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Lorsque des personnes n’ont pas terminé une demande, ClearPolicy vous permet de leur envoyer un rappel sans créer une nouvelle demande. Le lien personnel original reste valide, ce qui permet aux destinataires de reprendre là où ils s’étaient arrêtés. Vous pouvez envoyer des rappels manuellement, en masse ou laisser ClearPolicy les envoyer automatiquement selon un calendrier.

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Envoyer un rappel pour une demande unique

Pour rappeler à une personne spécifique un document spécifique depuis Demandes :
  1. Trouvez la demande en attente dans la liste.
  2. Cliquez sur Relancer pour envoyer immédiatement un rappel avec le même lien personnel que la demande d’origine.
  3. Ou ouvrez le menu à côté de Relancer et choisissez Relancer avec une note… si vous voulez ajouter ou remplacer la note de cette demande avant l’envoi du rappel.
La note apparaît dans l’e-mail de rappel (et sur la page de validation) de la même façon qu’une note lorsque vous envoyez une demande pour la première fois. Enregistrer une note via Relancer avec une note… remplace toute note précédente sur cette demande. Vous pouvez aussi ouvrir la vue d’activité de la demande et utiliser Envoyer un rappel depuis l’onglet Conformité d’un document ou l’onglet Demandes d’une personne.

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Envoyer des rappels en masse avec Relancer

Pour envoyer des e-mails de rappel à un groupe de demandes :
  1. Ouvrez Demandes.
  2. Utilisez la recherche si vous voulez réduire la liste.
  3. Cliquez sur Relancer et choisissez une portée :
    • Tout en attente — chaque demande ouverte
    • Non consulté — envoyée, pas encore ouverte
    • Consulté — ouverte, pas terminée
    • Relancé — relancée, toujours ouverte
  4. Confirmez le rappel dans la boîte de dialogue. Le total affiché reflète la portée choisie et toute recherche active.
  5. Cliquez éventuellement sur Ajouter une note aux destinataires dans la boîte de confirmation. Si vous ajoutez une note, elle remplace la note précédente sur chaque demande incluse dans cette relance, puis ClearPolicy envoie les rappels.
ClearPolicy envoie des rappels pour les demandes de la portée que vous avez choisie. Cela est indépendant de l’onglet de filtre de statut que vous consultez. Les demandes nécessitant un suivi de livraison ne sont pas incluses. Si une personne a plusieurs demandes correspondantes, ClearPolicy les regroupe dans un seul e-mail de rappel lorsque c’est possible. Laissez la note fermée si vous voulez seulement rappeler aux personnes avec le libellé existant.

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Configurer les rappels automatiques

ClearPolicy peut envoyer automatiquement des rappels aux destinataires qui n’ont pas terminé leurs demandes. Les rappels automatiques s’exécutent quotidiennement et s’appliquent à toutes les demandes en attente de votre organisation.
1

Ouvrez les paramètres des demandes de documents

Cliquez sur Paramètres dans la barre latérale, puis sélectionnez Demandes de documents.
2

Activez les rappels automatiques

Dans la section Rappels automatiques, activez le commutateur Activer les rappels automatiques.
3

Choisissez une cadence de rappel

Sélectionnez le temps que ClearPolicy doit attendre avant d’envoyer le premier rappel. Les options disponibles sont Chaque jour, 3 jours, 5 jours, 7 jours ou 14 jours après l’envoi de la demande.
4

Activez les rappels répétés en option

Activez Répéter les rappels jusqu’à finalisation si vous voulez que ClearPolicy continue à envoyer des rappels au même intervalle jusqu’à ce que le destinataire termine la demande.
Lorsque les rappels automatiques sont activés, ClearPolicy vérifie les demandes en attente chaque jour à 8 h 00 dans le fuseau horaire de votre organisation. Toute demande en attente depuis plus longtemps que votre cadence choisie reçoit un e-mail de rappel. Si la répétition est activée, des rappels supplémentaires sont envoyés au même intervalle jusqu’à ce que la demande soit terminée, annulée ou expirée.
Les rappels automatiques sont envoyés à 8 h 00 selon le fuseau horaire que vous avez défini dans les paramètres de votre organisation. Si vous n’avez pas défini de fuseau horaire, les rappels utilisent UTC par défaut. Assurez-vous que votre fuseau horaire est correct afin que les rappels arrivent au moment où les personnes les attendent.
Les rappels automatiques apparaissent dans le journal d’activité de la demande comme « Rappelé (Programmé) » afin que vous puissiez les distinguer des rappels manuels.

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Ce qui se passe lorsqu’un rappel est envoyé

Le destinataire reçoit un nouvel e-mail avec le même lien personnel que sa demande d’origine. Il n’a pas besoin d’un nouveau lien — le jeton original reste valide. Aucune nouvelle demande n’est créée, et le journal d’activité de la demande existante est mis à jour pour refléter qu’un rappel a été envoyé. Si la demande a une note aux destinataires, cette note est incluse dans l’e-mail de rappel. Lorsque vous utilisez Relancer avec une note… ou ajoutez une note lors d’une relance en masse, ClearPolicy met d’abord à jour la note enregistrée, puis envoie le rappel. Si l’expiration des demandes est activée et que la demande a une échéance, l’e-mail de rappel inclut la date d’expiration afin que le destinataire puisse voir exactement combien de temps il lui reste.
Les e-mails de rappel utilisent le même lien à jeton personnel que la demande d’origine. L’envoi d’un rappel ne crée pas de nouvelle demande et ne modifie pas le statut de la demande.
Vérifiez Demandes avant d’envoyer des rappels en masse. Si certaines personnes ont terminé leur demande très récemment, leur statut peut ne pas encore être visible et vous pourriez envoyer un rappel inutile.
Les dates et heures affichées dans les e-mails de rappel utilisent le fuseau horaire de votre organisation. Si les destinataires voient des heures incorrectes, vérifiez votre paramètre de fuseau horaire.

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Quand les rappels ne sont pas envoyés

ClearPolicy ignore les rappels lorsque la dernière livraison d’e-mail d’une demande a échoué. Cela s’applique aux actions Relancer manuelles, aux relances en masse, aux rappels automatiques et aux rappels envoyés via des intégrations. Un échec de livraison signifie que l’e-mail de la demande a rebondi, n’a pas pu être envoyé ou a été marqué comme spam. Ces demandes apparaissent dans l’onglet Échecs sur Demandes et Personnes. Pour relancer après un échec de livraison :
  1. Corrigez l’e-mail de la personne dans ses Paramètres si nécessaire.
  2. Utilisez Annuler et renvoyer sur la demande en échec pour envoyer un nouvel e-mail avec les informations actuelles de la personne.
Envoyer un rappel ne corrige pas un problème de livraison. Annulez et renvoyez la demande après avoir mis à jour l’adresse e-mail du destinataire.
Dernière modification le 21 août 2026