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Documentation Index

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Une fois qu’un document est publié, vous pouvez envoyer des demandes à n’importe laquelle de vos personnes. Chaque destinataire reçoit un e-mail personnel avec un lien unique — il n’a pas besoin d’un compte pour terminer la demande. Vous pouvez envoyer à des personnes individuelles ou à un groupe entier en une seule fois.
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Ouvrez un document publié

Allez dans la section Documents et sélectionnez le document que vous voulez envoyer. Assurez-vous que le document a une révision publiée avant de continuer.
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Cliquez sur Envoyer la demande

Sur la page du document, cliquez sur Envoyer la demande ou Demander un accusé de lecture pour ouvrir le formulaire de demande.
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Sélectionnez des personnes ou un groupe

Recherchez et sélectionnez une ou plusieurs personnes, ou choisissez un Groupe entier pour envoyer à tous ses membres en une seule fois.
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Remplacez éventuellement le type de validation

Par défaut, les demandes utilisent le type de validation défini sur le document. Si vous devez le changer pour cet envoi, sélectionnez le type souhaité :
  • Accusé de lecture — Les destinataires cliquent pour confirmer qu’ils ont lu le document.
  • Signature — Les destinataires saisissent leur nom pour signer.
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Ajoutez un message au destinataire (facultatif)

Utilisez le champ Message au destinataire pour inclure une note personnelle avec la demande. Ce message apparaît dans l’e-mail que vos destinataires reçoivent et sur la page de validation où ils terminent la demande.Par exemple, vous pourriez écrire : « Veuillez consulter et valider cette politique avant votre prochain service. »Si vous envoyez depuis un groupe qui a un message destinataire par défaut, le champ est pré-rempli avec ce message. Vous pouvez le modifier avant l’envoi ou l’effacer entièrement.
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Envoyez les demandes

Cliquez sur Envoyer. Chaque personne sélectionnée reçoit un e-mail personnel contenant un lien unique vers sa page de validation. Les liens sont individuels — chaque destinataire a sa propre URL privée.

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Ajouter un message au destinataire

Un message au destinataire est une note facultative que vous pouvez inclure lors de l’envoi d’une demande. Il donne à vos destinataires un contexte sur la raison pour laquelle ils reçoivent la demande et ce que vous voulez qu’ils fassent. Les messages aux destinataires apparaissent à deux endroits :
  • Dans l’e-mail — directement dans l’e-mail de notification que le destinataire reçoit.
  • Sur la page de validation — affiché comme un message de votre organisation lorsque le destinataire ouvre son lien personnel.
Vous pouvez saisir un message chaque fois que vous envoyez une demande, ou gagner du temps en définissant un message destinataire par défaut sur un groupe. Lorsque vous envoyez des demandes depuis ce groupe, le message par défaut est pré-rempli automatiquement. Vous pouvez toujours le modifier ou le supprimer avant l’envoi. Pour définir un message destinataire par défaut sur un groupe, allez sur la page Paramètres du groupe et remplissez le champ Message destinataire par défaut. Vous pouvez également le définir lors de la création du groupe.
Les messages destinataire par défaut sont particulièrement utiles pour les groupes où vous envoyez régulièrement le même type de demande. Par exemple, un groupe « Nouveaux bénévoles » pourrait toujours inclure un message comme « Bienvenue ! Veuillez consulter et signer ceci avant votre premier jour de bénévolat. »

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E-mails de demande automatiques

Les groupes disposent d’un paramètre E-mails de demande automatiques qui envoie automatiquement des e-mails de demande chaque fois que vous ajoutez des personnes ou des documents au groupe. Il est activé par défaut lorsque vous créez un nouveau groupe. Lorsque les e-mails de demande automatiques sont activés :
  • Ajouter une personne au groupe — ClearPolicy crée des demandes de validation pour chaque document publié affecté au groupe et envoie à la personne un seul e-mail avec des liens vers toutes.
  • Ajouter un document au groupe — ClearPolicy crée des demandes de validation pour chaque personne du groupe et envoie à chaque personne un e-mail pour le document nouvellement affecté.
Cela signifie que vous n’avez pas besoin d’envoyer manuellement des demandes après avoir mis à jour l’appartenance ou les documents d’un groupe — ClearPolicy s’en charge pour vous.

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Activer ou désactiver les e-mails de demande automatiques

Vous pouvez basculer ce paramètre à deux endroits :
  • Lors de la création d’un groupe — le commutateur E-mails de demande automatiques apparaît dans le formulaire de création du groupe. Il est activé par défaut.
  • Sur un groupe existant — allez sur la page Paramètres du groupe et trouvez le commutateur E-mails de demande automatiques sous la section Automatisation.
La carte du groupe sur la page Groupes affiche une icône indiquant si les e-mails automatiques sont activés ou désactivés pour chaque groupe.
Désactivez les e-mails de demande automatiques si vous voulez contrôler exactement le moment où les demandes partent — par exemple, si vous construisez un groupe à l’avance et prévoyez d’envoyer toutes les demandes en une seule fois plus tard.
Les e-mails de demande automatiques ne s’appliquent qu’aux documents publiés. Si un document affecté au groupe n’a pas encore de révision publiée, aucune demande n’est créée pour ce document tant qu’il n’est pas publié et que vous n’envoyez pas les demandes manuellement.

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Ce que voient les destinataires

Les destinataires reçoivent un e-mail avec un lien vers une page publique de validation. Aucune connexion ni compte n’est requis. Depuis cette page, ils peuvent lire le document et terminer l’accusé de lecture ou la signature. Si vous avez inclus un message au destinataire, il apparaît dans l’e-mail et sous forme de note mise en évidence sur la page de validation. Après avoir terminé la demande, ils peuvent télécharger un reçu confirmant leur réponse. Si l’expiration des demandes est activée, l’e-mail et la page de validation affichent tous les deux l’échéance d’expiration afin que le destinataire sache quand il doit terminer la demande.
Vous pouvez également envoyer des demandes depuis le profil d’une personne. Ouvrez une personne dans la section Personnes et utilisez l’action de demande depuis son profil pour envoyer des demandes pour tous les documents qui lui sont affectés.
Utilisez les Groupes pour envoyer à plusieurs personnes en une seule fois sans les sélectionner individuellement. Organisez les personnes en groupes à l’avance pour accélérer l’envoi en masse.
Last modified on May 27, 2026