Lorsque des personnes n’ont pas terminé une demande, ClearPolicy vous permet de leur envoyer un rappel sans créer une nouvelle demande. Le lien personnel original reste valide, ce qui permet aux destinataires de reprendre là où ils s’étaient arrêtés. Vous pouvez envoyer des rappels manuellement, en masse ou laisser ClearPolicy les envoyer automatiquement selon un calendrier.Documentation Index
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Envoyer un rappel pour une demande unique
Pour rappeler à une personne spécifique un document spécifique :- Ouvrez le document et allez dans l’onglet Conformité, ou ouvrez l’onglet Demandes de la personne dans la section Personnes.
- Trouvez la demande en attente et ouvrez sa vue d’activité.
- Cliquez sur Envoyer un rappel. Le destinataire reçoit un nouvel e-mail contenant le même lien personnel que la demande d’origine.
Envoyer des rappels en masse avec Relancer
Pour rappeler à toutes les personnes de votre liste de personnes ayant des demandes en attente :- Allez dans la section Personnes.
- Utilisez l’action Relancer pour envoyer des rappels à toutes les personnes ayant des demandes en attente. ClearPolicy envoie un e-mail de rappel à chaque personne ayant au moins une demande en attente.
Configurer les rappels automatiques
ClearPolicy peut envoyer automatiquement des rappels aux destinataires qui n’ont pas terminé leurs demandes. Les rappels automatiques s’exécutent quotidiennement et s’appliquent à toutes les demandes en attente de votre organisation.Ouvrez les paramètres des demandes de documents
Cliquez sur Paramètres dans la barre latérale, puis sélectionnez Demandes de documents.
Activez les rappels automatiques
Dans la section Rappels automatiques, activez le commutateur Activer les rappels automatiques.
Choisissez une cadence de rappel
Sélectionnez le temps que ClearPolicy doit attendre avant d’envoyer le premier rappel. Les options disponibles sont Chaque jour, 3 jours, 5 jours, 7 jours ou 14 jours après l’envoi de la demande.
Les rappels automatiques apparaissent dans le journal d’activité de la demande comme « Rappelé (Programmé) » afin que vous puissiez les distinguer des rappels manuels.
| Paramètre | Options | Par défaut |
|---|---|---|
| Activer les rappels automatiques | Activé / Désactivé | Activé |
| Cadence de rappel | Chaque jour, 3, 5, 7 ou 14 jours | 3 jours |
| Répéter les rappels | Activé / Désactivé | Activé |
Ce qui se passe lorsqu’un rappel est envoyé
Le destinataire reçoit un nouvel e-mail avec le même lien personnel que sa demande d’origine. Il n’a pas besoin d’un nouveau lien — le jeton original reste valide. Aucune nouvelle demande n’est créée, et le journal d’activité de la demande existante est mis à jour pour refléter qu’un rappel a été envoyé. Si l’expiration des demandes est activée et que la demande a une échéance, l’e-mail de rappel inclut la date d’expiration afin que le destinataire puisse voir exactement combien de temps il lui reste.Les e-mails de rappel utilisent le même lien à jeton personnel que la demande d’origine. L’envoi d’un rappel ne crée pas de nouvelle demande et ne modifie pas le statut de la demande.