Anfragen verwalten

Die Seite Anfragen ist die Arbeitsliste für Dokumentanfragen in deiner Organisation. Verwende sie, wenn du sehen musst, was noch offen ist, und entscheiden willst, wer als Nächstes nachverfolgt werden sollte. Eine Anfrage bedeutet, dass eine Person gebeten wird, ein Dokument zu bestätigen oder zu unterschreiben. Die Seite Anfragen führt diese einzelnen Anfragen zusammen, sodass du nicht zuerst jede Person oder jedes Dokument öffnen musst.

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Anfragen öffnen

Klicke in der Seitenleiste auf Anfragen. Die Seite öffnet standardmäßig Nachverfolgung nötig. Diese Ansicht konzentriert sich auf aktive Anfragen, die nicht abgeschlossen, storniert oder abgelaufen sind.

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Anfragen finden, die Aufmerksamkeit brauchen

Verwende die Statusfilter oben auf der Seite, um die Liste einzugrenzen. Du kannst auch nach Personenname, E-Mail-Adresse der Person oder Dokumentname suchen.

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Die Anfrageliste lesen

Jede Zeile zeigt:

• Person — wer die Anfrage erhalten hat.
• Dokument — welches Dokument abgeschlossen werden soll.
• Status — ob die Anfrage gesendet, angesehen, abgeschlossen, storniert, abgelaufen ist oder nicht zugestellt werden konnte. Zustellprobleme erscheinen als Zurückgewiesen, Zustellung fehlgeschlagen oder Als Spam gemeldet.
• Angefragt — wann die Anfrage erstellt wurde.
• Zuletzt erinnert — wann die letzte Erinnerung gesendet wurde, falls vorhanden.

Verwende den Link Dokument, um das Dokument zu öffnen. Verwende den Namen der Person, um ihr Profil zu öffnen, wenn der Personendatensatz verfügbar ist.

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Einer Anfrage nachfassen

Klicke bei aktiven Anfragen auf Erinnern, um eine Erinnerungs-E-Mail zu senden. Die Erinnerung verwendet denselben persönlichen Link aus der ursprünglichen Anfrage. Sie erstellt keine neue Anfrage. Verwende Aktivität, um zu prüfen, was bei einer Anfrage passiert ist. Die Aktivitäts-Timeline zeigt Ereignisse wie Versand, Ansicht, Erinnerung, Abschluss, Stornierung, Ablauf oder fehlgeschlagene Zustellung.

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Einen Zustellfehler beheben

Wenn eine Anfrage-E-Mail zurückgewiesen wird, nicht gesendet werden kann oder als Spam markiert wird, zeigt ClearPolicy die Anfrage im Tab Fehler an und aktualisiert ihren Status. ClearPolicy sendet für diese Anfragen keine Erinnerungen. Offene Anfragen behalten den Namen und die E-Mail-Adresse des Empfängers vom Zeitpunkt des Versands. Wenn du das Profil der Person aktualisierst, ändern sich bereits laufende Anfragen nicht.

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Einer Gruppe von Anfragen nachfassen

Klicke auf Erinnern auf der Seite Anfragen, um Erinnerungs-E-Mails für eine Gruppe offener Anfragen zu senden. Wähle einen Umfang im Menü: Verwende zuerst die Suche, wenn du eingrenzen möchtest, wer die Erinnerung erhält. Der Bestätigungsdialog zeigt, wie viele Anfragen erinnert werden, und weist darauf hin, wenn eine Suche aktiv ist. Der gewählte Umfang ist unabhängig vom Statusfilter-Tab, den du gerade ansiehst. Anfragen, die eine Zustellungsnachverfolgung brauchen, sind nicht enthalten. Wenn eine Person mehrere passende Anfragen hat, fasst ClearPolicy sie nach Möglichkeit in einer einzigen Erinnerungs-E-Mail zusammen.

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Eine neue Anfrage senden

Klicke auf der Seite Anfragen auf Anfrage senden, wenn du weißt, welches Dokument und welche Personen eine neue Anfrage brauchen. Du kannst Anfragen weiterhin aus einem Dokument, einem Personenprofil oder einer Gruppe senden. Verwende die Seite Anfragen, wenn du bereits Nachverfolgungsarbeit prüfst und eine weitere Anfrage senden möchtest, ohne die Arbeitsliste zu verlassen.

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Eine Anfrage schließen, die nicht abgeschlossen werden soll

Öffne das Aktionsmenü der Zeile, um eine aktive Anfrage zu stornieren oder ablaufen zu lassen.

• Anfrage stornieren schließt eine Anfrage, die dein Team von der Person nicht mehr abgeschlossen haben möchte.
• Anfrage ablaufen lassen schließt eine Anfrage sofort, wenn sie nicht mehr verfügbar sein soll.

Nachdem eine Anfrage storniert oder abgelaufen ist, kann die Person sie über ihren Link nicht mehr abschließen. Die Anfrage bleibt im ClearPolicy-Verlauf erhalten, sodass du später sehen kannst, was passiert ist.

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Papier hinterlegt erfassen

Wenn jemand eine Anfrage online nicht abschließen kann, kannst du Status und Nachweis trotzdem in ClearPolicy behalten. Der elektronische Abschluss bleibt der Standardweg. Nutze Papier hinterlegt, wenn handschriftliche Unterschrift, Barrierefreiheit, Präferenz oder ein anderer praktischer Grund bedeutet, dass die Person den Link nicht nutzen wird. Jeder, der Anfragen bearbeiten kann (Erinnern, stornieren, ablaufen lassen), kann Papier hinterlegt erfassen. Es ist keine besondere Berechtigung nötig.

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Bevor du beginnst

• Die Anfrage muss noch ausstehend sein — nicht abgeschlossen, storniert oder abgelaufen.
• Du brauchst ein PDF oder Bild der unterschriebenen Papierkopie. ClearPolicy verlangt einen Datei-Upload; Papier hinterlegt lässt sich nicht nur mit einer Notiz abschließen.
• Die Person sollte die Papierkopie dieses Dokuments für diese Anfrage tatsächlich unterschrieben oder bestätigt haben.

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Papier auf einer ausstehenden Anfrage erfassen

Nach dem Erfassen zeigt der Abschluss Papier hinterlegt. Die Aktivität enthält Papierunterschrift erfasst mit dem Teammitglied, das den Abschluss erfasst hat.

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Abgeschlossene Dokumente herunterladen

Wie du herunterlädst, hängt davon ab, wie die Anfrage abgeschlossen wurde. Verwende diese Downloads, wenn du einen Nachweis für deine Unterlagen, eine Prüfung oder eine interne Überprüfung brauchst.

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Wann du Anfragen, Personen, Dokumente und Berichte verwendest

Verwende jeden Bereich für eine andere Art von Frage.