Anfrageablauf konfigurieren
Einstellungen für Dokumentanfragen öffnen
Klicke in der Seitenleiste auf Einstellungen und wähle dann Dokumentanfragen.
Anfrageablauf ein- oder ausschalten
Aktiviere oder deaktiviere im Abschnitt Dokumentanfrageablauf den Schalter Dokumentanfrageablauf aktivieren.
| Einstellung | Optionen | Standard für neue Organisationen |
|---|---|---|
| Anfrageablauf aktivieren | An / Aus | An |
| Ablaufzeitraum | 3, 5, 7, 14, 30 oder 60 Tage | 30 Tage |
Die Ablaufeinstellungen gelten nur für neue Anfragen, die nach der Aktivierung oder Änderung der Funktion erstellt werden. Bestehende ausstehende Anfragen sind nicht rückwirkend betroffen.
Wie der Ablauf funktioniert
Wenn der Anfrageablauf aktiviert ist, erhält jede neue Bestätigungsanfrage eine Frist basierend auf dem gewählten Ablaufzeitraum. ClearPolicy prüft täglich abgelaufene Anfragen und markiert alle, deren Frist überschritten wurde. Sobald eine Anfrage abläuft:- Der Anfragestatus wechselt zu Abgelaufen.
- Die Anfrage erscheint unter Storniert/Abgelaufen auf der Seite Anfragen.
- Der Empfänger kann die Bestätigung nicht mehr abschließen. Öffnet er seinen Link, sieht er eine Meldung, dass die Anfrage abgelaufen ist, und wird gebeten, den Absender für einen neuen Link zu kontaktieren.
- Das Ablaufereignis wird im Aktivitätsprotokoll der Anfrage mit der ursprünglichen Frist erfasst.
Wie Empfänger die Frist sehen
Wenn der Anfrageablauf aktiviert ist, zeigt ClearPolicy Empfängern die Frist an mehreren Stellen an, damit sie wissen, wie viel Zeit ihnen bleibt:- E-Mail-Benachrichtigungen — Sowohl die erste Anfrage-E-Mail als auch Erinnerungs-E-Mails enthalten einen gut sichtbaren Hinweis mit dem genauen Ablaufdatum und der Uhrzeit.
- Bestätigungsseite — Wenn ein Empfänger seinen persönlichen Link öffnet, erscheint oben auf der Seite ein Warnbanner mit der Frist. Das Ablaufdatum erscheint auch in den Anfragedetails in der Seitenleiste.