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Une fois qu’un document est publié, vous pouvez envoyer des demandes à n’importe laquelle de vos personnes. Chaque destinataire reçoit un e-mail personnel avec un lien unique — il n’a pas besoin d’un compte pour terminer la demande. Vous pouvez envoyer à des personnes individuelles ou à un groupe entier en une seule fois. Les nouvelles demandes collectent une signature électronique (nom saisi) pour que les personnes accusent réception de la politique avec une piste d’audit.
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Ouvrez un document publié

Allez dans la section Documents et sélectionnez le document que vous voulez envoyer. Assurez-vous que le document a une révision publiée avant de continuer.
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Cliquez sur Envoyer la demande

Sur la page du document, cliquez sur Envoyer la demande ou Demander une signature pour ouvrir le formulaire de demande.
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Sélectionnez des personnes ou un groupe

Dans la feuille de demande, recherchez dans la liste des personnes et cochez qui doit recevoir la demande. Faites défiler la liste pour charger d’autres personnes au fur et à mesure.Utilisez Sélectionner toutes les personnes pour sélectionner tout le monde dans votre organisation (lorsque vous ne recherchez pas), ou Sélectionner les personnes correspondantes lorsqu’une recherche est active. Vous pouvez ensuite décocher des personnes individuellement si besoin.Vous pouvez envoyer à au plus 500 personnes en un seul envoi. Pour atteindre un effectif plus large, envoyez par lots ou utilisez un groupe.Depuis un groupe, vous pouvez toujours envoyer à tout le groupe (ou utiliser Envoyer les manquantes) sans choisir les personnes une par une.
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Ajoutez une note aux destinataires (facultatif)

Cliquez sur Ajouter une note aux destinataires si vous voulez une note personnelle avec la demande. La note apparaît dans l’e-mail que vos destinataires reçoivent et sur la page de validation où ils terminent la demande.Par exemple, vous pourriez écrire : « Veuillez consulter et valider cette politique avant votre prochain service. »Si vous envoyez depuis un groupe qui a un message par défaut au destinataire, la note est pré-remplie avec ce message. Vous pouvez la modifier avant l’envoi ou la retirer entièrement.
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Envoyez les demandes

Cliquez sur Envoyer. Chaque personne sélectionnée reçoit un e-mail personnel contenant un lien unique vers sa page de validation. Les liens sont individuels — chaque destinataire a sa propre URL privée.

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Ajouter une note aux destinataires

Une note aux destinataires est un message facultatif que vous pouvez inclure lors de l’envoi d’une demande. Elle donne aux personnes un contexte sur la raison pour laquelle elles reçoivent la demande et ce que vous voulez qu’elles fassent. Les notes apparaissent à deux endroits :
  • Dans l’e-mail — directement dans l’e-mail de notification que le destinataire reçoit.
  • Sur la page de validation — affichée comme un message de votre organisation lorsque le destinataire ouvre son lien personnel.
Vous pouvez saisir une note chaque fois que vous envoyez une demande, ou gagner du temps en définissant un message par défaut au destinataire sur un groupe. Lorsque vous envoyez des demandes depuis ce groupe, la note est pré-remplie automatiquement. Vous pouvez toujours la modifier ou la supprimer avant l’envoi. Pour définir un message par défaut au destinataire sur un groupe, ouvrez l’onglet Paramètres du groupe et remplissez le champ Message par défaut au destinataire. Vous pouvez également le définir lors de la création du groupe.
Les messages par défaut au destinataire sont particulièrement utiles pour les groupes où vous envoyez régulièrement le même type de demande. Par exemple, un groupe « Nouveaux bénévoles » pourrait toujours inclure un message comme « Bienvenue ! Veuillez consulter et signer ceci avant votre premier jour de bénévolat. »

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E-mails de demande automatiques

Les groupes disposent d’un paramètre E-mails de demande automatiques qui envoie automatiquement des e-mails de demande chaque fois que vous ajoutez des personnes ou des documents au groupe. Il est activé par défaut lorsque vous créez un nouveau groupe. Lorsque les e-mails de demande automatiques sont activés :
  • Ajouter une personne au groupe — ClearPolicy crée des demandes de validation pour chaque document publié affecté au groupe et envoie à la personne un seul e-mail avec des liens vers toutes.
  • Ajouter un document au groupe — ClearPolicy crée des demandes de validation pour chaque personne du groupe et envoie à chaque personne un e-mail pour le document nouvellement affecté.
Cela signifie que vous n’avez pas besoin d’envoyer manuellement des demandes après avoir mis à jour l’appartenance ou les documents d’un groupe — ClearPolicy s’en charge pour vous.

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Activer ou désactiver les e-mails de demande automatiques

Vous pouvez basculer ce paramètre à deux endroits :
  • Lors de la création d’un groupe — le commutateur E-mails de demande automatiques apparaît dans le formulaire de création du groupe. Il est activé par défaut.
  • Sur un groupe existant — ouvrez les Paramètres du groupe et trouvez le commutateur E-mails de demande automatiques sous la section Automatisation.
La carte du groupe sur la page Groupes affiche une icône indiquant si les e-mails automatiques sont activés ou désactivés pour chaque groupe.
Désactivez les e-mails de demande automatiques si vous voulez contrôler exactement le moment où les demandes partent — par exemple, si vous construisez un groupe à l’avance et prévoyez d’envoyer toutes les demandes en une seule fois plus tard.
Les e-mails de demande automatiques ne s’appliquent qu’aux documents publiés. Si un document affecté au groupe n’a pas encore de révision publiée, aucune demande n’est créée pour ce document tant qu’il n’est pas publié et que vous n’envoyez pas les demandes manuellement.

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Ce que voient les destinataires

Les destinataires reçoivent un e-mail avec un lien vers une page publique de validation. Aucun compte de membre d’équipe n’est requis. Depuis cette page, ils peuvent lire le document et saisir leur nom pour signer. Si vous avez inclus une note aux destinataires, elle apparaît dans l’e-mail et sous forme de note mise en évidence sur la page de validation. Après avoir terminé la demande en ligne, ils peuvent télécharger un reçu confirmant leur réponse. Si l’expiration des demandes est activée, l’e-mail et la page de validation affichent tous les deux l’échéance d’expiration afin que le destinataire sache quand il doit terminer la demande. Les personnes peuvent aussi ouvrir le portail de signature avec un code e-mail à usage unique pour voir toutes les demandes en attente et signées pour cette adresse—utile s’ils ont perdu un e-mail ou ont plusieurs documents en attente.
Vous pouvez également envoyer des demandes depuis le profil d’une personne. Ouvrez une personne dans la section Personnes et cliquez sur Envoyer une demande dans l’en-tête pour choisir un document et envoyer une demande à cette personne.
Utilisez les Groupes pour envoyer à plusieurs personnes en une seule fois sans les sélectionner individuellement. Organisez les personnes en groupes à l’avance pour accélérer l’envoi en masse.
Dernière modification le 21 août 2026