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Sobald ein Dokument veröffentlicht ist, kannst du Anfragen an jede deiner Personen senden. Jeder Empfänger erhält eine persönliche E-Mail mit einem eindeutigen Link — er benötigt kein Konto, um die Anfrage abzuschließen. Du kannst an Einzelpersonen oder eine ganze Gruppe auf einmal senden. Neue Anfragen erfassen eine elektronische Unterschrift (eingegebener Name), damit Personen die Richtlinie mit Audit-Trail bestätigen können.
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Öffne ein veröffentlichtes Dokument

Gehe zum Bereich Dokumente und wähle das Dokument, das du senden möchtest. Stelle sicher, dass das Dokument eine veröffentlichte Revision hat, bevor du fortfährst.
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Klicke auf Anfrage senden

Klicke auf der Dokumentseite auf Anfrage senden oder Unterschrift anfordern, um das Anfrageformular zu öffnen.
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Personen oder eine Gruppe auswählen

Suche und wähle eine oder mehrere Personen aus, oder wähle eine ganze Gruppe, um an alle ihre Mitglieder auf einmal zu senden.
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Eine Empfängernachricht hinzufügen (optional)

Verwende das Feld Nachricht an Empfänger, um eine persönliche Notiz mit der Anfrage einzuschließen. Diese Nachricht erscheint in der E-Mail, die deine Empfänger erhalten, und auf der Bestätigungsseite, auf der sie die Anfrage abschließen.Du könntest zum Beispiel schreiben: „Bitte überprüfe und bestätige diese Richtlinie vor deiner nächsten Schicht.“Wenn du aus einer Gruppe sendest, die eine Standard-Empfängernachricht hat, wird das Feld mit dieser Nachricht vorausgefüllt. Du kannst sie vor dem Senden bearbeiten oder ganz löschen.
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Anfragen senden

Klicke auf Senden. Jede ausgewählte Person erhält eine persönliche E-Mail mit einem eindeutigen Link zu ihrer Bestätigungsseite. Die Links sind individuell — jeder Empfänger hat seine eigene private URL.

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Eine Empfängernachricht hinzufügen

Eine Empfängernachricht ist eine optionale Notiz, die du beim Senden einer Anfrage einfügen kannst. Sie gibt deinen Empfängern Kontext, warum sie die Anfrage erhalten und was du von ihnen brauchst. Empfängernachrichten erscheinen an zwei Stellen:
  • In der E-Mail — direkt in der Benachrichtigungs-E-Mail, die der Empfänger erhält.
  • Auf der Bestätigungsseite — angezeigt als Nachricht deiner Organisation, wenn der Empfänger seinen persönlichen Link öffnet.
Du kannst jedes Mal, wenn du eine Anfrage sendest, eine Nachricht eingeben oder Zeit sparen, indem du eine Standard-Empfängernachricht in einer Gruppe einrichtest. Wenn du Anfragen aus dieser Gruppe sendest, wird die Standardnachricht automatisch vorausgefüllt. Du kannst sie vor dem Senden weiterhin bearbeiten oder entfernen. Um eine Standard-Empfängernachricht in einer Gruppe festzulegen, öffne die Einstellungen der Gruppe (Zahnrad in der Kopfzeile) und fülle das Feld Standard-Empfängernachricht aus. Du kannst sie auch beim erstmaligen Erstellen der Gruppe festlegen.
Standard-Empfängernachrichten sind besonders nützlich für Gruppen, in denen du regelmäßig dieselbe Art von Anfrage sendest. Eine Gruppe „Neue Freiwillige“ könnte beispielsweise immer eine Nachricht wie „Willkommen! Bitte überprüfe und unterschreibe dies vor deinem ersten Freiwilligentag“ enthalten.

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Automatische Anfrage-E-Mails

Gruppen verfügen über eine Einstellung Automatische Anfrage-E-Mails, die automatisch Anfrage-E-Mails sendet, sobald du Personen oder Dokumente zur Gruppe hinzufügst. Diese ist beim Erstellen einer neuen Gruppe standardmäßig aktiviert. Wenn automatische Anfrage-E-Mails aktiviert sind:
  • Eine Person zur Gruppe hinzufügen — ClearPolicy erstellt Bestätigungsanfragen für jedes der Gruppe zugewiesene veröffentlichte Dokument und sendet der Person eine einzige E-Mail mit Links zu allen.
  • Ein Dokument zur Gruppe hinzufügen — ClearPolicy erstellt Bestätigungsanfragen für jede Person in der Gruppe und sendet jeder Person eine E-Mail für das neu zugewiesene Dokument.
Das bedeutet, dass du nach dem Aktualisieren von Mitgliedern oder Dokumenten einer Gruppe keine Anfragen mehr manuell senden musst — ClearPolicy erledigt das für dich.

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Automatische Anfrage-E-Mails ein- oder ausschalten

Du kannst diese Einstellung an zwei Stellen umschalten:
  • Beim Erstellen einer Gruppe — der Schalter Automatische Anfrage-E-Mails erscheint im Gruppen-Erstellungsformular. Er ist standardmäßig aktiviert.
  • In einer bestehenden Gruppe — öffne die Einstellungen der Gruppe (Zahnrad in der Kopfzeile) und finde den Schalter Automatische Anfrage-E-Mails im Abschnitt Automatisierung.
Die Gruppenkarte auf der Seite Gruppen zeigt ein Symbol, das angibt, ob automatische E-Mails für jede Gruppe aktiviert oder deaktiviert sind.
Deaktiviere automatische Anfrage-E-Mails, wenn du genau steuern möchtest, wann Anfragen ausgehen — zum Beispiel, wenn du eine Gruppe im Voraus aufbaust und planst, alle Anfragen später auf einmal zu senden.
Automatische Anfrage-E-Mails gelten nur für veröffentlichte Dokumente. Wenn ein der Gruppe zugewiesenes Dokument noch keine veröffentlichte Revision hat, wird für dieses Dokument keine Anfrage erstellt, bis es veröffentlicht ist und du die Anfragen manuell sendest.

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Was Empfänger sehen

Empfänger erhalten eine E-Mail mit einem Link zu einer öffentlichen Bestätigungsseite. Ein Teammitgliedskonto ist nicht erforderlich. Von dieser Seite aus können sie das Dokument lesen und ihren Namen eingeben, um zu unterschreiben. Wenn du eine Empfängernachricht angefügt hast, erscheint sie in der E-Mail und als hervorgehobene Notiz auf der Bestätigungsseite. Nach einem Online-Abschluss der Anfrage können sie einen Beleg herunterladen, der ihre Antwort bestätigt. Wenn der Anfrageablauf aktiviert ist, zeigen sowohl die E-Mail als auch die Bestätigungsseite die Ablauffrist an, damit der Empfänger weiß, bis wann er die Anfrage abschließen muss. Personen können auch das Unterschriftsportal mit einem einmaligen E-Mail-Code öffnen, um alle ausstehenden und unterschriebenen Anfragen für diese Adresse zu sehen—nützlich, wenn die E-Mail fehlt oder mehrere Dokumente warten.
Du kannst Anfragen auch aus dem Profil einer Person senden. Öffne eine Person im Bereich Personen und klicke in der Kopfzeile auf Anfrage senden, um ein Dokument zu wählen und eine Anfrage an diese Person zu senden.
Verwende Gruppen, um an viele Personen gleichzeitig zu senden, ohne sie einzeln auszuwählen. Organisiere Personen vorab in Gruppen, um Massensendungen zu beschleunigen.
Zuletzt geändert am 5. August 2026