Après l’expiration d’une demande

Lorsqu’un destinataire ouvre un lien de demande expirée, il voit un avis indiquant que la demande a expiré. Le formulaire de validation n’est pas disponible. Le message l’invite à contacter la personne qui a envoyé la demande s’il a besoin d’un nouveau lien.

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Renvoyer après expiration

Si une demande expire et que le destinataire doit encore la terminer, envoyez une nouvelle demande pour le même document. La demande expirée reste dans vos dossiers dans le cadre de la piste d’audit.
Associez l’expiration des demandes aux rappels automatiques pour rappeler aux destinataires avant que leur échéance ne passe.
Les échéances d’expiration affichées dans les e-mails utilisent le fuseau horaire de votre organisation. Vous pouvez le configurer dans les paramètres de fuseau horaire.
Dernière modification le 2 juillet 2026