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Wenn Personen eine Anfrage nicht abgeschlossen haben, kannst du ihnen mit ClearPolicy eine Erinnerung senden, ohne eine neue Anfrage zu erstellen. Der ursprüngliche persönliche Link bleibt gültig, sodass Empfänger genau dort weitermachen können, wo sie aufgehört haben. Du kannst Erinnerungen manuell, in großen Mengen oder automatisch nach einem Zeitplan von ClearPolicy senden lassen.

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Eine Erinnerung für eine einzelne Anfrage senden

Um eine bestimmte Person unter Anfragen an ein bestimmtes Dokument zu erinnern:
  1. Finde die ausstehende Anfrage in der Liste.
  2. Klicke auf Erinnern, um sofort eine Erinnerung mit demselben persönlichen Link aus der ursprünglichen Anfrage zu senden.
  3. Oder öffne das Menü neben Erinnern und wähle Mit Notiz erinnern…, wenn du die Notiz zu dieser Anfrage vor dem Versand der Erinnerung hinzufügen oder ersetzen möchtest.
Die Notiz erscheint in der Erinnerungs-E-Mail (und auf der Bestätigungsseite) genauso wie eine Notiz beim ersten Senden einer Anfrage. Wenn du eine Notiz unter Mit Notiz erinnern… speicherst, ersetzt sie jede bisherige Notiz zu dieser Anfrage. Du kannst auch die Aktivitätsansicht der Anfrage öffnen und Erinnerung senden im Tab Compliance eines Dokuments oder im Tab Anfragen einer Person verwenden.

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Massen-Erinnerungen mit Erinnern senden

Um Erinnerungs-E-Mails für eine Gruppe von Anfragen zu senden:
  1. Öffne Anfragen.
  2. Verwende die Suche, wenn du die Liste eingrenzen möchtest.
  3. Klicke auf Erinnern und wähle einen Umfang:
    • Alle ausstehend — jede offene Anfrage
    • Nicht angesehen — gesendet, noch nicht geöffnet
    • Angesehen — geöffnet, nicht abgeschlossen
    • Erinnert — erinnert, noch offen
  4. Bestätige die Erinnerung im Dialog. Die angezeigte Anzahl spiegelt deinen Umfang und eine aktive Suche wider.
  5. Klicke optional im Bestätigungsdialog auf Notiz an Empfänger hinzufügen. Wenn du eine Notiz hinzufügst, ersetzt sie die bisherige Notiz bei jeder Anfrage in diesem Erinnern und ClearPolicy sendet anschließend die Erinnerungen.
ClearPolicy sendet Erinnerungen für Anfragen im gewählten Umfang. Das ist unabhängig vom Statusfilter-Tab, den du gerade ansiehst. Anfragen, die eine Zustellungsnachverfolgung brauchen, sind nicht enthalten. Wenn eine Person mehrere passende Anfragen hat, fasst ClearPolicy sie nach Möglichkeit in einer einzigen Erinnerungs-E-Mail zusammen. Lass die Notiz geschlossen, wenn du Personen nur mit dem bestehenden Wortlaut erinnern möchtest.

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Automatische Erinnerungen einrichten

ClearPolicy kann automatisch Erinnerungen an Empfänger senden, die ihre Anfragen nicht abgeschlossen haben. Automatische Erinnerungen werden täglich ausgeführt und gelten für alle ausstehenden Anfragen deiner Organisation.
1

Einstellungen für Dokumentanfragen öffnen

Klicke in der Seitenleiste auf Einstellungen und wähle dann Dokumentanfragen.
2

Automatische Erinnerungen aktivieren

Aktiviere im Abschnitt Automatische Erinnerungen den Schalter Automatische Erinnerungen aktivieren.
3

Erinnerungs-Kadenz wählen

Wähle, wie lange ClearPolicy warten soll, bevor die erste Erinnerung gesendet wird. Verfügbare Optionen sind Jeden Tag, 3 Tage, 5 Tage, 7 Tage oder 14 Tage nach dem Versand der Anfrage.
4

Optional wiederholende Erinnerungen aktivieren

Aktiviere Erinnerungen wiederholen bis abgeschlossen, wenn ClearPolicy weiterhin Erinnerungen im gleichen Intervall senden soll, bis der Empfänger die Anfrage abschließt.
Wenn automatische Erinnerungen aktiviert sind, prüft ClearPolicy täglich um 8:00 Uhr in der Zeitzone deiner Organisation, ob Anfragen ausstehen. Jede ausstehende Anfrage, die länger als deine gewählte Kadenz aussteht, erhält eine Erinnerungs-E-Mail. Wenn die Wiederholung aktiviert ist, werden zusätzliche Erinnerungen im gleichen Intervall gesendet, bis die Anfrage abgeschlossen, storniert oder abgelaufen ist.
Automatische Erinnerungen werden um 8:00 Uhr basierend auf der Zeitzone gesendet, die du in deinen Organisationseinstellungen festgelegt hast. Wenn du keine Zeitzone festgelegt hast, verwenden Erinnerungen standardmäßig UTC. Stelle sicher, dass deine Zeitzone korrekt ist, damit Erinnerungen ankommen, wenn Personen sie erwarten.
Automatische Erinnerungen erscheinen im Anfrage-Aktivitätsprotokoll als „Erinnert (Geplant)“, sodass du sie von manuellen Erinnerungen unterscheiden kannst.

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Was passiert, wenn eine Erinnerung gesendet wird

Der Empfänger erhält eine neue E-Mail mit demselben persönlichen Link aus seiner ursprünglichen Anfrage. Er benötigt keinen neuen Link — das ursprüngliche Token bleibt gültig. Es wird keine neue Anfrage erstellt, und das Aktivitätsprotokoll der bestehenden Anfrage wird aktualisiert, um anzuzeigen, dass eine Erinnerung gesendet wurde. Wenn die Anfrage eine Notiz an Empfänger hat, wird diese Notiz in der Erinnerungs-E-Mail mitgeschickt. Wenn du Mit Notiz erinnern… verwendest oder bei einem Massen-Erinnern eine Notiz hinzufügst, aktualisiert ClearPolicy zuerst die gespeicherte Notiz und sendet dann die Erinnerung. Wenn das Anfrageablauf aktiviert ist und die Anfrage eine Frist hat, enthält die Erinnerungs-E-Mail das Ablaufdatum, damit der Empfänger genau sehen kann, wie viel Zeit ihm noch bleibt.
Erinnerungs-E-Mails verwenden denselben Link mit persönlichem Token wie die ursprüngliche Anfrage. Das Senden einer Erinnerung erstellt keine neue Anfrage und ändert den Status der Anfrage nicht.
Überprüfe Anfragen, bevor du Massen-Erinnerungen sendest. Wenn einige Personen ihre Anfrage erst kürzlich abgeschlossen haben, ist ihr Status möglicherweise noch nicht sichtbar, und du könntest eine unnötige Erinnerung senden.
Daten und Uhrzeiten in Erinnerungs-E-Mails verwenden die Zeitzone deiner Organisation. Wenn Empfänger falsche Zeiten sehen, überprüfe deine Zeitzoneneinstellung.

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Wann keine Erinnerungen gesendet werden

ClearPolicy überspringt Erinnerungen, wenn die letzte E-Mail-Zustellung einer Anfrage fehlgeschlagen ist. Das gilt für manuelle Erinnern-Aktionen, Sammel-Erinnerungen, automatische Erinnerungen und Erinnerungen über Integrationen. Ein Zustellfehler bedeutet, dass die Anfrage-E-Mail zurückgewiesen wurde, nicht gesendet werden konnte oder als Spam markiert wurde. Diese Anfragen erscheinen im Tab Fehler unter Anfragen und Personen. So gehst du nach einem Zustellfehler vor:
  1. Korrigiere die E-Mail der Person in den Einstellungen, falls nötig.
  2. Nutze Abbrechen und erneut senden bei der fehlgeschlagenen Anfrage, um eine neue E-Mail mit den aktuellen Daten der Person zu senden.
Eine Erinnerung behebt kein Zustellproblem. Brich die Anfrage ab und sende sie erneut, nachdem du die E-Mail-Adresse des Empfängers aktualisiert hast.
Zuletzt geändert am 21. August 2026