Eigentümer und Administratoren können die organisationsweite Seite Anfragen verwenden. Group Managers bearbeiten Anfragen über ihre zugewiesenen Gruppenseiten.
Anfragen öffnen
Klicke in der Seitenleiste auf Anfragen. Die Seite öffnet standardmäßig Nachverfolgung nötig. Diese Ansicht konzentriert sich auf aktive Anfragen, die nicht abgeschlossen, storniert oder abgelaufen sind.Anfragen finden, die Aufmerksamkeit brauchen
Verwende die Statusfilter oben auf der Seite, um die Liste einzugrenzen.| Filter | Verwende ihn, um |
|---|---|
| Fehler | Ausstehende Anfragen zu finden, deren letzte E-Mail nicht zugestellt werden konnte. Dieser Tab erscheint nur, wenn mindestens eine Anfrage einen Zustellfehler hat. |
| Nachverfolgung nötig | Aktive Anfragen zu prüfen, die noch nicht erledigt sind. |
| Nicht angesehen | Personen zu finden, denen eine Anfrage gesendet wurde, die sie aber noch nicht geöffnet haben. |
| Angesehen | Personen zu finden, die die Anfrage geöffnet, aber noch nicht abgeschlossen haben. |
| Erinnert | Anfragen zu prüfen, bei denen bereits eine Erinnerung gesendet wurde. |
| Abgeschlossen | Anfragen nachzuschlagen, die bestätigt oder unterschrieben wurden. |
| Storniert/Abgelaufen | Anfragen zu prüfen, die nicht mehr abgeschlossen werden können. |
| Alle | Den gesamten Anfrageverlauf zu durchsuchen. |
Die Anfrageliste lesen
Jede Zeile zeigt:- Person — wer die Anfrage erhalten hat.
- Dokument — welches Dokument abgeschlossen werden soll.
- Status — ob die Anfrage gesendet, angesehen, abgeschlossen, storniert, abgelaufen ist oder nicht zugestellt werden konnte. Zustellprobleme erscheinen als Zurückgewiesen, Zustellung fehlgeschlagen oder Als Spam gemeldet.
- Angefragt — wann die Anfrage erstellt wurde.
- Zuletzt erinnert — wann die letzte Erinnerung gesendet wurde, falls vorhanden.
Einer Anfrage nachfassen
Klicke bei aktiven Anfragen auf Erinnern, um eine Erinnerungs-E-Mail zu senden. Die Erinnerung verwendet denselben persönlichen Link aus der ursprünglichen Anfrage. Sie erstellt keine neue Anfrage. Verwende Aktivität, um zu prüfen, was bei einer Anfrage passiert ist. Die Aktivitäts-Timeline zeigt Ereignisse wie Versand, Ansicht, Erinnerung, Abschluss, Stornierung, Ablauf oder fehlgeschlagene Zustellung.Einen Zustellfehler beheben
Wenn eine Anfrage-E-Mail zurückgewiesen wird, nicht gesendet werden kann oder als Spam markiert wird, zeigt ClearPolicy die Anfrage im Tab Fehler an und aktualisiert ihren Status. ClearPolicy sendet für diese Anfragen keine Erinnerungen. Offene Anfragen behalten den Namen und die E-Mail-Adresse des Empfängers vom Zeitpunkt des Versands. Wenn du das Profil der Person aktualisierst, ändern sich bereits laufende Anfragen nicht.Fehlgeschlagene Anfrage öffnen
Öffne Anfragen und klicke auf Fehler, oder öffne das Profil der Person und nutze die Zustellfehler-Warnung.
Prüfen, was passiert ist
Klicke in der Anfragezeile auf Prüfen, um zu sehen, an welche E-Mail-Adresse die Anfrage gesendet wurde und warum Erinnerungen pausiert sind.
E-Mail bei Bedarf korrigieren
Öffne den Tab Einstellungen der Person und speichere die korrigierte E-Mail-Adresse.
Wenn die E-Mail der Person noch mit der Adresse der fehlgeschlagenen Anfrage übereinstimmt, nutze Prüfen, um zu bestätigen, dass die Adresse korrekt ist, und bitte den Empfänger, Spam-Filter zu prüfen oder eine alternative Inbox anzugeben. ClearPolicy sendet keine weiteren Erinnerungen, bis das Zustellproblem mit einer neuen Anfrage behoben ist.
Einer Gruppe von Anfragen nachfassen
Klicke auf Erinnern auf der Seite Anfragen, um Erinnerungs-E-Mails für eine Gruppe offener Anfragen zu senden. Wähle einen Umfang im Menü:| Umfang | Verwende ihn, um |
|---|---|
| Alle ausstehend | Alle Personen mit einer offenen Anfrage zu erinnern. |
| Nicht angesehen | Personen zu erreichen, denen eine Anfrage gesendet wurde, die sie aber noch nicht geöffnet haben. |
| Angesehen | Personen nachzufassen, die eine Anfrage geöffnet, aber noch nicht abgeschlossen haben. |
| Erinnert | Eine weitere Erinnerung für Anfragen zu senden, die bereits erinnert wurden und noch offen sind. |
Eine neue Anfrage senden
Klicke auf der Seite Anfragen auf Anfrage senden, wenn du weißt, welches Dokument und welche Personen eine neue Anfrage brauchen. Du kannst Anfragen weiterhin aus einem Dokument, einem Personenprofil oder einer Gruppe senden. Verwende die Seite Anfragen, wenn du bereits Nachverfolgungsarbeit prüfst und eine weitere Anfrage senden möchtest, ohne die Arbeitsliste zu verlassen.Eine Anfrage schließen, die nicht abgeschlossen werden soll
Öffne das Aktionsmenü der Zeile, um eine aktive Anfrage zu stornieren oder ablaufen zu lassen.- Anfrage stornieren schließt eine Anfrage, die dein Team von der Person nicht mehr abgeschlossen haben möchte.
- Anfrage ablaufen lassen schließt eine Anfrage sofort, wenn sie nicht mehr verfügbar sein soll.
Papier hinterlegt erfassen
Wenn jemand eine Anfrage online nicht abschließen kann, kannst du Status und Nachweis trotzdem in ClearPolicy behalten. Der elektronische Abschluss bleibt der Standardweg. Nutze Papier hinterlegt, wenn handschriftliche Unterschrift, Barrierefreiheit, Präferenz oder ein anderer praktischer Grund bedeutet, dass die Person den Link nicht nutzen wird. Jeder, der Anfragen bearbeiten kann (Erinnern, stornieren, ablaufen lassen), kann Papier hinterlegt erfassen. Es ist keine besondere Berechtigung nötig.Bevor du beginnst
- Die Anfrage muss noch ausstehend sein — nicht abgeschlossen, storniert oder abgelaufen.
- Du brauchst ein PDF oder Bild der unterschriebenen Papierkopie. ClearPolicy verlangt einen Datei-Upload; Papier hinterlegt lässt sich nicht nur mit einer Notiz abschließen.
- Die Person sollte die Papierkopie dieses Dokuments für diese Anfrage tatsächlich unterschrieben oder bestätigt haben.
Papier auf einer ausstehenden Anfrage erfassen
Ausstehende Anfrage finden
Öffne Anfragen, den Tab Anfragen einer Person oder den Tab Compliance des Dokuments. Suche die offene Anfrage für diese Person und dieses Dokument.
Papierunterschrift erfassen öffnen
Öffne das Aktionsmenü der Zeile und klicke auf Papierunterschrift erfassen.
Unterschriebene Papierkopie hochladen
Wähle ein PDF oder Bild der unterschriebenen Papierkopie. Bestätige, dass du von der Person eine handschriftliche Unterschrift (oder papierne Kenntnisnahme) auf einer Papierkopie dieses Dokuments erhalten hast.
Papier hinterlegt ist keine elektronische Signatur. ClearPolicy erstellt für Papierabschlüsse kein elektronisches Bestätigungszertifikat. Bevorzuge den elektronischen Abschluss, wenn die Person online fertig werden kann. Mehr dazu unter So funktionieren Bestätigungen.
Abgeschlossene Dokumente herunterladen
Wie du herunterlädst, hängt davon ab, wie die Anfrage abgeschlossen wurde.| Abschluss | Menüaktion | Was du erhältst |
|---|---|---|
| Elektronisch (Person online abgeschlossen) | Unterschriebenes Dokument herunterladen oder Bestätigtes Dokument herunterladen | Dokumentpaket mit elektronischem Zertifikat |
| Papier hinterlegt | Hochgeladene Datei herunterladen | Die unterschriebene Papierkopie, die dein Team hochgeladen hat |
Wann du Anfragen, Personen, Dokumente und Berichte verwendest
Verwende jeden Bereich für eine andere Art von Frage.| Bereich | Am besten für |
|---|---|
| Anfragen | Entscheiden, welche unerledigten Anfragen heute nachverfolgt werden müssen. |
| Personen | Alles prüfen, was eine Person abschließen muss. |
| Dokumente | Den Abschluss eines Dokuments prüfen oder Anfragen für dieses Dokument senden. |
| Berichte | Zusammenfassungen, Exporte oder gedruckte Nachweise zur Überprüfung vorbereiten. |