Envoyer un rappel pour une demande unique
Pour rappeler à une personne spécifique un document spécifique :- Ouvrez le document et allez dans l’onglet Conformité, ou ouvrez l’onglet Demandes de la personne dans la section Personnes.
- Trouvez la demande en attente et ouvrez sa vue d’activité.
- Cliquez sur Envoyer un rappel. Le destinataire reçoit un nouvel e-mail contenant le même lien personnel que la demande d’origine.
Envoyer des rappels en masse avec Relancer
Pour envoyer des e-mails de rappel à un groupe de demandes :- Ouvrez Demandes.
- Utilisez la recherche si vous voulez réduire la liste.
- Cliquez sur Relancer et choisissez une portée :
- Tout en attente — chaque demande ouverte
- Non consulté — envoyée, pas encore ouverte
- Consulté — ouverte, pas terminée
- Relancé — relancée, toujours ouverte
- Confirmez le rappel dans la boîte de dialogue. Le total affiché reflète la portée choisie et toute recherche active.
Configurer les rappels automatiques
ClearPolicy peut envoyer automatiquement des rappels aux destinataires qui n’ont pas terminé leurs demandes. Les rappels automatiques s’exécutent quotidiennement et s’appliquent à toutes les demandes en attente de votre organisation.Ouvrez les paramètres des demandes de documents
Cliquez sur Paramètres dans la barre latérale, puis sélectionnez Demandes de documents.
Activez les rappels automatiques
Dans la section Rappels automatiques, activez le commutateur Activer les rappels automatiques.
Choisissez une cadence de rappel
Sélectionnez le temps que ClearPolicy doit attendre avant d’envoyer le premier rappel. Les options disponibles sont Chaque jour, 3 jours, 5 jours, 7 jours ou 14 jours après l’envoi de la demande.
Les rappels automatiques apparaissent dans le journal d’activité de la demande comme « Rappelé (Programmé) » afin que vous puissiez les distinguer des rappels manuels.
| Paramètre | Options | Par défaut |
|---|---|---|
| Activer les rappels automatiques | Activé / Désactivé | Activé |
| Cadence de rappel | Chaque jour, 3, 5, 7 ou 14 jours | 3 jours |
| Répéter les rappels | Activé / Désactivé | Activé |
Ce qui se passe lorsqu’un rappel est envoyé
Le destinataire reçoit un nouvel e-mail avec le même lien personnel que sa demande d’origine. Il n’a pas besoin d’un nouveau lien — le jeton original reste valide. Aucune nouvelle demande n’est créée, et le journal d’activité de la demande existante est mis à jour pour refléter qu’un rappel a été envoyé. Si l’expiration des demandes est activée et que la demande a une échéance, l’e-mail de rappel inclut la date d’expiration afin que le destinataire puisse voir exactement combien de temps il lui reste.Les e-mails de rappel utilisent le même lien à jeton personnel que la demande d’origine. L’envoi d’un rappel ne crée pas de nouvelle demande et ne modifie pas le statut de la demande.
Quand les rappels ne sont pas envoyés
ClearPolicy ignore les rappels lorsque la dernière livraison d’e-mail d’une demande a échoué. Cela s’applique aux actions Relancer manuelles, aux relances en masse, aux rappels automatiques et aux rappels envoyés via des intégrations. Un échec de livraison signifie que l’e-mail de la demande a rebondi, n’a pas pu être envoyé ou a été marqué comme spam. Ces demandes apparaissent dans l’onglet Échecs sur Demandes et Personnes. Pour relancer après un échec de livraison :- Corrigez l’e-mail de la personne dans son onglet Paramètres si nécessaire.
- Utilisez Annuler et renvoyer sur la demande en échec pour envoyer un nouvel e-mail avec les informations actuelles de la personne.
Envoyer un rappel ne corrige pas un problème de livraison. Annulez et renvoyez la demande après avoir mis à jour l’adresse e-mail du destinataire.