Wenn Personen eine Anfrage nicht abgeschlossen haben, kannst du ihnen mit ClearPolicy eine Erinnerung senden, ohne eine neue Anfrage zu erstellen. Der ursprüngliche persönliche Link bleibt gültig, sodass Empfänger genau dort weitermachen können, wo sie aufgehört haben. Du kannst Erinnerungen manuell, in großen Mengen oder automatisch nach einem Zeitplan von ClearPolicy senden lassen.Documentation Index
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Eine Erinnerung für eine einzelne Anfrage senden
Um eine bestimmte Person an ein bestimmtes Dokument zu erinnern:- Öffne das Dokument und gehe zum Tab Compliance oder öffne den Tab Anfragen der Person im Bereich Personen.
- Finde die ausstehende Anfrage und öffne ihre Aktivitätsansicht.
- Klicke auf Erinnerung senden. Der Empfänger erhält eine neue E-Mail mit demselben persönlichen Link aus der ursprünglichen Anfrage.
Massen-Erinnerungen mit Mahnen senden
Um alle Personen in deiner Personenliste mit ausstehenden Anfragen zu erinnern:- Gehe zum Bereich Personen.
- Verwende die Aktion Mahnen, um Erinnerungen an alle Personen mit ausstehenden Anfragen zu senden. ClearPolicy sendet jeder Person mit mindestens einer ausstehenden Anfrage eine Erinnerungs-E-Mail.
Automatische Erinnerungen einrichten
ClearPolicy kann automatisch Erinnerungen an Empfänger senden, die ihre Anfragen nicht abgeschlossen haben. Automatische Erinnerungen werden täglich ausgeführt und gelten für alle ausstehenden Anfragen deiner Organisation.Einstellungen für Dokumentanfragen öffnen
Klicke in der Seitenleiste auf Einstellungen und wähle dann Dokumentanfragen.
Automatische Erinnerungen aktivieren
Aktiviere im Abschnitt Automatische Erinnerungen den Schalter Automatische Erinnerungen aktivieren.
Erinnerungs-Kadenz wählen
Wähle, wie lange ClearPolicy warten soll, bevor die erste Erinnerung gesendet wird. Verfügbare Optionen sind Jeden Tag, 3 Tage, 5 Tage, 7 Tage oder 14 Tage nach dem Versand der Anfrage.
Automatische Erinnerungen erscheinen im Anfrage-Aktivitätsprotokoll als „Erinnert (Geplant)“, sodass du sie von manuellen Erinnerungen unterscheiden kannst.
| Einstellung | Optionen | Standard |
|---|---|---|
| Automatische Erinnerungen aktivieren | An / Aus | An |
| Erinnerungs-Kadenz | Jeden Tag, 3, 5, 7 oder 14 Tage | 3 Tage |
| Erinnerungen wiederholen | An / Aus | An |
Was passiert, wenn eine Erinnerung gesendet wird
Der Empfänger erhält eine neue E-Mail mit demselben persönlichen Link aus seiner ursprünglichen Anfrage. Er benötigt keinen neuen Link — das ursprüngliche Token bleibt gültig. Es wird keine neue Anfrage erstellt, und das Aktivitätsprotokoll der bestehenden Anfrage wird aktualisiert, um anzuzeigen, dass eine Erinnerung gesendet wurde. Wenn das Anfrageablauf aktiviert ist und die Anfrage eine Frist hat, enthält die Erinnerungs-E-Mail das Ablaufdatum, damit der Empfänger genau sehen kann, wie viel Zeit ihm noch bleibt.Erinnerungs-E-Mails verwenden denselben Link mit persönlichem Token wie die ursprüngliche Anfrage. Das Senden einer Erinnerung erstellt keine neue Anfrage und ändert den Status der Anfrage nicht.